Este proceso “Revisión Complementaria” se encuentra en la consulta del balance, en la barra de herramientas superior – Procesos-Procesos.

Al ejecutarlo, saldrá el siguiente mensaje:

Una vez finalizado se abrirán en pantalla dos nuevas pestañas con los errores detectados.

Cada pestaña corresponde a un tipo de revisión.

1.- Primera revisión

La primera pestaña revisada tiene en cuenta:

Que no existan asientos sin fecha o con fecha de otro ejercicio. También apuntes.

• Que no existan apuntes sin cuenta auxiliar o con una cuenta de mayor.
• Que no existan asientos ni apuntes sin Diario.
• Que no existan asientos descuadrados.
• Que no existan apuntes sin Debe/Haber.
• Que no existan asientos sin apuntes.

2.- Segunda revisión

La segunda pestaña de la revisión comprueba:

•  Que todos los apuntes tengan nº de asiento.
• Que en el Plan Contable no exista ninguna cuenta auxiliar sin que exista la cuenta de mayor asociada (Desde Configuración, opción 4C-Balances habría que ir desplegando las cuentas de mayor para revisarlo).
•  Que todas las cuentas que utilice estén en la definición del balance (Para añadir la cuenta a la definición del balance deberá seguir los siguientes pasos: Desde Configuración, opción 4C-Balances,  entrar en el balance a personalizar y hacer doble clic en el grupo en el que se quiera incorporar la cuenta. Se abrirá un formulario en el que se podrá añadirla).
• Que no existan nuevas cuentas (no incluidas en ningún subgrupo) sin asumir en el plan contable.

Ejemplo de una revisión:

]]> http://www.axosvisual.com/manualerp/revision-complementaria-del-balance-de-situacion-en-el-software-de-gestion-m-contabilidad/feed/ 0 http://www.axosvisual.com/manualerp/parametrizacion-del-software-de-gestion-m-crm/ http://www.axosvisual.com/manualerp/parametrizacion-del-software-de-gestion-m-crm/#comments Thu, 17 May 2012 12:19:41 +0000 admin http://www.axosvisual.com/manualerp/?p=6500 Antes de empezar a trabajar con el módulo CRM habrá que parametrizar una serie de datos. Para ello utilizaremos la pantalla de Parámetros de CRM, que se encuentra ubicada dentro del módulo de Parametrización y dentro de éste en el menú 1.Config. básicas, A.Parametrización general,  opción D. CRM.

 Estos parámetros recogen el conjunto de acciones existentes en la aplicación y de funcionamiento y operativa del módulo CRM, con implicaciones importantes en el conjunto de operaciones que se realizan en éste.

Envío de fax: Zetafax – Aplicación enlazada con Axos Visual

Consulta de cuentas: tipo de consulta de cuentas

Acciones de la aplicación: lista de las acciones que se pueden dar de alta y enviar por mail desde el módulo de CRM

Haciendo doble clic sobre cualquiera de las acciones se abrirá el formulario para su consulta o modificación. En este formulario encontramos los siguientes datos:

• Código: Asignado por la aplicación. No modificable.
• Nombre: Descripción de la acción. No modificable
• Generar PDF Adjunto: Marcaremos este check si queremos asociar un archivo PDF
•  Enviare-mail: Marcaremos este check si queremos asociar a esta acción el envío de e-mail.
• Modo Envío: Podremos elegir entre “Siempre” o “Pedir Confirmación” antes del envío.
• Plantilla Texto: Desde el botón localizador podremos consultar tanto las plantillas de textos que hayamos definido, como modificar la existente, o crear una nueva plantilla de texto
• Modificable: Marcaremos este check si queremos que antes de procederse al envío de cualquiera de las acciones se nos muestre en pantalla un formulario como el siguiente con los datos del mensaje para su revisión y/o modificación.

Para: Por defecto aparecerá la dirección de correo electrónico del contacto del documento. Podremos añadir más direcciones pinchando sobre el botón L o bien escribiéndolas directamente en el campo separadas por “;” (sin las comillas) hasta un máximo de 256 caracteres.

Asunto: Por defecto el configurado pero puede ser modificado.

Adjunto: Podremos añadir un archivo adjunto escribiendo la ruta donde se encuentra o bien pinchando sobre el botón L para examinar el explorador de Windows.

Texto del Email: Por defecto aparecerá la plantilla que tengamos configurada desde la opción “Mantenimiento de Textos” que se explica a continuación.

Botón Tipo: Accederemos a los textos que tengamos configurados como plantillas en la opción “Mantenimiento de Textos”.

• Genera Actividad: Marcaremos este check si queremos asociar a esta acción una actividad en el módulo de Marketing
  • Tipo: Seleccionaremos el tipo de actividad que queremos que se genere. El mantenimiento de esta tabla se encuentra en la opción 6.Maestros, A.Tipos de Actividad.
  • Carácter: Seleccionaremos el carácter de actividad que queremos que se genere. El mantenimiento de esta tabla se encuentra en la opción 6.Maestros, B.Caracter Actividad.
  • Resultado: Seleccionaremos el tipo de actividad que queremos que se genere. El mantenimiento de esta tabla se encuentra en la opción 6.Maestros, F.Resultados.
• Genera Seguimiento: Marcaremos este check si queremos asociar a esta acción un seguimiento por parte de un operador.
  • Tipo: Seleccionaremos el tipo de seguimiento que queremos que se genere. El mantenimiento de esta tabla se encuentra en la opción 6.Maestros, A.Tipos de Actividad.
  • Carácter: Seleccionaremos el carácter del seguimiento que queremos que se genere. El mantenimiento de esta tabla se encuentra en la opción 6.Maestros, B.Caracter Actividad.
  • Resultado: Seleccionaremos el tipo del seguimiento que queremos que se genere. El mantenimiento de esta tabla se encuentra en la opción 6.Maestros, F.Resultados.

•  Asignación: Podremos asignar el seguimiento de la acción a un operador en concreto:
• • Usuario Creador: La acción de seguimiento se asignará al operador que creo la actividad.
  • Operador de la cuenta: La acción de seguimiento se asignará al operador configurado en la cuenta del cliente.
  • Asignación fija: Marcaremos esta opción cuando el seguimiento recaiga sobre una persona determinada. Se abrirá un campo para indicar el operador.
  • A los días: Indicaremos los días a los que se deberá generar el seguimiento de la acción.

Las acciones a parametrizar serán las siguientes:

• Ventas
  • Nuevo presupuesto de Cliente.
  • Envío de presupuesto por e-mail.
  • Descarga Web de Presupuestos
  • Entrada Pedido Web
  • Nuevo pedido de Cliente.
  • Aceptación de pedido Web.
  • Envío Pedidos de Venta
  • Descarga web Pedidos
  • Envío Albaranes de Venta
  • Descarga web de Albaranes
  • Envío Facturas de Venta
  • Descarga web de Facturas
  • Compras:
    • Envío Propuestas de Compra
    • Envío de Pedidos a Proveedor
    • Clientes:
      • Solicitud de claves Web
      • Envío de claves Web.
      • Solicitud de catálogo por Web
      • Envío de tarifa por e-mail.
      • Envío de lista de artículos.
      • Incidencias
        • Alta Incidencia Cliente
        • Envío Incidencia Cliente
        • Alta Incidencia Proveedor
        • Envío Incidencia Proveedor
        • Vencimientos
          • Cobro a Cliente (PDA)
          • Reclamación Recibo
          • Devolución Recibo

Concepto de Oportunidad de cuentas: A marcar si queremos trabajar en CRM con este concepto

Arrastre de actividades en campañas: A marcar para habilitar la utilidad

Cliente generico: código del cliente que se usuará para dar de alta presupuestos a cuentas no dadas de alta en gestión

Calidad enlazada: A marcar para habilitar el módulo de calidad en CRM

Esta opción no requiere de ninguna configuración en la aplicación si no que se trata de una variación en la URL de acceso a la página web.

 Normalmente, esta URL es:

• http://ip_servidor/cgi-vel/alias_aplicación/index.pro

donde:

• ip_servidor (¹) es la IP pública del servidor donde tenemos instalado Axos Visual
• alias_aplicacion (²) es el nombre que le hayamos dado a la aplicación en el Servidor de aplicaciones

 Esta URL accede a la página sin más pero, en ocasiones, sería interesante que en dicho acceso se pasase automáticamente el vendedor para, por ejemplo, poner banners en las webs de nuestros comerciales y que todos los clientes nuevos que accedan se den de alta asociados a ese vendedor.

 Para ello debemos componer una URL distinta:

• http://ip_servidor/cgi-vel/alias_aplicación/ent-ext-ven-ind.pro?id_vendedor=codigo_vendedor

donde:

• ip_servidor (¹) es la IP pública del servidor donde tenemos instalado Axos Visual
• alias_aplicacion (²) es el nombre que le hayamos dado a la aplicación en el Servidor de aplicaciones
• código_vendedor (³) es el código interno del vendedor al que queremos cargarle las ventas en nuestra base de datos

  (1)    Podemos ver cuál es la IP pública de nuestro servidor accediendo a la página web http://www.adsl4ever.com/ip desde el mismo

(2)    Para ver cuál es el alias de nuestra aplicación, abrimos el servidor de aplicaciones y, en la pestaña de aplicaciones, hacemos doble clic sobre la aplicación. En la ventana que se abre veremos el alias para la web en la casilla “Identificador”

(3)    El código interno del Vendedor podremos consultarlo en el módulo de Gestión, opción “Configuración”, consulta “E Vendedores”

2.- Funcionamiento 

Al acceder a la página con esta URL modificada, se le mostrará al visitante el acceso de usuarios donde,  si se da de alta, quedará asociado al vender que le pasemos en la URL como parámetro. En el caso de ser usuario registrado y validarse con su nombre de usuario y contraseña, el sistema le asignará automáticamente el vendedor configurado en su ficha.

• Módulo de Gestión
• Módulo de Contabilidad
• Módulo de Tesoreria
• Módulo de CRM
• Módulo de Movilidad
• Módulo de TPV
• Módulo de TPV de Emergencia
• Módulo de ECOM
• Módulo de PDA
• Módulo de Calidad ISO 9001
• Módulo Multiempresa
• Módulo de Grupos
• Parametrización y Configuración
• Herramientas Externas

• Inventarios.
• Creación de Nuevas Series para establecer las nuevas numeraciones de  documentos.
• Cierre y Apertura del Ejercicio Contable.

En las entradas de nuestro manual anteriormente indicadas, pueden encontrar el detalle de todos ellos. Destacar que, desde Axos Soluciones, recomendamos:

• Una lectura reflexiva de los mismos ya que hemos intentado explicar, paso a paso, cada uno de ellos.
• Realizar unas pruebas en la empresa configurada para tal fin, de forma que el usuario garantice que de los datos obtenidos son los deseados en base los procesos efectuados.

Recordar a aquellos clientes que disponen del Servicio de Soporte Activo en 2011 o que lo hayan contratado para 2012, que, en caso de dudas, pueden contactarnos vía soporte on-line o por e-mail para planificar una llamada explicativa de los mismos.
Una vez más, queremos agradecerle la confianza depositada tanto en nuestra empresa, Axos Soluciones, como en nuestra aplicación Axos Visual.

Cuando un cliente accede al catálogo general de productos encontrará, además de la ficha web del artículo en la que podrá consultar desde las características hasta su disponibilidad, el símbolo del carrito de la compra.

Pinchando en este símbolo, universalmente conocido, o bien en la referencia del artículo añadiremos el producto a la cesta de la compra.

Al pinchar sobre el carro de la compra accederemos automáticamente a la Cesta de la Compra, en esta pantalla aparecerán todas las referencias que hayamos ido introduciendo y en cada una de las líneas un campo abierto en el que podremos modificar la cantidad establecida por defecto.

Para añadir más artículos a la cesta podremos pinchar directamente en el catálogo de la parte izquierda o bien en el botón Volver que se encuentra en la parte inferior.

Una vez completa la cesta de la compra se procederá a confirmar el pedido pinchando en el botón Comprar que se encuentra en la parte inferior izquierda.

Si el cliente no hubiera accedido con sus claves o no fuera un cliente registrado se mostrará la siguiente pantalla en la que deberá registrarse como usuario. Si el cliente no dispusiera de claves, y siempre y cuando tengamos activada la pasarela web, deberá rellenar un formulario con sus datos antes de proceder a la compra.

A continuación se mostrará la siguiente pantalla en la que visualizaremos la confirmación del pedido realizado.

Automáticamente el pedido se habrá dado de alta en el módulo de Gestión.

Para la consulta de los pedidos de clientes realizados a través de la web deberemos de seleccionar, en el formulario de filtrado previo de la opción 1.Proceso de Venta, E.Consulta de Pedidos, el estado Pedido Web.

A continuación se mostrará una rejilla con todos los pedidos Web. Podremos consultarlos haciendo doble clic en la línea correspondiente.

Una vez dentro del pedido, y para proceder a su confirmación deberemos pulsar el botón L (Liberar) que se encuentra a la derecha del campo “Estado Pedido”.

Para enviar un mail de confirmación de recepción del pedido, tendremos que configurar la actividad de Aceptación de Pedido Web (Parametrización, 1.A.D.- CRM):

Con esta configuración, al pulsar el botón L, se enviará automáticamente un e-mail al cliente para informarle de que el pedido ha sido procesado junto con un PDF con el pedido.

Acto seguido el estado del pedido pasará a “Para preparar”.

Dependiendo de cómo tengamos configuradas los parámetros del módulo de CRM podrá enviarse el e-mail directamente al contacto principal de la ficha o abrirse el formulario de modificación que nos permitirá tanto cambiar el destinatario del mensaje como el asunto y el cuerpo del mismo.

A partir de este momento el cliente podrá consultar el pedido mediante la opción de Consulta de Pedidos (1-E).

Cuando un usuario entra con el usuario y contraseña (facilitados por la empresa) en su Zona Privada, accederá a una página como la siguiente:

Dentro de la zona privada de los clientes en la web, nos encontramos en la parte superior con una barra de opciones que contiene los siguientes datos:

La visualización de estas opciones  de menú se configura en la ficha del módulo de Gestión del cliente en la pestaña Contactos, pudiendo seleccionar las opciones que queremos que aparezcan para cada uno de los distintos contactos de un cliente:

• Sus datos: Desde esta opción, el contacto podrá consultar los datos generales que tengamos grabados en su ficha.

• Bajar tarifa: Desde aquí el contacto podrá bajarse el listado de todos los artículos con su precio de tarifa asignado en Gestión.

• Pedido rápido: Desde aquí el contacto podrá ir introduciendo referencia y cantidad (siempre teniendo en cuenta la unidad mínima de venta del artículo) y añadirlos directamente a la cesta de la compra. Esto permite que el proceso de compra sea mucho más rápido si se conocen las referencias.

• Pedidos tipo: Lo que se visualice desde esta opción, puede estar configurado de 2 formas. Se configurará en el módulo Parametrización / 1.A.F.-E-Com /Tipo Pedido Tipo, dentro de la aplicación:

1. Facturas: Nos presentará las fichas web de los artículos incluidos en las facturas en un periodo determinado, ordenadas de forma decreciente en base al consumo de dichas referencias.
2. Check Pedido Tipo: Nos presentará todos los artículos que tengamos marcados como “Incluir en pedido tipo” (check situado en la ficha del artículo en gestión, pestaña Fotografía) para poder ir introduciendo las cantidades y posteriormente aceptar el pedido.

• Pedidos pendientes: En esta opción, se mostrarán todos los pedidos pendientes del cliente ordenados por fecha.

• Cesta de compra: Desde aquí el contacto podrá ver en todo momento qué artículos tiene introducido en la cesta de la compra, pudiendo eliminar, modificar la cantidad o introducir su número de pedido u observaciones.

• Estadísticas: Desde esta opción el contacto podrá consultar las estadísticas, seleccionando previamente el año, tanto en cantidades como en importes.

• Documentos: En esta opción el contacto podrá consultar los presupuestos, pedidos, albaranes y facturas pudiendo buscar por número o fecha.

Al ejecutar la búsqueda se mostrarán en pantalla las cabeceras de documentos que cumplan los criterios de filtrado. El contacto podrá visualizar el documento en formato HTML directamente en la E-Com o bien descargárselo como PDF (ver manual de configuración)

Se gestiona desde el menú 1. Contenido, Apartado Archivo documental

El funcionamiento del mismo es como el de las carpetas de Windows, donde definiremos entre la parte izquierda de la pantalla y la parte derecha el contenido de cada uno de los registros o niveles estructurados en el árbol del archivo documental

1.- El Arbolado

La creación del archivo documental, es sencilla. Simplemente hay que crear de forma arbolada la definición niveles o grupos de archivos y posteriormente ir introduciendo los documentos que se quieran mostrar dentro de cada uno de ellos, obteniendo una estructura como muestra la siguiente figura:

NOTA: Un vez introducidos todos los archivadores, tendremos que ejecutar el proceso de actualización, este proceso se ejecutará desde la opción O. Archivo Web pulsando el botón     situado en la parte inferior y seleccionando Actualizar Archivador.

Para introducir un documento, se selecciona en la parte izquierda la carpeta donde se quiere incluir y en la rejilla de la parte derecha hacer doble clic sobre una línea en blanco:

Los datos a introducir son:

• Referencia: si se quiere introducir una referencia que sirva para identificar el archivo en cuestión.
• Nombre: este es el que servirá de descripción visible por el usuario y que aparecerá en la E-Com.
• Fecha: en la que se da de alta el documento.
• Extensión: aquí es donde se introduce la extensión del documento, se utilizará para identificar el tipo de documento a mostrar, ya que podemos asignar una imagen a cada una de las extensiones existentes en la base de datos.
• Ampliación: aquí se introducirá la descripción ampliada del documento que será visible desde la E-Com.
• Ruta: por último se introducirá el documento, daremos a Examinar y lo seleccionaremos de la carpeta donde se encuentre en el servidor. No es posible introducir archivos con espacios en el nombre del archivo o la ruta donde se encuentra, ya que el navegador lo interpretaría como si fuesen archivos separados.

2.- Documentos

Pulsando la opción 2, tendremos el listado de todos los documentos existentes en la base de datos,  podremos modificarlos, dar de alta o eliminarlos.

3.-  Archivo web

El archivo documental se podrá ver desde la E-Com dentro de la zona privada de cada usuario, pulsando sobre el enlace Gestión Documental.

Una vez pulsemos y nos aparezca el árbol de directorios nos podremos mover por ellos hasta encontrar el archivo a descargar que deseemos

Desde está misma opción, podrá crear tantos colores como necesarios. Simplemente tendrá que saber el código del color en programación HTML.

Por ejemplo, en la rejilla superior aparece el código del Color Blanco:#FFFFFFF.

Nota: Tras borrar los estilos, para que dichos cambios sean efectivos, será imprescindible pulsar el botón “Actualizar” que hay en la parte inferior de la rejilla estilos.

Además recordamos que si utilizamos INTERNET EXPLORER este guarda las páginas en memoria caché para que se visualicen los cambios en el equipo que se están haciendo los cambios deberemos borrar los archivos temporales del INTERNET EXPLORER