Blog de Axos visual

Un software de gestión de almacén, aunque parezca obvio, debe ayudarnos a controlar aspectos de la propia gestión del almacén… que van más allá de la mera gestión de stocks del almacén. Es decir, procesos como la gestión de ubicaciones de almacén, control de reposición de mercancía, etiquetaje de productos, embalajes, preparación de pedidos, inventarios, etc. son aspectos en los que debe entrar el software que quiera identificarse como software de gestión de almacén.
Dentro del software de gestión del almacén podemos diferenciar varias funcionalidades:

• Recepción de mercancía: el proceso de recepción de mercancía es importante dado que es cuando se establecen los controles y homogenización de los stocks. Es decir, que todo el producto esté correctamente identificado, que se ubique correctamente, etc. Por ello, en nuestro software Axos Visual existen multitud de sistemas de trabajo para el control habitual del almacén, uno de los cuales podría ser el código de barras.
• Preparación de pedidos: la preparación de pedidos debe ser, ante todo, ágil ya que es donde más tiempo se invierte. Por eso, intentamos establecer controles desde la fase inicial, la de la toma de pedidos como, por ejemplo, que ciertos artículos puedan sólo venderse por embalajes a fin de evitar el “menudeo”. Una vez metidos los pedidos en el sistema, pueden prepararse los pedidos por multitud de alternativas (por pedido, agrupando pedidos en caso de que se hagan en olas de preparación, etc).
• Gestión pura de stocks. Aquí nos referimos al mantenimiento de stocks con los procesos de traspaso de almacenes, inventarios, regularizaciones… en principio, estos procesos de revisión en el almacén aconsejamos se realicen periódicamente. Es decir, en el caso del inventario, en vez de hacerlo de forma masiva, recomendamos que se vaya haciendo rotativamente por ejemplo, por ubicaciones.

Como ya hemos comentado, en Axos Soluciones llevamos años implantando soluciones específicas para el sector de distribución. Pero aun habiéndonos especializado en este ámbito, el de la distribución, es importante destacar la gran diversidad de problemáticas y empresas tratadas. Esta diversidad depende, a grandes rasgos, del número de referencias que gestionan y, como consecuencia, en los procesos internos que se siguen. Como ejemplo, y hablando de casos reales de clientes de Axos Soluciones, no tiene las misma problemática una empresa de distribución de hardware con 900 referencias activas que una empresa que gestiona más de 300.000 referencias (sector de libro, regalo y papelería). En el primer caso resultaba más importante la trazabilidad y gestión de números de serie mientras que en la segunda, el ciclo de compras y automatización de los procesos internos era la clave.

Cuando hablamos de un software de gestión de almacén (uno o varios almacenes) lo hacemos desde distintas perspectivas: el grado de detalle con el que se controla el stock, cómo establecer las acciones correctivas necesarias para tenerlo cuadrado, como se gestionan las entradas y salidas de productos, etc.

Control de stocks. Para la empresa de distribución, la fiabilidad de los stocks es uno de los pilares básicos de su negocio. En nuestra aplicación Axos Visual intentamos mantener este control desde el máximo nº de perspectivas:

• Contable: mercancía +/- depósitos en/de proveedores y clientes.
• Comercial: mercancía +/- pendientes de servir y recibir.
• Optima: mercancía en punto de pedido (stocks recomendable según la rotación de sotcks, plazo de entrega de mis proveedores, plazo medio de reposición, % de seguridad deseado, etc).
• Físico: gestión de ubicaciones, almacenes, reposiciones entre paletización y picking, etc.
• Criterios de coste: ultimo, medio, neto o ponderado.

Acciones correctivas. Cuanto mayor es el nº de referencias estocadas, más difícil es establecer un sistema de control de stocks que garantice la fiabilidad de los mismos(al menos hasta que los sistemas de radiofrecuencia se implanten en la pyme). Es la eterna pelea de los gerentes. Para ello es importante contar con diversas herramientas entre las que podemos destacar:

• Gestión de inventarios: establecer un sistema de inventarios rotativos por ubicación o proveedor es una de las soluciones más extendidas.
• Gestión de correcciones puntuales o regularizaciones. Es importante tener un sistema que de forma sencilla nos ayude a realizar una corrección puntual ante una incidedencia detectada en los stocks que, habitualmente, se ve en la preparación o recepción de mercancía.
• Automatización: dependiendo del sector, la utilización de herramientas del tipo PDA puede ser una buena utilidad. No obstante, si el sistema de códigos de barras no está depurado, su puesta en marcha puede ser tremendamente compleja.

Ciclo de aprovisionamiento y preparación. En este caso, su dificultad es directamente proporcional al nº de referencias con las que trabajamos y para su depuración debe verse implicado el 100% de la empresa: desde los comerciales hasta el peón de almacén. Aunque en próximas entradas hablaremos de éste ciclo (ventas – compras – ventas) parece importante destacar que la aplicación debe ayudarnos a garantizar un % de servicio por pedido razonable, un % de seguridad de stocks que permita a los comerciales a vender mejor y otras herramientas de mantenimiento de datos que nos ayuden a vender más (por ejemplo, la gestión de referencias equivalentes).

Una de las primeras preguntas que se plantea o ha planteado cualquier empresa a la hora de migrar de software es: ¿qué es mejor, un software a medida o estándar?. Pues bien, aunque su respuesta parezca sencilla o tienda a simplificarse, hay un gran nº de matices que conviene detallar.

Las ventajas de cada una de las soluciones parecen claras y hay muchísima información acerca de ellas. Pongamos un ejemplo de los pros más extendidos:

• Estándar: bajos costes, estabilidad de la solución, fácil mantenimiento futuro, amplia documentación sobre sus funcionalidades, etc. Cabe destacar que, hoy en día, son múltiples los aplicativos que hay en el mercado. Tan grande es la variedad que podríamos decir que hay al menos uno para cada sector y buscar una aplicación “adaptada” al negocio no parece complicado.
• A medida: adaptación de la aplicación al negocio (y no del negocio a la aplicación), potenciación de los factores diferenciales de la empresa, escalabilidad (en caso de que se haya realizado un análisis oportuno), flexibilidad, etc.

Por tanto, dependiendo de la aversión al riesgo (beneficio alcanzable vs. riesgo de implantación) que tenga cada empresario, podría decantarse por una u otra alternativa ya que ambas pueden llegar a ser excelentes para cada empresa.
Ahora bien, en ambos casos (y digo en ambos) parece importante destacar el perfil del implantador ya que, como hemos comentado en otras ocasiones, el éxito de la implantación depende tanto del software, como de los servicios que le acompañan así como de la experiencia del implantador en soluciones similares. Y es, por aquí, donde nos encontramos los verdaderos contras de cada una de las soluciones:

• Normalmente, el implantador de una solución estándar tiene capacidad nula o limitada de llevar a cabo adaptaciones que, conociendo la vida del software, podríamos considerar que aparecen en el 100% de las implantaciones. Puede limitarse a hacer la migración de los datos, adaptación de los informes, configuración básica, formación inicial, etc.
• Cuando buscamos una solución a medida, normalmente es fácil encontrar empresas tecnológicas de desarrollo de software pero se complica cuando queremos encontrar una empresa que conozca el negocio. Es decir, habitualmente, cuando encontramos un partner tecnológico que nos ayude a desarrollar una aplicación, posiblemente el personal que está llevando a cabo la implantación haya estado haciendo algo completamente distinto en el “proyecto” anterior.

Desde Axos Soluciones es la situación que hemos visto en el mercado tanto en el ámbito de las soluciones como de los implantadores. Por eso, nuestro posicionamiento, y a fin de intentar cubrir los beneficios de ambas soluciones, es claro:

• Desarrollamos un software estándar, con los beneficios que ello tiene.
• Estamos verticalizados (especializados) en un único sector, el de distribución, lo que nos permite conocer a fondo su problemática y ayudar a nuestros clientes en sus procesos de mejora.
• Somos los fabricantes del software que implementamos, lo que nos permite llevar a cabo cuantas personalizaciones nos pidan nuestros clientes y adaptarnos a cada ciclo de negocio.
• Somos competitivos en precio: debido a que el 99% de nuestros clientes son empresas de distribución, cuando un cliente plantea una mejora, la incorporamos al estándar de forma gratuita y se la repercutimos al resto de los clientes que, muy posiblemente, tengan o lleguen tener una problemática similar.

Por todo ello consideramos ser una gran alternativa en sectores de distribución. Por eso, ya han confiado en notros tantos y tantos clientes.