Blog de Axos visual

Habitualmente el crecimiento de muchas de las empresas de distribución pasa por la apertura de nuevos centros de trabajo o almacenes. Los motivos para ellos son varios: bien sea porque se abre un nuevo punto de venta,  porque se quiere expandir la actividad a una nueva región y es necesaria esa sede para mejorar el servicio, etc. Pero indistintamente del motivo, una empresa debe considerar siempre que existirán nuevos costes y riesgos asociados al verse modificada, internamente, la logística, el proceso de toma de decisiones, etc. Por todo ello, la utilización de un software gestión o sistema de información eficaz, que nos permita gestionar todos los procedimientos, toma especial relevancia.
Dentro de los frentes a tratar podemos destacar:

• Control de stocks en su vertiente más pura: qué mercancía tengo en qué sede, cómo voy a comprar (de forma centralizada o distribuida), cuánto tengo que comprar, dónde y cómo la tengo que enviar, etc. Es decir, lo relacionado con los aprovisionamientos ya que debemos considerar que no por duplicar en nº de centros, debemos duplicar la inversión en stocks de la empresa. A su vez, estos aprovisionamientos tendremos que redistribuirlos internamente y, por tanto, la logística de traspasos y repartos internos es relevante.
• Complejidad en los procesos. Al abrir varios centros y/o almacenes es habitual que, internamente, quiera darse un tratamiento diferente a estos sobre el resto de otras entidades (clientes y proveedores) pero al mismo tiempo pueden funcionar como ellos, ya que tendremos que enviarles mercancía y recibirla de ellos. Por tanto, es importante establecer un procedimiento que sin que sea complejo para operarios o peones, permita establecer internamente esa clara diferenciación.
• Descentralización de tareas y toma de decisiones: cuando abrimos nuevos centros, es inevitable que se dupliquen ciertos trabajos. No obstante, y dependiendo de la singularidad de cada negocio, puede ser algo deseado o a evitar. Pongamos un ejemplo: si tengo varias tiendas, podría ser importante para mí que cada responsable de tienda sea el responsable del surtido de productos y de las compras de cada centro. O, por el contrario, podría darse el caso que sea personal de la central quien elija y mantenga el surtido de las tiendas siendo el personal de las tiendas meros dependientes de atención al público. Ambos casos, que pueden llegar incluso a coexistir, hacen que la toma de decisiones dentro del negocio sea un claro factor diferencial para el mismo y, por tanto, debe haber una herramienta que lo respalde.
• Control. Ante este entorno que se plantea, es importante disponer de herramientas que  nos permitan establecer un control de procedimientos de forma que no se duplique trabajo, que se homogenice, etc. Por ello, una buena gestión de usuarios en el sistema de información es crítico para ello.
• Información: finalmente, que no lo menos importante, el acceso a la información. Poder obtener informes de análisis de venta, control de costes, cuentas de explotación por centro, etc. es imprescindible para la toma de decisiones.

Estas son, según nuestra experiencia, las principales problemáticas que puede encontrar la apertura de nuevos centros o almacenes y que, por tanto, hemos trabajado especialmente en nuestros aplicativos.

Como ya hemos comentado, en Axos Soluciones llevamos años implantando soluciones específicas para el sector de distribución. Pero aun habiéndonos especializado en este ámbito, el de la distribución, es importante destacar la gran diversidad de problemáticas y empresas tratadas. Esta diversidad depende, a grandes rasgos, del número de referencias que gestionan y, como consecuencia, en los procesos internos que se siguen. Como ejemplo, y hablando de casos reales de clientes de Axos Soluciones, no tiene las misma problemática una empresa de distribución de hardware con 900 referencias activas que una empresa que gestiona más de 300.000 referencias (sector de libro, regalo y papelería). En el primer caso resultaba más importante la trazabilidad y gestión de números de serie mientras que en la segunda, el ciclo de compras y automatización de los procesos internos era la clave.

Cuando hablamos de un software de gestión de almacén (uno o varios almacenes) lo hacemos desde distintas perspectivas: el grado de detalle con el que se controla el stock, cómo establecer las acciones correctivas necesarias para tenerlo cuadrado, como se gestionan las entradas y salidas de productos, etc.

Control de stocks. Para la empresa de distribución, la fiabilidad de los stocks es uno de los pilares básicos de su negocio. En nuestra aplicación Axos Visual intentamos mantener este control desde el máximo nº de perspectivas:

• Contable: mercancía +/- depósitos en/de proveedores y clientes.
• Comercial: mercancía +/- pendientes de servir y recibir.
• Optima: mercancía en punto de pedido (stocks recomendable según la rotación de sotcks, plazo de entrega de mis proveedores, plazo medio de reposición, % de seguridad deseado, etc).
• Físico: gestión de ubicaciones, almacenes, reposiciones entre paletización y picking, etc.
• Criterios de coste: ultimo, medio, neto o ponderado.

Acciones correctivas. Cuanto mayor es el nº de referencias estocadas, más difícil es establecer un sistema de control de stocks que garantice la fiabilidad de los mismos(al menos hasta que los sistemas de radiofrecuencia se implanten en la pyme). Es la eterna pelea de los gerentes. Para ello es importante contar con diversas herramientas entre las que podemos destacar:

• Gestión de inventarios: establecer un sistema de inventarios rotativos por ubicación o proveedor es una de las soluciones más extendidas.
• Gestión de correcciones puntuales o regularizaciones. Es importante tener un sistema que de forma sencilla nos ayude a realizar una corrección puntual ante una incidedencia detectada en los stocks que, habitualmente, se ve en la preparación o recepción de mercancía.
• Automatización: dependiendo del sector, la utilización de herramientas del tipo PDA puede ser una buena utilidad. No obstante, si el sistema de códigos de barras no está depurado, su puesta en marcha puede ser tremendamente compleja.

Ciclo de aprovisionamiento y preparación. En este caso, su dificultad es directamente proporcional al nº de referencias con las que trabajamos y para su depuración debe verse implicado el 100% de la empresa: desde los comerciales hasta el peón de almacén. Aunque en próximas entradas hablaremos de éste ciclo (ventas – compras – ventas) parece importante destacar que la aplicación debe ayudarnos a garantizar un % de servicio por pedido razonable, un % de seguridad de stocks que permita a los comerciales a vender mejor y otras herramientas de mantenimiento de datos que nos ayuden a vender más (por ejemplo, la gestión de referencias equivalentes).