No obstante, existe otro grupo de sectores donde esto no es así y cuya gestión sin las alternativas de modelos, tallas y colores, etc. sería imposible. Principalmente sectores como el de textil, calzado, mobiliario, etc. o, más recientemente, otros sectores como importadores.
Para poder adaptar la aplicación a esta problemática, son varias las herramientas que hemos implementado en el aplicativo ERP Axos Visual. De entre ellas, podemos destacar:

Gestión de gamas de producto: un grupo de artículos que tenga colores, pueden trabajar, por ejemplo, con una paleta de colores completamente diferente a otro modelo. O con un sistema de medidas distinto. Por tanto, el primer paso es definir las gamas o atributos del producto para, posteriormente, asignárselas al modelo.

Alta de Modelos y Artículos. Desde el modelo podré gestionar el mantenimiento de los artículos. Con ello nos referimos:

• Alta masiva de los artículos: simplemente seleccionando las tallas y los colores mediante un check-list, la aplicación dará de alta todos los artículos de ese modelo de forma independiente.
• Sistema de gestión de precios: precios independientes por referencia, mismo precio para los productos por “Tallas”, mismo precio por “Color” o mismo precio por modelo.
• Gestión de ofertas para que, la combinación de referencias de ese modelo, tengan precios especiales u ofertas asociadas.

Asistente para el alta de pedidos y albaranes de compra: al dar de alta un pedido o albarán a un proveedor, este se puede hacer de forma individual (por referencia) o mediante los modelos. En este segundo caso, se abrirá un asistente desde el que podremos ir seleccionando aquellas tallas que queremos pedir junto con sus colores para que la introducción de líneas se haga de forma masiva. Así mismo, podríamos dar de alta automáticamente aquellos productos nuevos para proceder a su pedido.

Asistente de alta de pedidos de venta. Al igual que en el caso anterior, podrían hacerse pedidos y albaranes de venta mediante el asistente de introducción de líneas.

Analítica: todos los informes de producto, podrían obtenerse tanto a nivel de producto como de modelo de forma que, las estadísticas (consumos por cliente, ventas por vendedor, etc.) se presentaran bajo esta perspectiva.

Como ya se ha comentado tantas veces, Axos Soluciones es una empresa especializada en proyectos de consultoría y desarrollo de software para sectores intensivos en distribución. El primero objetivos que nos marcamos al estandarizar el desarrollo que permitiera a las pymes acceder a un potente software pero con costes asequibles, fue el ERP. Su misión es cubrir las necesidades específicas del almacén, stocks, tarifas, logística, administración, etc. típicas en las empresas de distribución.
Desde el origen de Axos Soluciones, la idea de desarrollar el ERP siempre estuvo íntimamente relacionada con el desarrollo de diversas herramientas comerciales que potenciaran la competitividad de la pyme. Entre ellas, el pilar básico es el CRM (que traduciendo sus siglas al castellano, significa “Gestión de Relaciones con Clinetes”). Desde una perspectiva puramente comercial la herramienta CRM debe servir para:

• Captar nuevos clientes.
• Vender nuevos productos a los clientes actuales.

Este módulo está desarrollado sobre 4 puntos:

• Cuenta. A diferencia de en el ERP, en CRM trabajamos sobre una base de potenciales clientes: las cuentas. Es importante realizar una buena cualificación de la cuenta para poder explotar la base de datos en futuras acciones comerciales: definición de intereses, consumos, procedencia, competencia, etc. son datos de gran importancia para la empresa.
• Oportunidad, que hace referencia al estado del cliente dentro del ciclo de la venta. En el momento en que una cuenta demuestra un interés por algún producto o servicio de nuestra empresa entendemos que nace esta oportunidad y, comenzarán una serie de acciones que deben estar encaminadas a que esa posible venta se materialice. Esas actividades o flujo de trabajo debería estar definido en el CRM y nos permitirá, analizando la información de forma agregada sobre una gran base de oportunidades, cómo se comportan los clientes, cómo de efectivo es nuestro proceso de venta, previsiones de venta, etc.
• Segmentaciones y Campañas: con el fin de levantar nuevas oportunidades, es importante la realización de campañas de venta, promocionales, etc que podrán ejecutarse, analizarse y ver el % de aceptación de la campaña. Estas campañas son un conjunto de acciones que pueden ser efectuadas por una única persona o por distintos perfiles y canales dentro de la empresa (e-mailing, televenta, comercial, etc) a fin de maximizar su beneficio. No obstante, y en la misma línea, estás campañas deben realizarse a medida de cada cliente y por tanto definimos las segmentaciones: agrupaciones de clientes en base a un criterio común (una zona geográfica, un competidor común, etc).
• Actividades y Agenda. Las actividades son aquellas tareas que realizamos con cada cuenta en el proceso de venta y que, según sus orden cronológico, nos podrán ayudar a definir el estado de la oportunidad. Es importante que estas acciones estén coordinadas y se ejecuten tanto en forma como en plazo. Para ello, todo operador de CRM cuenta con la herramienta de la agenda comercial en la que cada pueda planificar su trabajo y registrar el total de información intercambiada con el cliente.

Por ello, hemos desarrollado entorno al ERP Axos Visual una serie de aplicaciones comerciales que ayudan a abarcar el total de las necesidades de la empresa de distribución:

TPV es el módulo para la gestión de venta de mostrador, es decir, lo que se utilizará en aquellas empresas que tengan venta al detalle mediante tiendas o cash. Su objetivo es, de forma ágil, rápida y sencilla de usar, permitir a la persona de caja dar toda la información posible al cliente sobre los productos y precios pero siempre de forma controlada.

Módulo Web. Más que hablar de un módulo orientado a la venta a clientes nuevos (tienda on-line) lo consideramos un portal para mejorar la relación con los clientes. Mediante esta intranet que se ofrece, un cliente puede aceptar un presupuesto, descargarse una factura, consultar sus precios y stocks para hacer un pedido, ver su catálogo personalizado en base al histórico de consumos, etc.

CRM: esta herramienta sirve para la gestión coordinada de equipos comerciales, ya sean de telemarketing como vendedores presenciales. Con él, todos los usuarios tienen una agenda con la que ir registrando la información relevante del cliente que, a diferencia de gestión, puede ser real o potencial. A su vez, gracias a las segmentaciones de grupos de clientes por intereses, pueden desarrollarse campañas de venta, e-mailig, faxing, etc. siempre desde la misma aplicación.

Soluciones de movilidad. Por diversos motivos (cada vez estamos más tiempo fuera de la oficina, necesitamos dar una respuesta rápida al cliente, coste de los dispositivos y tecnologías…) estas herramientas están teniendo gran éxito en el entorno de distribución. Por ello, y observando las dispares necesidades de nuestros clientes, hemos desarrollado 2 soluciones:

• PDA: toma de pedidos, consulta de agenda y gestión de cobros siempre adaptados al “limitado” interface de la PDA y ayudándose del sistema de códigos de barras.
• CRM Local: trabajo sobre un ultraportatil para, posteriormente, sincronizarse contra la central. Toma de pedidos, emisión de presupuestos, cualificación del cliente, etc. pueden hacerse de forma off-line y en presencia del cliente para posteriormente volcar toda la información en el momento de recuperar la conectividad.

Cuando hablamos de un Sistema Multiempresa, coloquialmente nos referimos a un ERP con el que poder gestionar distintas empresas, desde una mera perspectiva contable, sin entender bien las implicaciones que ello tiene.

El sistema Multiempresa que hemos desarrollado en Axos Soluciones lo planteamos desde el inicio como un Multiempresa “real”, entendiendo que cada empresa no es un departamento estanco sino que es transparente a todos los usuarios aunque mantiene sus propias implicaciones intraempresas (contables, logísticas, etc.), completamente distintitas para cada negocio.

Detallemos a continuación varios de los objetivos que nos plantearon los clientes y hemos conseguido cubrir en Axos Visual… expongamos su visión:

Perspectiva de Dato único: para mi grupo de empresas, habitualmente los clientes, artículos, proveedores, formas de pago, etc. son tablas comunes que quiero compartir para evitar el mantenimiento múltiple aunque, a la hora de obtener información del sistema, quiero poder diferenciarla (o no) desde la perspectiva de un única empresa.

Logística e inventarios: este es el punto crítico en gran parte de los casos en los entornos de distribución y que, rarísima vez, acaban de cubrir otros aplicativos ERP. En Axos Visual lo planteamos desde distintas vertientes:

• Monoalmacén:  cuando tengo stock de un producto que he comprado desde la empresa A, se nos da frecuentementeel caso de tener que venderlo desde otra empresa B. No obstante, es necesario controlar esta causística ya que, internamente, debe controlarse la facturación de género de la empresa A á B para que, siempre hablando desde la teoría, esta empresa B lo pueda vender ya que teóricamente no tiene stock.
• Multialmacén: si en mi almacén no tengo género, puede interesarme realizar un traspaso desde otro de los almacenes de mi grupo. No obstante, y otra vez de forma teórica, no es lo mismo que ese traspaso proceda de un almacén de la misma empresa o de otra. A su vez, yo podría desear que a un cliente de una de mis empresas, se le sirva género desde otra, directamente, sin que pase por las instalaciones de la primera. En estos casos, y como en el caso anterior, deberá existir un documento factura intraempresas que, obviamente, se emitirá de forma automática y transparentemente al usuario que realiza las operaciones de almacén.

Obviamente y en la línea del 100% de los ERPs del mercado, la gestión de distintas contabilidades y su consolidación. No obstante lo hemos implementado con una con una clara diferenciación: los estados consolidados no son un fin, sino un medio para la obtención de la información. Es decir, cuando sacamos el extracto de un cliente, el balance o la cuenta de explotación de nuestro grupo de empresas, como norma queremos analizado de forma consolidada. Y, una vez vista la situación general, comenzaremos a investigar qué pasa en una empresa u otra.

Y para finalizar, la gestión de usuarios y privilegios de acceso, donde determinaré qué usuarios operan en una única empresa o en varias.

• Permite un control óptimo de los stocks: existen diversas herramientas como los stocks mínimos/máximos o los óptimos de rotación que nos ayudarán a optimizar nuestra inversión en stocks al mismo tiempo que garantizar los plazos de servicio a nuestros clientes.
• A su vez, y dada la dimensión media de los almacenes canarios, no sólo permite optimizar la inversión en stocks, sino todos los procesos relacionados con la recepción de género, inventarios permanentes, preparación de pedidos mediante control de ubicaciones, soluciones de PDA de almacén, etc.
• Permite controlar un gran número de variables como los costes logísticos, que en gran parte de los casos, pueden representar grandes incrementos en el coste final del producto, los plazos de recepción y estado de pedidos a proveedor, etc.
• Agiliza el control de compras/ventas/compras ya que, por ejemplo, el poder controlar no sólo las compras al proveedor más barato, sino al más rápido o al de menor unidad de compra, puede ayudarnos a dar, en un tiempo razonable, una solución a los pedidos de nuestros clientes.
• Nos ofrece un gran abanico de herramientas comerciales, indistintamente de las estrategias comerciales que utilicemos: venta al público con las soluciones TPV o venta a través del equipo comercial mediante las herramientas de Movilidad o CRM, apoyo comercial mediante herramientas de e-commerce, etc.
• Como fabricantes de nuestras soluciones, podemos abordar cuantos desarrollos sean necesarios para garantizar el éxito de nuestras implantaciones al solventar las peculiaridades de cada empresa lo cual es ciertamente complejo cuando nos encontramos ante un distribuidor que simplemente implanta una solución de terceros.
• Y, obviamente, todo lo relacionado con las peculiaridades contables y fiscales canarias.

Por todo ello, muchas empresas canarias de diferentes sectores (papelería, bisutería, ferretería…), ya se han decantado por nuestra solución Axos Visual en el mercado Canario y es uno de los principales focos de interés comercial para Axos Soluciones.

El principal problema que nos encontramos a la hora obtener información de un ERP es, digamos, técnico: las bases de datos de un ERP están pensadas para el control de los procesos de negocio mientras que las herramientas destinadas analizar la información ( las de BI /  Business Intelicgence) requieren de estructuras específicas a tal fin. Teniendo esto claro, parece evidente que es necesario crear nuevas bases de datos (datamart o datawarehouse según su dimensión) que se actualicen desde el ERP pero que tengan una estructura diferente.

Ahora bien: ¿qué debo tener en cuenta para analizar mi empresa? Pues depende de la información que queramos obtener. Para ello es importante analizarla desde 2 prismas:

• Nivel Estratégico vs. Nivel Operacional. Hay muchas formas de mirar los datos de una empresa. Tanto formas como perfiles o personas que los van a analizar. Desde un punto de vista ejecutivo (gerente), un análisis estratégico (analizar la tendencia en la calidad y/o rentabilidad de los clientes nuevos) tiene sentido, mientras que a nivel departamental cobra más importancia el análisis operacional (la carga de trabajo que hay en almacén). Por tanto, un análisis estratégico consiste generalmente en descubrir tendencias, comparaciones de datos en diferentes ejercicios, segmentaciones de clientes, etc. y normalmente requiere de métricas mucho más elaboradas que las operacionales (medias, modelos probabilísticos, etc). Mientras, un análisis operacional consiste en ver qué está pasando en el día a día de la empresa: cuantos nuevos clientes se han dado de alta en un determinado dia, cuantas llamadas se han respondido en una determinada semana en un sistema CRM,…..
• Dimensiones y Métricas. Todo tipo de análisis que se quiera realizar parte, básicamente, de estudiar según unos determinados conceptos (métricas) aquello que es importante para mí (dimensiones). Por ejemplo, puedes querer analizar la “calidad” (métrica) de un cliente o grupo de clientes (dimensiones). Para crear cualquier datawarehouse o datamart es esencial tener claro, antes de empezar, cuáles van a ser las dimensiones y las métricas que se necesitan analizar.

A diferencia de en otras áreas, y especialmente para el mundo de la PYME, toma especial importancia el verdadero conocimiento sectorial del consultor / asesor / técnico: no sólo es importante la toma de datos como en el análisis de la las necesidades del cliente, si no que en muchas ocasiones este podrá mostrar nuevas herramientas de análisis para que se analice un negocio.

Es decir, al buscar servicios relacionados con BI no se debe pretender (ni ofrecer por parte de la empresa prestadora) buscar una respuesta sobre qué se debe o no hacer (como en otros aspectos del mundo “fabuloso mundo del software re gestión” que muchos lo quieren vender) sino qué factores son importantes para analizar o como establecer criterios para conocer mejor mi negocio y si mejora o no la salud de mi empresa

El Programa se orienta a:

1. Mejorar el servicio a los clientes actuales de Axos Soluciones.
2. Ofrecer al  canal una herramienta competitiva para posicionarse en el mercado y conseguir retornos con bajos costes.
3. Desarrollar un nuevo canal que ayude a difundir la imagen de Axos Soluciones a lo largo del heterogéneo tejido empresarial español.

Axos Channel Programme tiene 3 categorías en función del nivel de implicación entre la prestación de servicios de Axos Soluciones a la Empresa Cliente.

• Reseller: Es el primer nivel certificación en Axos Channel Programme. Una vez registrados, los Resellers tienen acceso total a la venta de productos, módulos y servicios desarrollados por Axos Soluciones.
• Distribuidor: El Distribuidor trabaja más estrechamente con la Empresa Cliente y comienza a interactuar con él mas allá de la firma contrato comercial (implantación, formación, parametrización, etc.).
• Consultor: Es el último nivel del Axos Channel Programme. Su estrecha relación con la Empresa Cliente y con Axos Soluciones viene garantizada por la infraestructura que esta empresa debe aportar al Axos Channel Programme.

Con este planteamiento hemos intentado cubrir los diferentes perfiles que hemos encontrado hasta el momento. No obstante, desde Axos Soluciones estamos abiertos a establecer cualquier otro tipo de colaboraciones empresariales con empresas del sector.

Hoy, en el 2008, son 2 las soluciones que tenemos para el trabajo en movilidad:

• PDA Comercial: Este módulo tiene una clara orientación hacia sectores donde el plazo de servicio es un factor clave en la decisión de compra (suministro de material de oficina, por ejemplo). La solución es completamente on-line. Es decir, el comercial va a un cliente con su terminal, toma los pedidos en tiempo real (visualizando stocks, precios, etc.) y al aceptar comienza instantáneamente el proceso de la preparación del pedido. Su resultado objetivo es que se gana un día de servicio ya que, tradicionalmente y antes de implantar este tipo de aplicaciones, era el propio comercial quien llevaba el pedido en mano al día siguiente a la oficina. Otro beneficio inmediato es que al trabajar con stocks reales, no sólo se mejora el plazo de servicio estándar, sino el real: cuando un cliente solicite una mercancía al comercial podrá consultar si está o no en stock y, en caso contrario, podrá ofrecer otro producto sustitutivo al cliente mejorándose así el servicio de la empresa.
• TRABAJO LOCAL: La segunda solución se orienta principalmente a sectores donde el plazo de servicio no es crítico, pero sí lo son otros factores  como, por ejemplo, la imagen del producto. En esos casos, el comercial suele presentar novedades y, por tanto, tiene necesidad oportunidad de sentarse con el cliente, abrir el portátil (impensable en otros sectores) e ir enseñándole las fotos de los productos según trabaje. También se da el caso en que el comercial suele estar un tiempo mayor fuera de la oficina (plantear rutas de mayor amplitud geográfica) y ante problemas de cobertura se ve obligado a trabajar en local para, posteriormente, sincronizarse con la central. En este caso y gracias a la plataforma que utiliza (Portatil vs. PDA) lleva una carga de datos en local (Módulo de CRM) pudiendo, no sólo gestionar clientes reales y potenciales, sino hacer presupuestos, pedidos, registrar actividades comerciales, ejecutar campañas, etc. Es decir: dota de mucha mayor autonomía a la fuerza de ventas para efectuar todas las tareas necesarias y garantiza la no duplicidad de tareas mediante la sincronización de pedidos, datos de clientes, etc.

Ahora bien: cada empresa tiene necesidades distintas, un personal con mayor o menor grado de aversión a la tecnología y unos procedimientos internos donde la movilidad puede suponer mayor beneficio. Por tanto, antes de dejarse llevar por esta “moda” de trabajar en movilidad, es necesario definir claramente las metas y objetivos a alcanzar con dichas soluciones.

Cuando una nueva empresa decide implantar una de nuestras soluciones, siempre la primera fase de la implantación es hacerle una presentación formal sobre qué es Axos Soluciones, cómo estamos organizados, dónde debe o puede acudir al haber algún problema, etc.

En Axos Soluciones estamos estructurados en 3 áreas funcionales, divididas por criterios de conocimiento y/u orientación:

Comercial: obviamente, esta fase ya la ha conocido el cliente que ha implantado, aunque sólo sea de una función muy concreta: la venta. Lo fundamental de este departamento es la clara orientación hacia el exterior de la empresa y la prestación de servicios a potenciales clientes. Las distintas funciones que desarrollan son:

• La venta (obvio!). Pero con ello no nos referimos al hecho de “vender” la implantación, si no que va mucho más allá. Son al menos 2 personas las que siempre tienen contacto con el cliente, un gestor comercial telefónico y un consultor comercial. Estas 2 personas están continuamente informadas sobre la evolución de la implantación del cliente, siendo siempre un pilar de referencia en la implantación, tanto para los clientes como para el equipo que realiza la implantación.
• Consultoría Técnica: cuando nuestros clientes nos demandan nuevos desarrollos, es el consultor comercial con quien debe contactar a fin de definir las nuevas funcionalidades de software perseguidas. A su vez, este debe tener una estrecha relación con el Dpto. Técnico para garantizar la viabilidad de los proyectos.
• Consultoría de procesos: cuando un cliente quiere optimizar sus procedimientos internos y establecer un sistema de mejora continúa, es el personal de esta área, quién brinda los servicios. Su constante contacto con el mercado hacen que sea amplio el profundo el conocimiento del aplicativo (y las posibles alternativas de su parametrización) así como de los procesos internos de los clientes reales y potenciales.
• Desarrollo de Negocio: la captación distribuidores o el desarrollo del canal es un punto importante en la estrategia de Axos Soluciones para los próximos años y se efectúa por personal de esta área funcional.

Soporte e Implantaciones. En esta área englobamos tareas muy dispares pero que parten de un factor común: pare efectuar todas ellas es necesario tener un profundo conocimeinto de los clientes y de su problemática.

• Implantaciones: Como comentábamos inicialmente, el primer paso de la implantación es explicarle al cliente el funcionamiento de la misma, los pasos a seguir, los departamentos de los que Axos Soluciones consta… Ésta labor la realiza un Responsable de Implantaciones de este área. A su vez, en éste área se desarrollan todos los servicios de implantación como la migración de datos, instalación, personalización de informes, formación, etc.
• Soporte: Resolver las posibles consultas reportadas por el cliente ya sean vía soporte on-line como telefónicas. Sabemos la importancia con los clientes y
• Validación: todos los desarrollos incorporados a Axos Visual pasan por este departamento. Sus integrantes juegan una doble ventaja: conocen el funcionamiento del aplicativo y, a su vez, conocen perfectamente la problemática de los clientes con quienes se comunican a diario. La validación y la calidad del software son puntos tremendamente importantes.
• Documentación: una vez los desarrollos son validados, hay que reflejar su funcionalidad en los manuales de nuestras soluciones. Aunque sea la labor menos gratificante para la persona que lo realiza, somos conscientes de su importancia de cara al usuario final de nuestra soluciones , por ello, intentamos que sean un fiel reflejo de las funcionalidades del sistema.

Desarrollo: en desarrollo englobamos la parte más técnica de la empresa. Es decir, el personal de esta área tiene perfil de “programador” y puede acceder a las fuentes de la aplicación para su análisis y desarrollo. Sus labores principales son:

• Desarrollo de la aplicación: introducción de las continuas mejoras que las soluciones de Axos Visual sufren ya sea para un desarrollo puntual de un cliente o como una mejora para el estándar y que se repercutirá al total de los usuarios. Esta labor la realiza de forma coordinada con los consultores comerciales, ya que son estos quienes mantienen línea directa con los clientes.
• Soporte de Segundo Nivel: cuando se detecta una incidencia, para la resolución de una consulta, o es necesario entrar en las fuentes del aplicativo, es el personal de este departamento quién lo efectúa.

Básicamente, estas son las principales funciones que se cubren en Axos Soluciones y sus responsables.

• Contar con un sistema de información que me permita, en todo momento, disponer de información y conocer el estado de las compras, ventas a los asociados, situación de tesorería, etc.
• Un sistema que no permita brindar servicios a los asociados y descargue de tareas administrativas a los mismos. Por ejemplo, un mantenimiento centralizado de artículos, condiciones de compras con proveedores, ofertas… o incluso el mantenimiento de los contenidos web.
• Por otro, tener un sistema que nos ayude e reducir a la mínima expresión las labores administrativas (como mantenimiento de datos de consumos de los asociados) o el flujo habitual de compra/venta. Es decir, un sistema que nos ayude a alcanzar un alto grado de integración virtual con cliente y proveedores.

Pero ahora bien, cada grupo o central tiene un objetivo distinto. Y en este objetivo, en su valor diferencial, es donde alberga su ventaja competitiva.

En Axos Soluciones tenemos experiencia en 3 tipos de implantaciones en este ámbito que, según la cohesión de los asociados y la complejidad de la solución informática que requieren, podemos ordenarlas de la siguiente manera:

• Centrales de Compra que tienen como único objetivo cerrar negociaciones beneficiosas para sus asociados. En este caso, su principal necesidad es disponer de la información de consumos de los asociados para poder negociar con los fabricantes. A nivel funcional, hay que definir un sistema que permita importar la información de los asociados. En este tipo de centrales también puede concentrarse otro tipo de servicios a los asociados como mantenimiento de las bases de datos de artículos o las webs para los asociados, siendo estos los principales casos o funcionalidades que encontramos.
• Centrales de Compra con servicio de facturación centralizada. Además de lo planteado en el punto anterior, todos los pedidos de los asociados pasan por la central, donde se unifican y se envían al proveedor quien debe servir a los asociados o, en algunos, casos al cliente final. En este caso, dado que la carga administrativa puede ser importante (el número de documentos y líneas que se pasan cada día por la central es muy elevado) la integración virtual toma una gran importancia. Es decir, implementar una solución que permita de forma ágil gestionar el tráfico de documentos de la forma más automatizada posible. En este caso, la gestión de tesorería también es importante ya que, habitualmente, la central se ve obligada a cumplir con sus pagos ante los proveedores pero, al no poder dejar de servir a sus asociados (salvo en casos extremos) suele tener grandes variaciones de tesorería.
• Por último estaría el almacén central que montan distintos asociados. En este caso, la integración entre los aplicativos debe ser total y, a diferencia de los casos anteriores donde es mucho más difícil, es importante, para garantizar la perfecta integración, que todos los socios cuenten con el mismo software.