Blog de Axos visual

Cuando hablamos de un software de trazabilidad y gestión de lotes, son múltiples las utilidades que debe cubrir la aplicación informática. En términos generales, varias son las herramientas necesarias para una correcta gestión de trazabilidad:

Control de lotes en el artículo: En el software Axos Visual, el artículo puede ser parametrizado para que gestione y controle los lotes. De esta forma, siempre que estos productos se compren o vendan, desde sus distintos procedimientos, la aplicación controlará la situación de ese lote identificando el número de unidades disponibles en almacén, a quién se le ha comprado y a quién se le ha vendido.

Sistemas de asignación de lotes. El proceso de asignación de lotes dependerá de cuál sea el procedimiento interno de la empresa. Es importante destacar que este control de lotes no deja de ser un control adicional sobre la recepción y preparación de pedidos y, por tanto, debe estar bien diseñado para que no genere sobrecarga de trabajo.

En el estándar Axos Visual 2 son los sistemas implementados: asignación automática y asignación manual. Si bien, en el segundo el operario debe indicar manualmente (mediante una lectura de código de barras) qué producto recepciona o prepara, con el primero la aplicación realizará una asignación lógica por fecha de caducidad. Este es el caso, por ejemplo, de empresas que distribuyen productos congelados ya que, hasta el instante de la carga, no pueden sacar sus productos de las cámaras frigoríficas siendo la aplicación la que propone que productos retirar.

Inventarios con gestión de lotes: un proceso como el inventario, puede complicarse si no se ha diseñado correctamente. Con el Aplicativo Axos Visual, en el monto del inventario, deberá introducirse lote y, si se desea, actualizar la fecha de caducidad del mismo ya que el control de stocks se implementa a nivel de lote.

Cuadro de trazabilidad. Por último, la utilidad del cuadro de mando del lote. Con él, podremos saber en todo momento, la situación de los stocks, a quién se le vendió  y a quién se le compro los productos de ese lote, su fecha de caducidad, las posibles incidencias que haya tenido, etc.

Cómo ya hemos comentado, el software Axos Visual es un software estándar de gestión integral para distribución. Y nos referimos a él como Estándar sin que con ello se pierdan la potencia y adaptabilidad del mismo a diversos entornos o sectores de distribución.

Aunque en él intentamos contemplar el mayor grado de casuísticas de los sectores intensivos en distribución, en ciertas ocasiones, nos encontramos que hay desarrollos que debido a su complejidad (no técnica, sino conceptual) e implicaciones en los procesos internos de la empresa, nos vemos en situación de desarrollar a medida para cada cliente sobre las estructura ya esbozada en el estándar. Es decir, la aplicación estándar no cubre estas problemáticas pero está pensada/planteada la base para poder adaptarlo, sin elevado coste de desarrollo, a las necesidades específicas del cliente a fin de grantaizar la resolución de su casuística interna.

Un claro ejemplo de esto serían las funcionalidades de Control de Garantías, Trazabilidad y Lotes implementadas en nuestro ERP. Veamos cada uno de estos 3 casos:

Software para el control de Garantías: en Axos Visual el control de nos Nº de Serie y Garantías es una funcionalidad completamente contemplada, a lo largo del sistema, para su gestión diaria tanto en procesos de venta como de compra. A su vez, es la base para el control de lotes y Trazabilidad ya que, siendo un funcionamiento bastante estandarizado en el mercado, representa la base perfecta para el desarrollo de estos otro cuya puesta en marcha, depende más de cómo estén contemplados los procesos internos de la empresa. Con el software de control de garantías se nos brindas las herramientas para:

• Diferenciar los artículos que requieren este control identificándose a su vez cuando se compró u nº de serie, a quién y a qué cliente se vendió en qué fecha.
• Implementación de las herramientas para la alimentación de los nº de serie en la recepción (al generar un albarán se nos abre un formulario donde poder picar/leer los números de serie).
• Selección en ventas de los números de serie que se imputan a cada venta.

Software para el control de Lotes: como podemos observar, la estructura de los números de serie nos sirve como base perfecta para la gestión de lotes. La única diferencia es que en los números de serie una unidad equivale a un número de serie y en los lotes un lote trae multitud de unidades. La complejidad en los Lotes, por tanto, no viene de la parte técnica sino de cómo se quiera implementar dentro de los procesos organizativos. Por ejemplo puede darse el caso de que ante un pedido de un cliente, sea el personal del almacén quién decida la mercancía de qué lote le asigno a un cliente o, por lo contrario (y dado que los lotes van asociados a características especiales como fechas de caducidad, calidad de productos, etc.) sea desde ventas quien realiza la imputación de los lotes a los pedidos de los clientes al poder existir diferencias de precios.

Software para la gestión de Trazabilidad: aunque este caso esté muy relacionado con la gestión de lotes, lo diferenciamos ya que aquí incorporamos los múltiples informes y documentos que se requiere en los sectores donde la normativa implica un control de Trazabilidad y que habitualmente dependen del tipo de producto. Es decir, para una empresa de alimentación la normativa impone un control mucho menos exhaustivo que para una empresa de productos químicos y materias peligrosas.

Este es sólo un ejemplo de cómo una aplicación amplia y parametrizable como nuestro software Axos Visual en ciertas ocasiones necesita de adaptaciones a medida a que, en el estándar, es complejo recoger procedimientos que se adapten de forma óptima al funcionamiento de las empresas.