Blog de Axos visual

Habitualmente el crecimiento de muchas de las empresas de distribución pasa por la apertura de nuevos centros de trabajo o almacenes. Los motivos para ellos son varios: bien sea porque se abre un nuevo punto de venta,  porque se quiere expandir la actividad a una nueva región y es necesaria esa sede para mejorar el servicio, etc. Pero indistintamente del motivo, una empresa debe considerar siempre que existirán nuevos costes y riesgos asociados al verse modificada, internamente, la logística, el proceso de toma de decisiones, etc. Por todo ello, la utilización de un software gestión o sistema de información eficaz, que nos permita gestionar todos los procedimientos, toma especial relevancia.
Dentro de los frentes a tratar podemos destacar:

• Control de stocks en su vertiente más pura: qué mercancía tengo en qué sede, cómo voy a comprar (de forma centralizada o distribuida), cuánto tengo que comprar, dónde y cómo la tengo que enviar, etc. Es decir, lo relacionado con los aprovisionamientos ya que debemos considerar que no por duplicar en nº de centros, debemos duplicar la inversión en stocks de la empresa. A su vez, estos aprovisionamientos tendremos que redistribuirlos internamente y, por tanto, la logística de traspasos y repartos internos es relevante.
• Complejidad en los procesos. Al abrir varios centros y/o almacenes es habitual que, internamente, quiera darse un tratamiento diferente a estos sobre el resto de otras entidades (clientes y proveedores) pero al mismo tiempo pueden funcionar como ellos, ya que tendremos que enviarles mercancía y recibirla de ellos. Por tanto, es importante establecer un procedimiento que sin que sea complejo para operarios o peones, permita establecer internamente esa clara diferenciación.
• Descentralización de tareas y toma de decisiones: cuando abrimos nuevos centros, es inevitable que se dupliquen ciertos trabajos. No obstante, y dependiendo de la singularidad de cada negocio, puede ser algo deseado o a evitar. Pongamos un ejemplo: si tengo varias tiendas, podría ser importante para mí que cada responsable de tienda sea el responsable del surtido de productos y de las compras de cada centro. O, por el contrario, podría darse el caso que sea personal de la central quien elija y mantenga el surtido de las tiendas siendo el personal de las tiendas meros dependientes de atención al público. Ambos casos, que pueden llegar incluso a coexistir, hacen que la toma de decisiones dentro del negocio sea un claro factor diferencial para el mismo y, por tanto, debe haber una herramienta que lo respalde.
• Control. Ante este entorno que se plantea, es importante disponer de herramientas que  nos permitan establecer un control de procedimientos de forma que no se duplique trabajo, que se homogenice, etc. Por ello, una buena gestión de usuarios en el sistema de información es crítico para ello.
• Información: finalmente, que no lo menos importante, el acceso a la información. Poder obtener informes de análisis de venta, control de costes, cuentas de explotación por centro, etc. es imprescindible para la toma de decisiones.

Estas son, según nuestra experiencia, las principales problemáticas que puede encontrar la apertura de nuevos centros o almacenes y que, por tanto, hemos trabajado especialmente en nuestros aplicativos.

Cuando hablamos de un Sistema Multiempresa, coloquialmente nos referimos a un ERP con el que poder gestionar distintas empresas, desde una mera perspectiva contable, sin entender bien las implicaciones que ello tiene.

El sistema Multiempresa que hemos desarrollado en Axos Soluciones lo planteamos desde el inicio como un Multiempresa “real�, entendiendo que cada empresa no es un departamento estanco sino que es transparente a todos los usuarios aunque mantiene sus propias implicaciones intraempresas (contables, logísticas, etc.), completamente distintitas para cada negocio.

Detallemos a continuación varios de los objetivos que nos plantearon los clientes y hemos conseguido cubrir en Axos Visual… expongamos su visión:

Perspectiva de Dato único: para mi grupo de empresas, habitualmente los clientes, artículos, proveedores, formas de pago, etc. son tablas comunes que quiero compartir para evitar el mantenimiento múltiple aunque, a la hora de obtener información del sistema, quiero poder diferenciarla (o no) desde la perspectiva de un única empresa.

Logística e inventarios: este es el punto crítico en gran parte de los casos en los entornos de distribución y que, rarísima vez, acaban de cubrir otros aplicativos ERP. En Axos Visual lo planteamos desde distintas vertientes:

• Monoalmacén:  cuando tengo stock de un producto que he comprado desde la empresa A, se nos da frecuentementeel caso de tener que venderlo desde otra empresa B. No obstante, es necesario controlar esta causística ya que, internamente, debe controlarse la facturación de género de la empresa A á B para que, siempre hablando desde la teoría, esta empresa B lo pueda vender ya que teóricamente no tiene stock.
• Multialmacén: si en mi almacén no tengo género, puede interesarme realizar un traspaso desde otro de los almacenes de mi grupo. No obstante, y otra vez de forma teórica, no es lo mismo que ese traspaso proceda de un almacén de la misma empresa o de otra. A su vez, yo podría desear que a un cliente de una de mis empresas, se le sirva género desde otra, directamente, sin que pase por las instalaciones de la primera. En estos casos, y como en el caso anterior, deberá existir un documento factura intraempresas que, obviamente, se emitirá de forma automática y transparentemente al usuario que realiza las operaciones de almacén.

Obviamente y en la línea del 100% de los ERPs del mercado, la gestión de distintas contabilidades y su consolidación. No obstante lo hemos implementado con una con una clara diferenciación: los estados consolidados no son un fin, sino un medio para la obtención de la información. Es decir, cuando sacamos el extracto de un cliente, el balance o la cuenta de explotación de nuestro grupo de empresas, como norma queremos analizado de forma consolidada. Y, una vez vista la situación general, comenzaremos a investigar qué pasa en una empresa u otra.

Y para finalizar, la gestión de usuarios y privilegios de acceso, donde determinaré qué usuarios operan en una única empresa o en varias.