Metodología
Con el concepto de Implantación Básica, nos referimos a la metodología desarrollada por Axos Soluciones tras años de experiencia en implantaciones similares a la que se realizaría en EL CLIENTE. Su objetivo es llevar a cabo una migración de Sistemas de Información de forma ordenada, garantizado el éxito de la implantación en todo momento.
Esta Metodología está orientada a la reducción máxima de costes de implantación. Para ello, y manteniendo todas las prestaciones de los servicios ofrecidos por Axos Soluciones, se plantea que EL CLIENTE se involucre y colabore estrechamente con Axos Soluciones en la Implantación distribuyéndose así la carga de trabajo en ciertas labores que no requieren de conocimientos técnicos ni del aplicativo Axos Visual. No obstante, cualquier labor o servicio de los que a continuación se exponen puede ser modificado y ejecutado por Axos Soluciones. A continuación presentamos la propuesta de Axos Soluciones para la Implantación:
Fase A
Inicio de la Implantación: Se entenderá como comenzado el proceso de instalación una vez aceptado y firmado el presente documento y realizado el primer pago según se especifique en el contrato.
Fase B
Definición de la Implantación: En esta primera fase se definirá el interlocutor de la Empresa, el Coordinador de la Implantación en Axos Soluciones y el Calendario de Implantación. Así mismo se hará entrega al cliente de toda la documentación a utilizar a lo largo del proceso de implantación.
Fase C
Inventario de Sistemas: A fin de conocer y garantizar que la Infraestructura de Sistemas está correctamente dimensionada, se le hará llegar a la Empresa un breve cuestionario para la especificación de los equipos informáticos, redes, etc. de los que dispondrá en la instalación.
Fase D
Análisis de Sistemas: Una vez cumplimentada dicha información, deberá devolver dicho documento (AXPL115- Cuestionario de Sistemas) al departamento técnico de Axos Soluciones quién realizará la evaluación y propuestas de mejora (si requiere) de los Sistemas Informáticos.
Fase E
Solicitud de Importación de Datos: La Empresa, una vez valoradas las distintas posibilidades de exportación de datos desde su sistema, deberá evaluar qué datos quiere traspasar a Axos Visual. La migración de datos en la Implantación Básica consiste en el traspaso de maestros (Artículos, Clientes, Proveedores y Plan Contable junto con sus tablas relacionadas). Así, deberá completar el documento “AXPL125- Solicitud de Datos a Importar” y enviárselo al Coordinador de Implantación para su revisión.
Fase F
Obtención de la Información a migrar (exportación y formato de datos). El cliente deberá facilitar los datos a Axos Soluciones según estructura (orden de los campos) facilitada en “AXPL120- Estructura de Datos a Importar”. El formato de los datos deberá ser ASCII, Excel o MDB. Axos Soluciones se compromete a mantener la privacidad de dicha información existiendo un documento, “Contrato de Confidencialidad” que se firmará bajo petición expresa del cliente.
Fase G
Importación y Revisión de Datos: en esta fase se llevan a cabo los procesos para Importación de Datos, definidos en la Fase E, a la aplicación Axos Visual. Así mismo y para minimizar los riesgos y errores, serán revisados por parte del personal técnico de Axos Soluciones. En la Implantación Básica, dichos datos se entenderán como definitivos, por lo que se aconseja a la Empresa considere y localice las posibles modificaciones llevadas a cabo en el gap temporal existente entre la exportación de datos y el arranque definitivo con Axos Visual.
Fase H
Instalación: una vez realizada y comprobada la migración de datos a Axos Visual, personal técnico de Axos Soluciones se desplazará a la sede central de la Empresa para realizar la configuración de Axos Visual. Los procesos a llevar a cabo en dicha fase son los siguientes:
1. Instalación en el Servidor de BB.DD. Cliente / servidor.
- Configuración de Servicios.
- Alta y Configuración de Usuarios.
- Alta y Configuración de lista de aplicaciones.
- Configuración del sistema desasistido de copias de seguridad.
2. Instalación en el Servidor la Aplicación Axos Visual.
- Instalación de la aplicación de Gestión.
- Alta de la aplicación en su lista correspondiente.
3. Instalación de las Estaciones de Trabajo.
- Instalación del software Cliente.
- Configuración de acceso directo.
- Configuración de impresoras por usuario.
4.Instalación de las aplicaciones externas: para las funciones de envío de faxes, e-mails y e-factura o servicio de asistencia remota desde el sistema, es necesaria la configuración de las aplicaciones Zetafax, EdocprinterPro, PDFSealer, Argosoft y VNC (o similar). La Empresadeberá responsabilizarse de la adquisición de aquellas aplicaciones que requieran de licencias no gratuitas para su uso (Zetafax y EdocprinterPro).
5. Instalación de la copia de datos, alta y publicación de la empresa "EL CLIENTE" y de una "Empresa de Pruebas".
6. Formación Básica para revisión de datos: La única finalidad de esta formación transmitir los conocimientos necesarios para la comprobación, por parte del cliente , de la calidad de los datos importados.
Fase I
Revisión de Datos e Instalación: En esta fase, el personal de EL CLIENTE se responsabilizará de llevar a cabo la revisión final de los datos instalados en la aplicación Axos Visual a fin de que, en caso de existir cualquier error, se corrija antes del arranque definitivo.
Fase J
Conformidad de Datos e Instalación: Finalizada la Fase I y antes de seguir con el proceso, será necesaria la conformidad del cliente mediante la firma del “AXPL410- Documento de Conformidad de Instalación” para pasar a sucesivas fases de implantación.
Fase K
Formación: Llegados a este punto, un Formador de Axos Soluciones se desplazará a las instalaciones del CLIENTE a fin de impartir los cursos sobre el funcionamiento de la aplicación Axos Visual. La metodología utilizada, garantiza el correcto aprendizaje por parte de los futuros usuarios del sistema según los procesos que tradicionalmente se venían utilizando en la Empresa con el antiguo aplicativo. Será en este instante cuando se haga entrega de los Manuales de la Aplicación y se configure la herramienta de Soporte On-Line. Para ello, las jornadas de formación se planifican de mutuo acuerdo y se diferencian en 3 áreas temáticas:
1. Análisis de los procesos internos de EL CLIENTE:
- Artículos.
- Proveedores.
- Clientes.
- Revisión de los Flujos de Información "Tradicionales".
- Definición de pasos de procedimiento generales.
2.Formación de la aplicación Axos Visual (módulos presupuestados).
- Formación a nivel teórico. Configuración General. Herramientas estándares del entorno. Funcionamiento General de las distintas funcionalidades.
- Formación práctica: Ejemplos de funcionamiento basados en circunstancias reales de EL CLIENTE.
3. Formación sobre Software gestor de BB.DD.
- Formación sobre Servidor de BB.DD.
- Entrada y consulta en el Historial del servidor.
- Programador de Procesos.
Fase L
Definición de Informes a personalizar: Axos Soluciones personalizará los informes comerciales de cara a cliente (presupuesto, albarán, factura, ticket y recibo) según las especificaciones facilitadas por la Empresa EMPERSA-CLIENTE. La información que puede llegar a reflejarse en dichos informes puede analizarse en el documento “AXPL500-Personalización de Informes”. Dicha personalización puede llevarse a cabo de dos formas:
1. Antes del momento del arranque: este tipo de personalización se da en las empresas que desean mantener el mismo formato de impresión de la antigua aplicación. No obstante, dicho sistema no es recomendable ya que habitualmente ocurre que, información que puede registrarse en la aplicación Axos Visual (por ejemplo, una anotación en un presupuesto) habitualmente no lo contemplan los antiguos aplicativos, por lo que, al no incluirlo en los documentos, se pierden algunas funcionalidades. En este caso, será el formador quien recoja dichos informes para personalizarlos antes del arranque definitivo.
2. La segunda alternativa, aconsejada desde Axos Soluciones, es aplazar la modificación de dichos informes. Implica que, inicialmente, el formato de dichos documentos sea el que por defecto viene en la aplicación (salvo la introducción del Logotipo de EL CLIENTE en los informes mencionados). Una vez que el cliente ha arrancado con el sistema y conoce las funcionalidades de la aplicación y posibilidades de los informes, facilitará las correcciones pertinentes al personal de Axos Soluciones para llevar a cabo su modificación. Dicha personalización se realizará aproximadamente al mes del arranque definitivo con Axos Visual.
Fase M
Personalización de Informes: en esta fase, personal de Axos Soluciones lleva a cabo la personalización de los informes contratados y procede a su instalación en las aplicaciones del cliente. A su vez, explicará a los usuarios como proceder para llevar a cabo su revisión (inicialmente en la empresa habilitada para las Pruebas).
Fase N
Aceptación de la Implantación: una vez finalizada la Personalización de Informes, EL CLIENTE deberá enviar la conformidad de la implantación mediante la aceptación del documento "APL415-Aceptación de la Implantación".
Fase O
Parametrización definitiva: según las funcionalidades demandadas por EL CLIENTE y los procesos internos de la empresa, detectados en la fase de Formación, se lleva a cabo la parametrización de Axos Visual. Dicho proceso requiere una estrecha colaboración de los responsables de la EL CLIENTE, jugando un papel fundamental en la misma.
Fase P
Arranque: concluidas las fases anteriores, se está en perfecta disposición de acometer el arranque. Aunque es habitual plantearse un periodo de adaptación en el que se trabaje con ambas aplicaciones (Axos Visual y el antiguo aplicativo), dicha práctica no es recomendable ya que, no sólo obliga a duplicar el trabajo en ambos sistemas, sino que se está lejos de alcanzar el objetivo normalmente deseado de aprendizaje, ya que los usuarios tienen a utilizar el aplicativo con el que se está más cómodo, es decir, el antiguo.
Fase K
Soporte Dedicado de Arranque. En Axos Soluciones y gracias a la experiencia adquirida, somos conscientes de la importancia crítica de las primeras semanas en el cambio del sistema de información. Por ello, hemos establecido una metodología que garantiza éxito final de la implantación. Dicho Soporte Dedicado de Arranque dará comienzo una vez finalizada correctamente la fase de Instalación y una vez acometido el arranque, diferenciamos claramente 2 fases:
1. Primera semana, en la que por primera vez los usuarios comenzarán a utilizar la aplicación. En esta semana, el Coordinador de la Implantación o el Formador, estarán constantemente monitorizando el arranque de la Empresa.
2. Soporte de Arranque: durante los tres primeros meses desde el momento de la instalación, el Departamento de Soporte se implica activamente en la consecución del éxito de la implantación. Durante este periodo, EL CLIENTE gozará de todos los beneficios del Soporte Activo de forma gratuita.
Fase R
Inicio del Periodo de Soporte y Mantenimiento: a partir del cuarto mes desde la fecha de instalación, se entiende que EL CLIENTE es perfectamente autónoma para llevar a cabo sus procesos diarios. Será entonces cuando, dependiendo de grado de aprendizaje adquirido en las fases anteriores, EL CLIENTE contrate alguna tipología de Soporte y Mantenimiento de la aplicación (detallados en el Punto 4.- Servicios PostVenta). La solicitud del tipo de Soporte y Mantenimiento contratado de realizará mediante la firma del AX700- Contrato de Soporte y Mantenimiento
Utilidades
Referencias
"Confiamos en Axos Soluciones a la hora de dar un cambio radical en el sistema informático de la empresa. El examen para ellos era largo y tedioso, pero lo pasaron con nota. Después de varios años con la aplicación sabemos que no nos hemos equivocado con Axos Soluciones."
Adolfo de León
Responsable de Sistemas
www.ferpe.com
