Estructura de datos a importar – Importaciones Ampliadas
Relacionado con: 3.B.- DatosIntroducción
El objetivo del presente documento es informar del formato en que se deben facilitar todas las tablas de datos que posteriormente se importarán en Axos Visual, para las implantaciones que se ajusten, según lo expuesto en el Presupuesto, a la Implantación Básica o se adapten a la implantación “Según Formato Solicitado”.
Así mismo, al final del presente documento, puede encontrarse la Hoja de Pedido de Importación de Datos que deberá cumplimentarse y enviarse a Axos Soluciones debidamente aceptada.
Indicaremos las distintas posibilidades que ofrece la importación de datos en función de la estructura de los datos a incorporar, es decir, dependiendo de la información obtenida del antiguo sistema se podrán utilizar de forma opcional algunos procesos.
El formato de los ficheros a importar será ASCII separado por punto y coma, Excel o MDB y el orden de los campos para Implantaciones Básicas o “Según Formato Indicado”, de cada uno de los ficheros, deberá ser el expresamente indicado en la primera columna de cada tabla.
En cada una de las tablas se indicarán:
- Los datos mínimos obligatorios para asegurar la integridad de los datos importados y evitar problemas derivados por la falta de información sobre los procesos habituales de la aplicación Axos Visual (Marcados con X).
- También se indica el número máximo de caracteres o dígitos que puede tener un campo dentro de Axos Visual.
NOTA: La importación estándar está sujeta a las estructuras definidas en el presente documento, quedando fuera de ella cualquier adaptación necesaria y no incluida en el contrato inicial, así como si fueran necesarios servicios adicionales para realizar la exportación del sistema antiguo.
Solicitud Cliente
| Cliente: EMPRESA-CLIENTE |
| CIF: |
| Representante: NOMBRE-CLIENTE |
D. NOMBRE-CLIENTE, en nombre y representación de EMPRESA-CLIENTE solicita a Axos Soluciones Visuales proceder a la importación sobre el programa Axos Visual PYMES de la siguiente información según el formato indicado.
Incluidos en Implantación Básica
- Importar Artículos: Según formato indicado___Con otro formato___
- Importar Familias: Según formato indicado___Con otro formato___
- Importar Stock Inicial: Según formato indicado___Con otro formato___
- Importar Clientes: Según formato indicado___Con otro formato___
- Importar Vendedores: Según formato indicado___Con otro formato___
- Importar Formas de pago: Según formato indicado___Con otro formato___
- Importar Proveedores: Según formato indicado___Con otro formato___
- Importar Cuentas Contables: Según formato indicado___Con otro formato___
- Importar Diario contable: Según formato indicado___Con otro formato___
- Importar Vencimientos: Según formato indicado___Con otro formato___
Por EMPRESA-CLIENTE (Sello de la empresa)
D/ª NOMBRE-CLIENTE
de de 2010
No incluidos en importación estándar
- Importar Códigos Barras: Según formato indicado___Con otro formato___
- Importar Tarifas: Según formato indicado___Con otro formato___
- Componentes Artículos: Según formato indicado___Con otro formato___
- Importar Direcciones de Envío: Según formato indicado___Con otro formato___
- Importar Precios Especiales: Según formato indicado___Con otro formato___
- Importar Excepciones por familia: Según formato indicado___Con otro formato___
- Importar Líneas de factura: Según formato indicado___Con otro formato___
- Importar Libro de IVA: Según formato indicado___Con otro formato___
- Importar Pedidos de Venta: Según formato indicado___Con otro formato___
- Importar Albaránes de Venta: Según formato indicado___Con otro formato___
- Importar Facturas de Venta: Según formato indicado___Con otro formato___
- Importar Pedidos de Compra: Según formato indicado___Con otro formato___
- Importar Albaránes de Compra: Según formato indicado___Con otro formato___
- Importar Facturas de Compra: Según formato indicado___Con otro formato___
Por EMPRESA-CLIENTE (Sello de la empresa)
D/ª NOMBRE-CLIENTE
de de 2010
1. Formato de las tablas en Importaciones Ampliadas – Tablas complementarias a los maestros
1.1. Ficheros adicionales de artículos
En referencia a la ficha del artículo, se ofrece importar la siguiente información relacionada con el mismo.
1.1.A.- Códigos de barra (Adicional)
Para aquellos casos en los que un mismo artículo dispone de varios códigos de barras o que estos se obtengan de un fichero independiente.
Nombre campo – Descripción campo (en rojo, los campos obligatorios)
- Referencia del Artículo: Número de referencia del artículo.
- Código de barras: Código de barras que identificará al artículo.
1.1.B.- Tarifas Venta (Adicional)
Para aquellos casos en los que los precios de tarifa no están incluidos en el fichero de artículo sino que vienen definidos en un fichero independiente
Nombre campo – Descripción campo (en rojo, los campos obligatorios)
- Referencia del Artículo: Número de referencia del artículo.
- Código Tarifa: Código del tipo de tarifa aplicable al cliente.
- Precio de tarifa: Precio unitario.
- Unidades del Escalado1: Número de unidades del artículo necesarias para aplicar el precio del primer escalado.
- Precio por unidad del escalado 1: Precio unitario del artículo cuando se cumplan las condiciones del primer escalado.
- Unidades del Escalado2: Número de unidades de un artículo con precios escalados
- Precio por Unidad del escalado 2: Precio unitario del artículo cuando se cumplan las condiciones del segundo escalado.
- Unidades del Escalado 3: Número de unidades de un artículo con precios escalados.
- Precio por Unidad del escalado 3: Precio unitario del artículo cuando se cumplan las condiciones del tercer escalado.
- Unidades del Escalado 4: Número de unidades de un artículo con precios escalados.
- Precio por Unidad del escalado 4: Precio unitario del artículo cuando se cumplan las condiciones del cuarto escalado.
- Unidades del Escalado 5: Numero de unidades de un artículo con precios escalados.
- Precio por Unidad del escalado 5: Precio unitario del artículo cuando se cumplan las condiciones del quinto escalado.
- Unidades del escalado 6: Numero de unidades de un artículo con precios escalados.
- Precio por Unidad del escalado 6: Precio unitario del artículo cuando se cumplan las condiones del sexto escalado.
- Unidades del Escalado 7: Numero de unidades de un artículo con precios escalados.
- Precio por Unidad del Escalado 7: Precio unitario del artículo cuando se cumplan las condiciones del septimo escalado.
- Unidades del Escalado 8: Numero de unidades de un artículo con precios escalados.
- Precio por Unidad del Escalado 8: Precio unitario del artículo cuando se cumplan las condiciones del octavo escalado.
- Booleano. ¿ES PVP?
1.1.C.- Componentes de Artículos (Adicional)
Para aquellos casos en los que se contemplen artículos compuestos.
Nombre campo – Descripción campo (en rojo, los campos obligatorios)
- Referencia del Articulo padre: Referencia del articulo compuesto
- Referencia del Articulo componente: Referencia del articulo componente
- Cantidad: Cantidad de artículos componentes por articulo compuesto
- Almacén de coste: Almacén donde toma el coste el articulo componente
- Precio de coste: Precio de coste del articulo componente
- Porcentaje de gastos: Porcentaje de incremento de coste por manipulación
1.2. Ficheros adicionales de clientes
En referencia a la ficha del cliente, se ofrece importar la siguiente información relacionada con el mismo.
1.2.A.- Direcciones de envío de clientes (Adicional)
Nombre campo – Descripción campo (en rojo, los campos obligatorios)
- Referencia del Cliente: Campo numérico que servirá para identificar al cliente dentro de todas las opciones de la aplicación. No puede estar duplicado.
- Dirección del Cliente Incluye tipo de vía (calle, avenida, travesía, etc.), y el nombre de la calle.
- Nº: Incluye el número que hace parte de la dirección.
- Código Postal: Únicamente para códigos postales en España.
- Población: Nombre de la población.
- Provincia: Nombre de la provincia.
- Teléfono Contacto: Se refiere al número de teléfono de la primera persona de contacto.
- Centro: Descripción de la dirección de envío.
1.2.B.- Precios Especiales clientes (Adicional)
Nombre campo – Descripción campo (en rojo, los campos obligatorios)
- Referencia del artículo: Número de referencia del artículo.
- Referencia del Cliente: Campo numérico que servirá para identificar al cliente dentro de todas las opciones de la aplicación.
- Precio Especial: Precio especiales que tiene asignado este cliente para ese artículo.
- Porcentaje descuento especial 1: Porcentaje de descuento especia para ese artículo (independiente del % descuento comercial general asignado para esa tarifa y cliente en sus condiciones comerciales).
- Porcentaje descuento especial 2: Porcentaje de descuento especial para ese artículo (independiente del % descuento comercial general asignado para esa tarifa y cliente en sus condiciones comerciales).
- No actualizable (1= Actualizable, 0: No actualizable)
- Fecha Inicial: Fecha a partir de la cual va a tener validez ese precio especial para el cliente.
- Fecha Final: Fecha hasta la cual va a tener validez ese precio especial para el cliente.
- Porcentaje de Comisión: % de comisión por la venta de ese artículo para el vendedor asignado a ese cliente, independientemente de la comisión que tenga establecida en su perfil general de comisiones.
- Tipo: Indica si sobre el precio de tarifa se aplicará un precio o descuento especial (0=Precio especial, 1=Descuento especial).
1.2.C.- Excepciones por familia (descuentos por familia-clientes o familia-proveedores (Adicional)
Nombre campo – Descripción campo (en rojo, los campos obligatorios)
- Referencia del Cliente: Campo numérico que servirá para identificar al cliente dentro de todas las opciones de la aplicación.(Numerico de 15 posiciones)
- Referencia del Proveedor: Campo numérico que servirá para identificar al proveedor dentro de todas las opciones de la aplicación.(Alfabetico de 9 posiciones).
- Familia: Familia en la que se va a establecer la excepción.(Alfabetico de 8 posiciones)
- Descuento 1: Porcentaje de descuento especial para esa familia (independiente del % descuento comercial general asignado para esa tarifa y cliente en sus condiciones comerciales) (Numerico de 6 posiciones).
- Descuento 2: Porcentaje de descuento especial para esa familia (independiente del % descuento comercial general asignado para esa tarifa y cliente en sus condiciones comerciales).(Numerico de 6 posiciones)
- Descuento 3: Porcentaje de descuento espcial para esa familia(independiente del %descuento comercial general asignado para esta tarifa y cliente en sus condiciones comerciales. (Numerico de 6 posiciones).
- Tarifa: Tarifa especial aplicada a la familia.(Numerico de 3 posiciones).
- No actualizable (booleano, 0 falso/ 1 verdadero)
- Grupo de clientes: Grupo Cliente: al cual se va a aplicar la excepción de familia.(Alfabetico de 12 posiciones)
1.2.D.- Contactos clientes (Adicional)
Nombre campo – Descripción campo (en rojo, los campos obligatorios)
- Código Grupo de Cliente: Código asociado al Grupo de clientes al que pertenezca este cliente.
- Primera persona contacto: Nombre de la primera persona de contacto.
- Cargo Contacto: Descripción del cargo de la persona contacto.
- Teléfono contacto: Número de teléfono de la primera persona de contacto.
- Fax Contacto: Número de fax de la persona contacto.
- E-mail Contacto: Dirección de correo electrónico de la persona contacto.
- Usuario Web: Nombre de usuario para acceder al sitio Web de la empresa.
- Clave Web: Clave de usuario válida para acceder al sitio Web de la empresa
1.3. Diario Contable
La opción de importación de apuntes contables se ofrece para la obtención de estadísticas de la información anterior al funcionamiento con Axos Visual y únicamente será visible desde las opciones de informes, no siendo válido para el tratamiento de documentos. Para realizar la importación es imprescindible que el formato se ajuste al propuesto incluyendo todos los campos indicados, de lo contrario podría producir problemas en el funcionamiento diario de la aplicación.
Nombre campo – Descripción campo (en rojo, los campos obligatorios)
- Fecha: Fecha de registro del asiento contable.
- Asiento: Número de Asiento Contable.
- Cuenta contable: Número de cuenta contable.
- Diario: Número de diario contable.
- Número de Factura: Número de documento.
- Ampliación: Breve descripción del asiento.
- Importe Debe: Valor correspondiente al debe del asiento contable.
- Importe Haber: Valor correspondiente al haber del asiento contable.
- Empresa: En el caso de tener contabilidad empresarial es necesario poner el código de la empresa. Ej: 01, 02…
- Definitivo / Borrador: Estado contable en el que se quiere contabilizar la operación.
1.4. Libro de IVA
Nombre campo – Descripción campo (en rojo, los campos obligatorios)
- Fecha: Fecha de la factura
- Asiento: Número de Asiento Contable
- Cuenta contable: Número de cuenta contable.
- Cuenta IVA: Número de cuenta contable referente al tipo de IVA.
- Base imponible: Valor total de la factura sin IVA.
- Porcentaje de IVA: Porcentaje de IVA.
- Cuota de IVA: Valor Importe IVA.
- Libro de IVA: 1=.Soportado, 2.=Repercutido).
- Número de Factura: Número de documento.
- Recargo: Indicar si tiene Recargo utilizando valores ( 1 / 0 ).
- Empresa: En el caso de tener contabilidad empresarial es necesario poner el código de la empresa. Ej: 01, 02…
- Definitivo / Borrador: Estado contable en el que se quiere contabilizar la operación.
1.5. Vencimientos
Nombre campo – Descripción campo (en rojo, los campos obligatorios)
- Cuenta Cliente /Proveedor: Cuenta contable del cliente o proveedor.
- Fecha Libramiento: Fecha de emisión de la factura.
- Fecha Vencimiento: Fecha de vencimiento de la factura.
- Importe: Valor referente a cobros/pagos de este vencimiento.
- Número de Factura: Número de factura asociado al documento de cobro/pago.
- Número de recibo de factura: Número de recibo de factura que se envía según la modalidad de pago establecida.
- Código Banco: Código del banco.
- Oficina: Código de la Sucursal bancaria.
- Dígito Control: Dígito de control.
- Cuenta Bancaria: Número de cuenta bancaria.
- Remesable .
- Tipo de documento.*
- EStado
- Empresa: En el caso de tener contabilidad empresarial es necesario poner el código de la empresa. Ej: 01, 02…
- Definitivo (D), Borrador(B)
- Codigo Forma de Pago.
- Cobro o Pago (Cobro=C, Pago= P)
* 0=Recibo; 1=Contado; 2=Giro; 3=Transferencia; 4=Talon; 5=Pagare; 6= Confirming; 7= Sistema Especial; 8= Compensa; 9= Letra Cambio.
2. Formato de las tablas en Importaciones Ampliadas – Historicos
2.1. Ventas
2.1.A.- Pedidos
2.1.A.i.- Cabeceras de Pedido
Nombre campo – Descripción campo (en rojo, los campos obligatorios)
- Serie del Pedido: Serie del Pedido
- Código del Pedido: Número del Pedido
- Código del Cliente: Campo numérico que servirá para identificar al cliente dentro de todas las opciones de la aplicación.
- Fecha: Fecha del pedido
- Forma de Pago: Código de la forma de pago
- Descuento PPago: Descuento realizado por el pronto pago del pedido
- Descuento Comercial: Descuento para ese cliente sobre el pedido
- Almacén: Código del almacén donde están los artículos
- Notas Internas: Notas no visibles para el cliente
- Notas Preparación: Notas sobre el pedido
- Bultos: Número de bultos del pedido
- Entregado a Cuenta: Anticipo del pago
- Su Nº Pedido: Número de Pedido del Cliente
- Importe Gastos Envío: Importe de los gastos de envío del pedido
- Código del vendedor: Código numérico del vendedor asignado
2.1.A.ii.-Líneas de Pedido
Nombre campo – Descripción campo (en rojo, los campos obligatorios)
- Serie del Pedido: Serie del Pedido
- Cabecera del Pedido: Número de Pedido
- Referencia Artículo: Referencia alfanumérica del artículo
- Descripción Artículo: Nombre o descripción del articulo
- Tipo de IVA: Código numérico que indica el tipo de IVA a aplicar
- Cantidad Pedida: Cantidad de unidades del articulo
- Cantidad a Servir: Cantidad pendiente de servir
- Precio: Precio unitario del artículo
- Descuento 1: Primer Porcentaje de descuento.
- Descuento 2: Segundo Porcentaje de descuento.
- Coste: Coste del artículo
- Almacén: Código del almacén donde está ubicado el artículo
- Estado Pedido : El estado en el que se encuentra el pedido (0=Pendiente, 1=Servida, 2=Cancelada)
- Código del vendedor: Código numérico del vendedor asignado
2.1.B.- Albaranes
2.1.B.i.- Cabeceras de Albaranes
Nombre campo – Descripción campo (en rojo, los campos obligatorios)
- Serie del Albarán: Serie del Albarán
- Código del Albarán: Número del Albarán
- Código del Cliente: Campo numérico que servirá para identificar al cliente dentro de todas las opciones de la aplicación.
- Fecha: Fecha del Albarán
- Forma de Pago: Código de la forma de pago
- Descuento PPago: Descuento realizado por el pronto pago.
- Descuento Comercial: Descuento para ese cliente sobre el documento
- Almacén: Código del almacén donde están los artículos
- Notas Internas: Notas no visibles para el cliente
- Notas Preparación: Notas sobre el pedido / albarán
- Bultos: Número de bultos del pedido
- Entregado a Cuenta: Anticipo del pago
- Su Nº Pedido: Número de Pedido del Cliente
- Importe Gastos Envío: Importe de los gastos de envío de la mercancía
- Código del vendedor: Código numérico del vendedor asignado
2.1.B.ii.-Líneas de Albaranes
Nombre campo – Descripción campo (en rojo, los campos obligatorios)
- Serie del Albarán: Serie del Albarán
- Cabecera del Albarán: Número de Albarán
- Referencia Artículo: Referencia alfanumérica del artículo
- Descripción Artículo: Nombre o descripción del articulo
- Tipo de IVA: Código numérico que indica el tipo de IVA a aplicar
- Cantidad : Cantidad de unidades del articulo
- Precio: Precio unitario del artículo
- Descuento 1: Primer Porcentaje de descuento.
- Descuento 2: Segundo Porcentaje de descuento.
- Coste: Coste del artículo
- Almacén: Código del almacén donde está ubicado el artículo
- Código del vendedor: Código numérico del vendedor asignado
2.1.C.- Facturas
2.1.C.i.-Cabeceras de facturas
Nombre campo – Descripción campo (en rojo, los campos obligatorios)
- Serie de la Factura: Serie Facturación
- Código de la Factura: Número de Factura
- Código del Cliente: Campo numérico que servirá para identificar al cliente dentro de todas las opciones de la aplicación.
- Fecha: Fecha Factura
- Forma de Pago: Código de la forma de pago
- Descuento PPago: Descuento realizado por el pronto pago de la factura
- Descuento Comercial: Descuento para ese cliente sobre la factura
- Almacén: Código del almacén donde están los artículos
- Notas Internas: Notas no visibles para el cliente
- Notas Preparación: Notas sobre el pedido
- Bultos: Número de bultos del pedido
- Entregado a Cuenta: Anticipo del pago
- Importe Gastos Envío: Importe de los gastos de envío
- Código del vendedor: Código numérico del vendedor asignado
- Ejercicio Asiento: Año del Ejercicio
- Número Asiento: Numero de asiento en contabilidad
2.1.C.ii.-Líneas de Facturas
Nombre campo – Descripción campo (en rojo, los campos obligatorios)
- Número de factura: Número Factura
- Referencia del artículo: Referencia alfanumérica del artículo
- Nombre del artículo: Nombre o descripción del articulo
- Código Tipo Iva: Código numérico que indica el tipo de IVA a aplicar
- Cantidad: Cantidad de unidades del articulo
- Precio: Precio unitario del artículo
- Descuento 1: Primer Porcentaje de descuento.
- Descuento 2: Segundo Porcentaje de descuento.
- Almacén: Código del almacén donde está ubicado el artículo
- Familia.
- Precio-Coste-Bruto: Coste del artículo.
- Fecha: Fecha de factura.
- Código del vendedor: Código numérico del vendedor asignado
- Código del cliente.
2.2. Compras
2.2.A.- Pedidos
2.2.A.i.- Cabeceras de Pedido
Nombre campo – Descripción campo (en rojo, los campos obligatorios)
- Serie del Pedido: Serie del Pedido
- Código del Pedido: Número del Pedido
- Su Número Pedido: Número de pedido del proveedor
- Referencia proveedor: Campo numérico que servirá para identificar al cliente dentro de todas las opciones de la aplicación
- Fecha: Fecha del pedido
- Forma de Pago: Código de la forma de pago
- Descuento PPago: Descuento realizado por el pronto pago del pedido
- Descuento Comercial: Descuento para ese cliente sobre el pedido
- Almacén: Código del almacén donde están los artículos
- Notas: Notas sobre el pedido
- Portes: Importe de gastos de envío
2.2.A.ii.-Líneas de Pedido
Nombre campo – Descripción campo (en rojo, los campos obligatorios)
- Serie: Serie del Pedido
- Cabecera del Pedido: Número del Pedido
- Referencia Artículo: Referencia alfanumérica del artículo
- Descripción Artículo: Nombre o descripción del articulo
- Tipo de IVA: Código numérico que indica el tipo de IVA a aplicar
- Cantidad : Cantidad de unidades del articulo
- Precio: Precio unitario del artículo
- Descuento 1: Primer Porcentaje de descuento.
- Descuento 2: Segundo Porcentaje de descuento.
- Descuento 3: Tercer Porcentaje de descuento.
- Almacén: Código del almacén donde está ubicado el artículo
- Total recibido: Cantidad recibida
- Notas: Notas sobre el pedido
2.2.B.- Albaranes
2.2.B.i.- Cabeceras de Albaranes
Nombre campo – Descripción campo (en rojo, los campos obligatorios)
- Serie del Albarán: Serie del Albarán
- Código del Albarán: Número del Albarán
- Su Número Albarán: Número de Albarán del proveedor
- Referencia proveedor: Campo numérico que servirá para identificar al cliente dentro de todas las opciones de la aplicación
- Fecha: Fecha del Albarán
- Forma de Pago: Código de la forma de pago
- Descuento PPago: Descuento realizado por el pronto pago.
- Descuento Comercial: Descuento del proveedor sobre el documento
- Almacén: Código del almacén donde están los artículos
- Notas: Notas del Albarán
- Portes: Importe de los gastos de envío de la mercancía
2.2.B.ii.-Líneas de Albarán
Nombre campo – Descripción campo (en rojo, los campos obligatorios)
- Serie del Albarán: Serie del Albarán
- Cabecera del Albarán: Número de Albarán
- Referencia Artículo: Referencia alfanumérica del artículo
- Descripción Artículo: Nombre o descripción del articulo
- Tipo de IVA: Código numérico que indica el tipo de IVA a aplicar
- Cantidad : Cantidad de unidades del articulo
- Precio: Precio unitario del artículo
- Descuento 1: Primer Porcentaje de descuento.
- Descuento 2: Segundo Porcentaje de descuento.
- Descuento 3: Tercer Porcentaje de descuento
- Almacén: Código del almacén donde está ubicado el artículo
- Notas: Notas del albarán
2.2.C.- Facturas
2.2.C.i- Cabeceras de facturas
Nombre campo – Descripción campo (en rojo, los campos obligatorios)
- Serie de la Factura: Serie Facturación
- Código de la Factura: Número de Factura
- Su Número Factura: Número de factura del proveedor
- Referencia proveedor: Campo numérico que servirá para identificar al proveedor dentro de todas las opciones de la aplicación.
- Fecha: Fecha Factura
- Forma de Pago: Código de la forma de pago
- Descuento PPago: Descuento realizado por el pronto pago de la factura
- Descuento Comercial: Descuento del proveedor sobre la factura
- Almacén: Código del almacén donde están los artículos
- Notas: Notas sobre la factura
- Pagada: Indica si la factura está pagada(1) o no está pendiente de cobrar (0)
- Portes: Importe de los gastos de envío
- Ejercicio Asiento: Año del Ejercicio
- Número Asiento: Numero de asiento en contabilidad
2.2.C.ii.- Líneas de Facturas
Nombre campo – Descripción campo (en rojo, los campos obligatorios)
- Serie de la Factura: Serie
- Cabecera de la Factura: Número Factura
- Referencia Artículo: Referencia alfanumérica del artículo
- Descripción Artículo: Nombre o descripción del articulo
- Tipo de IVA: Código numérico que indica el tipo de IVA a aplicar
- Cantidad: Cantidad de unidades del articulo
- Precio: Precio unitario del artículo
- Descuento 1: Primer Porcentaje de descuento.
- Descuento 2: Segundo Porcentaje de descuento.
- Descuento 3: Tercer Porcentaje de descuento
- Almacén: Código del almacén donde está ubicado el artículo
- Notas: Notas de la factura
