Proveedores en el software de gestión (M.Gestión)

1.- Nuevo Proveedor

Desde Menú Gestión, Maestros, Proveedores, opción R-. Nuevo, procederemos a dar de alta a un nuevo proveedor.

Los campos que están sombreados en azul, son datos obligatorios:

• Referencia: Campo alfanumérico usado para identificar al proveedor.
• Cuenta Contable: Indicaremos la cuenta que utilizaremos en el módulo de contabilidad para registrar las facturas correspondientes a este proveedor.
• Nombre Fiscal: Puede ser distinto al comercial.
• Nombre Comercial.
• NIF: El sistema lleva un control automático de este campo. De forma que al informarlo por el usuario, lo valida y si difiere de su cálculo, se visualiza una pantalla de alerta, que informa de la cadena de NIF que corresponde, dando la opción a aplicar el calculado.
• Forma de Pago: Enlazado con la tabla de mantenimiento “Formas de Pago” y que servirá para calcular la fecha y tipo de documento de los efectos que se generen en facturación. Si al consultar la ficha se borra, por error, la forma de pago en el momento en que aceptemos la ficha saltará un control avisándonos.
• Dirección: Desglosada en vía (calle, avenida, travesía, etc.),  nombre de la calle, número, resto (por ejemplo: polígono industrial), código postal, población (la cogerá directamente del código postal), entorno (campo para ampliar la dirección), provincia y país.

Al finalizar aceptamos la Ficha y se abrirá la ficha general, que esta compuesta de una zona superior. que tiene un conjunto de datos de cabecera, y una zona inferior formada por  pestañas o subformularios de la misma ficha,  donde se encuentra agrupada el resto de la información referente al proveedor.

La ficha de proveedor tiene el siguiente aspecto:

 

Pestaña 1.-Datos Generales:

• Bloqueado: Marcando este check indicaremos que el proveedor está bloqueado y así aparecerá reflejado en la generación de cualquier documento.
• Código cliente: Donde podremos indicar el código de cliente que somos para el proveedor.
• Bloqueado: Se marca para bloquear el Proveedor.
• Web: Indicamos el nombre de la página web del Proveedor.
• Idioma: Se podrá seleccionar el idioma con el que trabaja el Proveedor.
• Contactos: En esta rejilla podremos introducir tantas personas de contacto como deseemos para este proveedor.

Haciendo doble clic sobre una línea podremos modificar los datos, mientras que para crear un nuevo contacto habrá que hacer doble clic, o pulsar la tecla Insert, en una línea en blanco, como podemos ver en el siguiente formulario:

 

• Direcciones: Es la pantalla donde registraremos tantas direcciones distintas de este proveedor como se desee. Para modificar una dirección ya existente haremos doble clic sobre la línea a modificar, mientras que para crear una nueva dirección haremos doble clic sobre una línea en blanco, apareciendo el siguiente formulario:

Donde indicaremos todos los datos referentes a esa dirección.

• • Dirección: Dirección, C.P. Población, Provincia y País,  pulsando el botón situado  a la izquierda debajo de “Dirección” podremos grabar una dirección nueva.
  • Persona de Contacto: Contacto, Teléfono, Fax y Horario, pulsando el botón situado debajo de “Contacto” podremos dar de alta un Contacto nuevo.
  • Ruta de Reparto: Seleccionaremos la ruta de reparto para esta Dirección y el Número de Orden. Estos campos sólo estarán visibles cuando se tenga marcado el check “Pedidos en Repartos” en Parametrización de Gestión – Ventas).

Pestaña 2.-Facturación:

Gestión:

• Días Servicio: Son los días que tarda el proveedor en servir sus artículos. Nos servirá para llevar la previsión de entradas de mercancía. Este dato será el que se usa para rellenar el campo correspondiente al dar de alta un artículo para este proveedor.
• Importe Min. Portes: Se indicará el importe mínimo a cubrir para que el proveedor no cobre portes. Este campo se utilizará en la realización de pedidos a proveedor avisándonos en caso de que no se cubra dicho importe.
• Importe portes: Se introduce el importe que nos cobra el proveedor en caso de que no se realice el pedido mínimo.
• Importe mínimo pedido: Se indicará el importe mínimo de la compra, para que el proveedor no nos aplique portes. No podremos gravar los pedidos que no llegan al importe neto configurado.
• Facturar con: Permite facturar los albaranes de ese proveedor a nombre de otro (en la opción de Facturar, saldrán los albaranes del proveedor así como los albaranes del proveedor que tiene que se deban facturar con el otro)
• Rappel: Se marca entre: Propio, Individual y Colectivo.

Contabilidad:

• Serie por defecto: Podemos indicar una serie específica para todos los documentos del proveedor.
• Cuenta de compras: Se indicará en este campo una cuenta de compras sólo en el caso de querer asignar las compras de este proveedor a otra cuenta distinta a la definida en la serie de documentos. Si este campo aparece en blanco las compras realizadas a este proveedor irán registradas a la cuenta definida en las series de documentos.
• Tipo de Operación: Enlazado con la tabla de “Tipos de Operación” y servirá para marcar las operaciones del libro de IVA del tipo correspondiente para el cálculo de modelos oficiales de Hacienda.
• Documentos en divisas: Marcando este check indicaremos que la moneda de trabajo para los documentos de proveedor es la divisa indicada en el campo “Divisa”.
• IRPF (Retención) : Marcaremos este check si el proveedor está en régimen de estimación objetiva o por módulos sujeto a retención.
• IVA Peninsular: Marcar si el proveedor canario tiene una delegación en la península. Para más información, consulte la pagina de Aeat.
• Criterio de caja: Marcar si el proveedor tiene el régimen indicado
• No actualizar datos contables: a marcar en caso de ser un CIF compartido con varios clientes y/o proveedores para que no se cambie la ficha del CIF y se quede con los datos actuales predefinidos

Tesorería:

• Recargo: Campo informativo referente a esta información dentro de la forma de pago seleccionada.
• Dto. P.P.: Por defecto se informará con el configurado en la forma de pago pero puede ser modificado manualmente. Este valor será el que se tendrá en cuenta en los documentos de compra.
• Días de pago: Podremos configurar hasta 3 días de pago fijos, por ejemplo, 1, 15 y 30 de cada mes.
• Cálculo de Vtos: Seleccionaremos de la lista el método de cálculo de los vencimientos si hemos indicado días de pago.
• Cartera: Nos permite asignar una cartera a la que se asociarán los vencimientos generados para este proveedor.
• C.C.C.: Introducción de los datos bancarios del proveedor, transfiriéndose automáticamente está información a los vencimientos de pago asociados a las facturas del proveedor (hasta 20 dígitos)
• DCM: Al marcar este check nos permite el calculo manual del Dígito de control (esto puede ser de utilidad para introducir cuentas bancarias de otros países). Admite hasta 20 dígitos pero impide el calculo automático del IBAN.
• IBAN: International Bank Account Number (4 caracteres, alfanumérico)
• BIC: Bank Identfier Code (11 caracteres, alfanumérico)

Pestaña 3.- Parámetros:

• Valorar Pedidos: Los pedidos nos aparecerán impresos con precios.
• Anular Restos: Al recepcionar la mercancía la aplicación nos preguntará si queremos anular lo que no hemos recibido.
• Varios: Marcando este check se posibilita que, desde la opción I.Consulta de líneas de pedido de venta. Se pueda modificar el proveedor para ese artículo desde la propia rejilla antes de generar el pedido de compra.
• Interno: Marcaremos este check si se trata de un proveedor inter empresas.
• Fabricación: Marcaremos este check si el proveedor tiene artículos compuestos que fabriquemos, permitiéndonos pasar en las propuestas de compra a fabricación.
• Servicio directo: Marcando este check, se servirá el Pedido completo con la Dirección del Cliente
• Comisionista: Con este check, se generará el Pedido de Compra con el Precio de Venta
• Imp. Etiquetas en Recepción: posibilita al usuario la impresión de las etiquetas en el momento de la recepción.

          Gastos Importación: Para aquellos casos en los que las compras al proveedor vienen definidas como importaciones, dispondremos de esta pestaña, donde podremos definir aquellos conceptos que serán facturados en concepto de importación en el momento de realizar la compra.

En el campo Importador indicaremos el proveedor que nos va a facturar los gastos derivados de dicha compra. Previamente habremos definido los conceptos a facturar por este proveedor y los asignaremos al importador. El botón Copiar Gastos traspasará a esta rejilla todos los conceptos asignados al importador como artículos a facturar.

Dentro de la rejilla podremos modificar cada uno de los conceptos haciendo doble clic, mostrándose el siguiente formulario.

• Concepto: Enlazado con la tabla de artículos.
• Nombre: Descripción del artículo seleccionado.
• Cuenta: Podremos indicar la cuenta contable en la que queremos contabilizar este concepto dentro de la factura de importación.
• Incrementa Coste: Nos servirá para indicar que el importe a facturar en este concepto se acumulará en el campo correspondiente al incremento de coste de los artículos.
• Imputar IVA
• Suplidos

Pestaña 4.- Tarifa:

 

Condiciones Generales: En esta pestaña podremos registrar las condiciones de compra pactadas con el proveedor.

• Descuento Comercial: Se introduce el descuento general comercial que este proveedor realiza sobre todas las compras. Es el que viene en la cabecera de los documentos y que se aplica sobre el total del documento.
• Importe mínimo rappel: Cantidad mínima a la que se debe llegar para poder optar al rappel con ese proveedor.
• % Rappel: A título informativo se introduce el importe en concepto de rappel que el proveedor realiza sobre el importe total de facturación y que nos ayudará posteriormente a calcularlo.
• Promoción por publicidad: Importe que se compromete el proveedor a aportar en publicidad sobre el total consumido.

Condiciones Especiales: En esta pestaña podremos gestionar Excepciones de tarifa y precios especiales de compra

• En los campos de descuento indicaremos los descuentos generales a aplicar por defecto para cualquier artículo de este proveedor. Mientras que en la rejilla inferior podremos indicar excepciones por familia, es decir, aplicar distintos descuentos dependiendo de la familia del artículo a comprar.
• Para introducir una excepción por familia bastará con hacer doble clic en una línea en blanco de la rejilla, con lo que aparecerá el siguiente formulario:

Donde habrá que indicar la familia sobre la que se aplican estas condiciones y los descuentos a aplicar.

Prioridad en los Descuentos:

A la hora de introducir una referencia en un documento de compra, lo primero que comprueba la aplicación es que esa referencia la sirva ese proveedor (relación artículo – proveedor). Si es así, se memorizará el precio y los descuentos de ese artículo para ese proveedor.
Si esa referencia no la sirve ese proveedor, cogerá el precio y los descuentos de la propia ficha del artículo (campos de la carpeta Precios). Acto seguido comprobará la ficha del proveedor y si son distintos de cero los asumirá, siempre y cuando no haya excepciones para su familia, en cuyo caso memorizaría éstos últimos.

Lista Completa de Artículos – Proveedor:

En esta pestaña aparecerán todos los artículos relacionados con este proveedor, así como las condiciones de compra definidas en la ficha de la combinación artículo – proveedor. Si el proveedor tuviera marcado el check “Documentos en divisas” el precio que se mostrará será en divisas.
En rojo aparecerán aquellos artículos que estén descatalogados.

• Botón Cambio Dtos.: Aplicará los descuentos que tengamos definidos a los artículos, siempre que éstos no sean a precio neto. Al igual que en la pestaña anterior solicitará el tipo del cambio a realizar:

• Sólo condiciones de familia: que aplicará sobre los artículos de este proveedor sólo las excepciones indicadas en la rejilla sobre los artículos que pertenecen a las familias indicadas.
• Condiciones de Familias y Dtos. Cabecera: que además de aplicar los cambios como en el caso anterior, aplicará los tres descuentos generales sobre el resto de artículos.

• Botón Recálculo Precios: Aumentará o disminuirá porcentual mente los precios de compra de los artículos de este proveedor siempre y cuando no tenga establecido un precio especial.

Para dar de alta desde esta rejilla la combinación de un artículo para este proveedor haremos clic con el botón derecho del ratón y seleccionaremos Formulario Alta, con lo que aparecerá el siguiente formulario:

 

• Referencia: Donde seleccionaremos la referencia del artículo a crear dentro del proveedor y que estará enlazado con la tabla de artículos.
• Referencia Proveedor: Podremos registrar la referencia del proveedor para este artículo, ya que puede ser distinta. Esta referencia no es obligatoria pero ayuda a lo largo del proceso de compra y si se indica aparecerá impreso en los documentos de compra.
• Descripción del proveedor: Al igual que la referencia de proveedor.
• Plazo entrega Días: Por defecto se iniciará con el valor registrado en la ficha de proveedor aunque puede ser modificado por cada artículo.
• Cantidad mínima para Pedido: Cantidad mínima que nos exige el proveedor para hacer pedidos de esta referencia.
• Artículo a Precio Neto: Nos indicará si el artículo es a Precio Neto, para no tener en cuenta los descuentos.
• Precio Tarifa y Dtos.: El precio y los descuentos que va a tener esta referencia servida para este proveedor.
• Escalados: Pulsando este botón nos mostrara los ocho escalados de compra con los que podemos trabajar (por unidades).

Pestaña 5.- Observaciones:

En esta pantalla tendremos una rejilla donde podremos hacer tantas anotaciones como consideremos para este proveedor.

Para dar de alta una anotación haremos doble clic sobre la rejilla, donde aparecerá un formulario para su introducción:

Pestaña 6.- Comercial:

Algunos datos de información general tales como:

• Clasificación ABC: Estos campos clasifican al proveedor en A, B o C en función de las variables compras. Para que estos campos se informen automáticamente, es necesario lanzar el proceso Clasificación ABC.
• Creado por / Fecha Creación: Estos campos recogen automáticamente el nombre del operador que está dando de alta la nueva ficha de cliente y la fecha de creación de la misma.
• Fecha de última compra: Nos informa de la última fecha en la que se compró a este proveedor.
• Código: Es el número del Código interno del proveedor.
• Código EDI: Es el código con el que nos relacionaremos con el proveedor para la facturación vía EDI
• Gráfico: Aparecerán distintas gráficas (haciendo doble clic sobre la misma iremos cambiando de una presentación a otra) que explican la comparativa de la compras a este Proveedor del año en curso y el anterior.
• Rejilla Comparativa: La zona inferior la aplicación nos muestra una Comparativa de las Compras a este Proveedor del año en curso y el anterior.

Pestaña 7.- Documentos:

Pulsando sobre este botón se mostrará una nueva pantalla con toda la información histórica referente a todos los documentos de este proveedor, así como los artículos consumidos y los depósitos generados. Haciendo doble click en el registro, abriremos el documento correspondiente.

Botones Adicionales: Dentro de la pantalla de proveedor disponemos de las siguientes funciones:

En la parte inferior de la ficha, tenemos los botones de Calidad y Productividad que podremos acceder siempre y cuando se tenga contratados los módulos.

Botón Calidad:

En esta opción encontraremos un Histórico de todas las incidencias que hemos tenido con este Proveedor, pudiendo consultar cualquiera de ellas haciendo doble clic sobre la misma. Para dar de de alta una nueva, nos aparecerá el siguiente formulario:

 

Esta utilidad sólo estará habilitada si tenemos contratado el Módulo de Calidad.

• Descripción: Se trata de un campo desplegable, que nos permitirá Localizar Descripción F5 de una incidencia de una lista previamente definida Calidad / No Conformidades / Nueva o dar de alta a una nueva descripción. En el espacio en blanco habilitado, podremos dar una descripción más detallada.
• Causas: Se trata de un campo desplegable, que nos permitirá Localizar Causa F5 de una incidencia de una lista previamente definida Calidad / Mantenimiento / Causas o dar de alta a una nueva causa. En el espacio en blanco habilitado, podremos dar una descripción más detallada.
• Correcciones (CA): Se trata de un campo desplegable, que nos permitirá Localizar Corrección F5 de una incidencia de una lista previamente definida Calidad / Mantenimiento / Correcciones o dar de alta a una nueva corrección. En el espacio en blanco habilitado, podremos dar una descripción más detallada.
• Resuelta: Se marcará este check, en caso de que la incidencia haya sido resuelta. Sirve principalmente para llevar un control de las incidencias.
• Fecha Resolución: En caso de marcar el check anterior, se habilitará este campo y se informará por defecto con la fecha de resolución a día de hoy, aunque puede modificarse.

Botón Productividad:

En esta pantalla podremos adjuntar todos los archivos relacionados con este proveedor, como puedan ser las tarifas, los acuerdos, etc. sea cual sea el formato. Para introducir un nuevo documento seleccionamos Adjuntos, con lo que se muestra el siguiente formulario:

 

 

 

En este formulario marcaremos la opción “Adjuntar” y desde el botón Examinar seleccionaremos el archivo a incluir, una vez seleccionado pulsaremos el botón Aceptar, con lo que el documento quedará listo para su consulta.
Deberemos aceptar el formulario de documento para dejarlo memorizado para posteriores consultas.

Botón Utilidades: 

Desde aquí, tenemos varias opciones como Duplicar: Este botón creará una ficha idéntica la actual con opción a cambiar aquellos datos que fueran distintos al original. También generar Ficheros o los Rappels (si se tiene activado en configuración).

 

Botón Históricos:

Tenemos acceso a la consulta de diferentes documentos, con el filtrado previo del proveedor.

Botón Informes:

Podremos ver los informes del Proveedor:

• Ficha Proveedor: Generará la impresión de una ficha del proveedor con la información más relevante.

• ABC de Artículos.
• Comparativa de periodos.
• Etiqueta Gestión Documental.

2.- Consulta de  Proveedor

Desde Menú Gestión, Maestros, Proveedores, opción  S.- Consulta , podremos realizar una consulta de proveedores o búsqueda general .

Desde un formulario de búsqueda podremos filtrar nuestra búsqueda según los siguientes criterios, “Desde – Hasta”:

 

Pulsando el botón «Utilidades» tenemos la opción de Exportar a Excel: Podremos exportar la información de la rejilla a una hoja de Excel, pudiendo seleccionar los campos a exportar.

Pulsando el botón “Informes” podremos obtener informes en base a diferentes  criterios, como podemos ver en el siguiente ejemplo:

• Ficha del Proveedor.
• Informe General.
• Listín Telefónico.
• Proveedor por Artículo.
• Datos Postales.
• Datos Comerciales
• Análisis de artículos por proveedor (con stock).
• ABC de Artículos.
• Comparativa de periodos.

3.- Localización de Proveedor

Desde Menú Gestión, Maestros, Proveedores, opción T.- Localización,  podremos localizar un proveedor específico.

Para acceder a este cliente podremos usar diferentes buscadores:

• Nombre Comercial, alfabético (min. 3 letras): grupos de tres letras que contengan el nombre, da igual el orden.
• Nif: por el Nif del cliente.
• Nombre Comercial: Por el Nombre Comercial del Cliente.
• Nombre Fiscal: Por el Nombre Fiscal del Cliente.
• Referencia: Por la Referencia del cliente.
• Código: Por el código interno del cliente.