En el software de gestión Axos Visual diseñado para secores de distribción, intentamos establecer un sistema ágil y automatizado de las mismas. Analicémoslo desde distintas perspectivas:

Definición de las tarifas: las tarifas de la aplicación pueden definirse de varias formas:

• Partiendo de un coste (ponderado, neto, último, composición, etc.) y aplicándole un margen. A su vez, se puede estipular que este margen lleva “Calculo automática” para que, si cambia el precio de coste, se recacule el precio de venta.

• Introduciendo directamente el precio de venta de forma manual. Esto es habitual para aquellos artículos definidos como “gancho” en que, sabemos, los clientes siempre nos comparan por el precio.

• Partiendo de otra tarifa: Podemos decir, por ejemplo, que la tarifa 2 es como la 1 pero con un 10% de descuento. En estos casos, es habitual tener todas las tarifas enlazadas con descuentos y con cálculo automático para que, cambiando el precio de partida de la tarifa 1, los precios de las otras tarifas se recalculen automáticamente.

• Escalados por cantidad: a nivel de cata tarifa e pueden definir hasta 8 escalados por cantidad a fin de que, a un cliente que se le ha asignado una tarifa, dependiendo del volumen del pedido, se le aplique un precio u otro.

Estas tarifas están identificadas con los “niveles de precios”. Es decir, es habitual tener, por ejemplo, 3 tarifas: una cara, otramedia y una tercera barata y con los precios muy estudiados. Ahora bien, ¿qué tarifa debemos asignarle al cliente?. Pues dependerá de sus intereses pero la filosofía es siempre la misma: ajustar precios donde más consumo haga y, donde no, aplicar márgenes superiores. Esto se hace con la siguiente definición en el cliente:

• Al cliente se le establece una tarifa general con algún descuento. Es habitual que esta sea una de las tarifas más caras ya que será el precio que se le de para los artículos o familias que no se han negociado explícitamente.

• Excepciones por familias de productos: cuando un cliente tiene special interés por algún tipo de producto (familia), lo que podemos hacer es, o bien darle un descuento especial para esa familia o, directamente, cambiarlo de tarifa a una inferior.

• Precios especiales: podremos pactar un precio especial o descuento especial para el cliente y con un periodo de vigencia.

• Por último, las ofertas. Puede darse el caso de que al cliente le enviemos por e-mail, por ejemplo, las ofertas y promociones mensuales. Si es así, diremos que se le apliquen los precios de oferta y, si no, podemos decir que estos precios no se le apliquen.

Cabe destacar que esta gestión siempre puede hacerse de forma global para un grupo de clientes. Un ejemplo serían una franquicia o una cadena hotelera: yo negocio con la central unos precios y estos se aplicarán a todos los socios (que, para la aplicación, son fichas de clientes distintas al tener distintos CIF asociados).

Cuando damos de alta un cliente en el ERP, uno de los datos de los datos que nos pide son las direcciones, pudiendo categorizarlas en:

• Dirección Fiscal.
• Dirección de Facturación o Correspondencia.
• Dirección (una o varias) de entrega de la mercancía.

En estos últimos casos, y a fin de agilizar la posterior generación de los repartos o expediciones, existen varios parámetros:

• Ruta de reparto, que identifica la zona.
• Orden de reparto en la ruta: es habitual que por que cuando salgamos a repartir con nuestros propios medios a una zona (ruta) determinada,  siempre sigamos el mismo camino. Por ello, podemos clasificar el orden de las direcciones de entrega de los clientes para que los repartos nos salgan ordenados según este criterio.
• Pedido mínimo. Como comentábamos antes, un cliente puede tener múltiples direcciones de envío quedando unas más próximas que otras y, por tanto, se podrán establecer múltiples distintos importes mínimos de pedido por cada una de las direcciones.

A su vez, en las rutas de reparto, indicaremos qué repartido o agencia trabaja en esa ruta. Por ejemplo, el reparto de mi provincia se reparte con el repartidor propio y el del resto de España, por agencia.
Con estos datos configuramos y cuando queremos generar el reparto, la aplicación tiene en cuenta tanto lo que hay que entregar (albaranes) como las notas de recogida, que en el software Axos Visual son contempladas como pedidos negativos.

Al generar el reparto o expedición, lo primero que nos pide es que identifiquemos el rango. Es decir, si por ejemplo viene la agencia a buscar los bultos que quiere llevarse, podremos sacar sólo las notas que ya tiene asignadas bien por la dirección de entrega a la que van o porque, manualmente, se le han asignado. En caso de que fuera un reparto total, lo primero que nos hace el proceso es una división por repartidos/agencia para poder equilibrar la carga de reparto de cada uno de ellos. Eso lo haremos mediante el proceso de asignación de entregas a cada repartidor.

Por último, podremos imprimir los deiferentes informes de reparto (en caso de ser reparto propio la información será distinta a si es por agencia) así como las notas relacionadas (albaranes, facturas, etc) para que se lleve el repartidor.

• Desarrollo de software de gestión estándar para empresas de distribución: como comentábamos, analizamos los desarrollos de software desde una perspectiva estándar. Es decir, con del desarrollo de software intentamos cubrir el grueso de la problemática del cliente pero con la finalidad de que pueda ser utilizable por otros clientes lo que necesariamente implica que no se llega a cubrir el 100% de la problemática planteada por el cliente.
• Desarrollo de software a medida: en este caso, utilizamos el desarrollo de software Axos Visual como núcleo básico para, según las necesidades del cliente, proceder al desarrollo  de software a medida que, en este caso, cubra al 100% la problemática específica del cliente mediante el desarrollo de un nuevo módulo e software.
• Desarrollo de software web. No lo englobamos en el punto anterior porque este tipo de desarrollo de software no está integrado en la aplicación Axos Visual, sino que son desarrollos de software más orientados a web que a la propia gestión interna de la empresa. Un ejemplo de ello podría ser un gestor de contenidos para la publicación de ofertas o enlaces dinámicos, una pequeña base de datos de documentos, etc.

Con estas líneas de desarrollo de software, diferenciamos nuestra aplicación Axos Visual del resto de las aplicaciones del mercado ya que, más allá de ser un aplicativo estándar, siempre intentamos mejorar nuestros desarrollos de software para cubrir las nuevas problemáticas que las pymes de distribución se encuentran en su día a día.

En el programa de gestión para distribución Axos Visual, esta funcionalidad es tan sencilla como desde el pedido de venta del cliente final, lanzar la opción de “Pasar a Pedido de Compra”. En este caso:

• Lo primero que hace la aplicación es preguntarnos si queremos que la dirección de entrega sea la del distribuidor (la propia de la empresa o almacén de la empresa) o la del cliente final.
• Por otro lado, nos pide confirmación de si queremos pasar a compras todos los artículos/cantidad del pedido de venta o sólo de aquellos productos que de los que no tenga stock.
• En ambos casos, se generará un documento de compra que, directamente, podremos enviar por e-mail al proveedor seleccionado.

Cabe destacar que los precios de compra de este documento pueden venir originados por:

• Los precios de tarifa de compra habituales en los que la aplicación recalculará el precio de compra del producto según las condiciones de la tarifa y los descuentos por familias o precios especiales.
• En ciertos casos, también puede ocurrir que se haya llegado a un acuerdo especial con el proveedor para las ventas a un cliente en concreto. Es decir, se llega se pacta con el proveedor que todas las operaciones de ese cliente tengan un precio especial tanto para el cliente (en ventas) como en compras (a fin de llevarse la operación, la reducción de márgenes se reparte así entre cliente y proveedor).

Posteriormente, y una vez realizada la entrega, es tan fácil como ir al pedido y decir que ya ha sido entregado (generar un albarán del documento).

En el software de gestión Axos Visual, y según la experiencia que nos han transmitido los clientes, son múltiples las posibilidades que se ofrecen para que esta repoisicón se ágil y automatizada. Por ello, cuando sacamos una propuesta de necesidades desde la aplicación, las posibilidades que nos ofrece son:

• ¿Qué se quiere hacer? En la aplicación Axos Visual, para reponer, existen 2 tipos de propuestas: de compra (para pedir a proveedor) o de reposición (para pedir a otros almacenes de la empresa).
• ¿De qué artículos? Hacer un filtrado precio de los artículos que se quieren reponer: por ejemplo, los de una familia o un almacén concreto (en caso de trabajar con diversos almacenes, también se puede hacer una propuesta global viendo las necesidades de todos los almacenes para hacer un pedido centralizado o para servir en cada uno de los puntos de venta).
• ¿En base a qué? Obviamente, además de proponer los artículos que están pedidos por los clientes y de los que no se dispone mercancía en stock, el ERP Axos Visual propone reponer aquellos que, o bien estén por debajo de un stock mínimo (para ajustarlo a un máximo establecido por el usuario manualmente) o bien por debajo del punto de pedido. Veamos un ejemplo muy básico de este segundo caso: si un artículo tardo en reponerlo 3 días y vendo 5 uds. diarias (se tienen muchos más datos en cuenta para el cálculo pero básicamente esta es la idea), la aplicación me avisa que debo tener en stock 3×5=15 uds. Por tanto, si tengo menos de esa cantidad, me dirá que debería reponer.
• ¿A quién quiero comprar? Es habitual que sean varios lor fabricantes o proveedores que suministren un producto. Por ello, la aplicación me pedirá que introduzca si quiero comprarlo al más barato, al más rápido, al que menor cantidad de compra me exija o al favorito.
• ¿Cuánto debo comprar? Por último, y según lo establecido por el pedido mínimo del proveedor y a nivel interno de la empresa (la cantidad que se quiere compra en cada pedido), la aplicación me dirá cual es la cantidad a comprar de cada referencia.

Este ejemplo, el de las propuestas de compra para empresas de distribución, es sólo una de todas las herramientas que hacen de Axos Visual, un software de gestión especializado en empresas de distribución de los más destacados del mercado.

• Fácil manejo y diseño intuitivo del programa de gestión, tanto a nivel visual como conceptual. Por ejemplo, veamos el ciclo de ventas que está compuesto por presupuesto, pedido de venta, albarán de entrega, factura, reparto y reparación. ¿Por qué complicarlo más?.
• Porque el desarrollo no lo definimos nosotros, sino todas las pymes que tenemos como clientes. Cabe destacar que lo que más sorprende en la aplicación, y siguiendo un poco con el punto anterior, es la familiaridad de la misma. Como siempre decimos a nuestros clientes “En Axos no somos unos tipos raros que nos dedicamos a programar lo que más nos gusta, sino una herramienta de nuestros clientes para que su programa haga lo que ellos quieran”. Es decir, las necesidades de nuestros clientes son lo primero.
• Es más importante el conocimiento del cliente que la propia aplicación. En Axos Soluciones, cuando vamos hacer una instalación del programa en las pymes, no sólo explicamos la aplicación de forma teórica (que hace un botón u otro) sino cómo se puede mejorar en la propia empresa. En Axos tenemos amplia experiencia en sectores de distribución (papelería, ferretería, calzado, juguete, etc.) y queremos ayudar a nuestros clientes a que trabajen mejor de forma que, lo que vemos positivo en una empresa, lo enseñamos a otras para que sean más competitivas.
• Posibilidad de trabajar en las distintas áreas del programa de gestión (Gestión, Contabilidad, Tesorería…) sin necesidad de tener conocimientos técnicos específicos. Por ejemplo, en el caso de la contabilidad, no es necesario saber de contabilidad para poder llevar un control contable ya que la aplicación contabilizará todas las operaciones (ventas, compras, cobros, remesas, pagos, etc.) según la configuración que haga, por ejemplo, el asesor contable e la empresa.
• No queremos que el programa represente un corsé para la pyme, pero tampoco que le sobre programa o haya un exceso de información no necesaria. Por eso, en la implantación, ajustamos la aplicación según las necesidades de cada pyme y, cuando sean necesarias éstas funcionalidades adicionales, simplemente ajustando ciertos parámetros se adapta a las necesidades del cliente.

Por todo ello y muchas otras cosas, consideramos que Axos Visual es un programa de gestión para pymes que, como poco, toda empresa que quiera plantearse un cambio debe conocer… asi que:  ¿A QUÉ ESPERA? ¡CONTACTE CON NOSOTROS!

Estas funcionalidades tienen 2 objetivos diferentes: mientras que la tienda On-Line del ERP está destinada a aumentar la venta mediante la captación de clientes nuevos que pagan con tarjeta de crédito, el objetivo de la intranet de clientes es vender mejor (a los clientes de la empresa) reduciendo los costes administrativos de los mismos.

Entrando en detalle de las funcionalidades de la intranet de clientes integrada con el ERP vemos:

• Datos de cliente: el cliente puede entrar a consultar sus datos (NIF, Dirección Fiscal, etc.) para verificar si son o no correctos.
• Bajar tarifa: donde el cliente podrá descargarse su tarifa personalizada de precios.
• Pedido rápido: cuando un cliente es habitual y se sabe las referencias o tiene delante un catálogo/folleto de productos, mediante esta funcionalidad podrá ir picando el pedido mediante referencia/cantidad. A su vez, podrá ir consultando los precios y disponibilidad, así como las fichas ampliadas de los productos.
• Pedidos tipo. Es habitual que los clientes quieran pedir o reponer la mercancía que pidieron en anteriores ocasiones. Por eso, en esta opción, se les presenta un catálogo personlizado por orden de consumo. Otra alternativa a los pedidos tipo, sería la posibilidad de enlazarlos
• Estado de pedidos: el cliente podrá consultar el estado de sus pedidos así como los plazos de entrega. Cabe destacar que esta información la tendrá siempre en tiempo real.
• Descarga de documentos: los clientes podrán consultar los distintos documentos generados por ellos (presupuestos, pedidos, albaranes y facturas) así como descargarlos en PDF. Destacar en este caso que, por ejemplo en el caso de los presupuestos, podrán acceder a ellos para validarlos.
• Validación de cestas. Ciertos casos, los clientes, necesitan establecer un sistema centralizado de pedidos. Con la web integrada al ERP Axos Visual, se puede configurar a nivel de cliente, qué usuarios pueden hacer pedidos directos o cuáles necesitan que sus pedidos sean validados por un usuario administrador de la central.

Obviamente, desde el mismo instante en que el usuario se registra, los precios que ve son los previamente pactados con él, ya sea a nivel de tarifa, descuento por familia, precio especial y ofertas.

En este vídeo puede verse su funcionamiento con una configuración básica:

• Por tipo de facturación: factura por albarán (factura por entrega), agrupando albaranes (facturación típica de final de mes), por dirección de entrega (para no mezclar en la misma factura mercancía que se ha servido n distintos centros del cliente) o por pedido (para no mezclar en la misma factura mercancía de distintos nº de pedido).
• Según el centro de venta: cuando tenemos distintos puntos de venta, podemos generar la facturación de forma que al cliente se le genere una única factura o una factura por el centro de venta que emitió el albarán.
• Por Vendedor: cuando tenemos distintas líneas de negocio, es habitual contar con la ayuda de diversos vendedores especializados en cada materia. En este caso y a final de mes, al emitir la facturación puede parametrizarse para que se genere por vededor (por línea de negocio) o agrupando todos los albaranes.
• Por categorías: existe una tabla abierta para poder establecer categorías de facturación que se asocien al cliente. Por ejemplo, semanal, quincenal y mensual.

Otros parámetros que se pueden definir, ahora sí, relacionados con la impresión de las faturas son:

• Referencias especiales: para que las facturas salgan codificadas con las propias referencias del cliente.
• Si el cliente admite/requiere facturación electrónica (para su envío masivo desde el ERP).
• Nº de copias que quiere el cliente para su envío por correo. En este punto, cabe destacar que la factura puede llevar 2 direcciones: la fiscal y la de correspondencia (que saldrá impresa en la factura para su envío).

Otros procesos íntimamente relacionados con la facturación son es el reflejo en el software de tesorería para poder desarrollar una correcto seguimiento a los cobros. En este caso, la Parametrización que encontramos hace referencia a:

• Una forma de pago fija por cliente o en función del importe de la factura (funcionalidad especialmente relevante para mayoristas).
• Establecimiento de días de pago fijos del cliente o su periodo vacacional (de no pago).
• Tipo de generación de vencimientos: cuando un cliente, por ejemplo, tiene día de pago 25 y forma de pago giro a 30 días, si se factura a final de mes con fecha del 30, lo normal es darle al cliente 55 días de crédito. Con este sistemas, podrá generarse la factura pero con un vencimiento automatizado para que tome el día de pago más próximo a la fecha de facturación y, en este caso, se generaría un vencimiento en el que diéramos al cliente 25 días de financiación.

Por último, cabe destacar que el proceso de facturación realiza una contabilización directa en el software de contabilidad según las reglas de contabilización, en este caso, definidas a nivel de epresa.

Todos estos parámetros, junto con otros no comentados en esta entrada, son los que hacen que Axos Visual sea una programa de facturación ágil y sencillo, que ayude a reducir la carga administrativa de este proceso.

Entre los principales motivos del cambio, además de continuar con el esfuerzo por mejorar el servicio a nuestros clientes, se encuentran el contar con unas instalaciones más acordes al crecimiento presente( y futuro), de la empresa y el aprovechar las oportunidades que el actual entorno brinda en lo referente al ector inmobliario.

Nuestra Nueva Dirección Comercial así como Domicilio Fiscal será:

C/ Cadmio nº 8.
CP: 28500. Arganda del Rey.
Madrid.

Por último, infomamos que, además del nuevo número de cabecera 902 909 830 desde donde se atenderán tanto las consultas Comerciales como de Soporte, hemos realizado la portabilidad del 914737477, antiguo número que muchos de vosotros tendréis.

A la espera de que estos cambios nos ayuden a prestar un servicio mejor, no podemos dejar agradecer la confianza depositada por nuestros cliente, tanto en nuestra empresa Axos Soluciones, como en nuestra aplicación Axos Visual.

• Es un sector con un gran número de proveedores donde, a su vez, pueden ofrecer productos similares. En estos casos, herramientas como la importación de tarifas de proveedor (para el alta, modificación o descatalogación de productos) o  la herramientas de optimización de compras (que la aplicación identifique el proveedor más barato, más rápido, de menor pedido mínimo o el favorito) toman especial importancia.
• Existen multitud de condiciones de venta (varias tarifas, ofertas, precios especiales a clientes, etc.) pudiendo partir estas del coste del producto con un margen al que se le aplicaa un margen como en el caso de ferretería o, en maquinaria, partiendo de los precios recomendados por el proveedor. Esta definición de precios de venta junto con la herramienta ya comentada de importaciones de tarifa de proveedor, ayudan a mantener actualizadas las condiciones de venta cuando, si se modifica el coste, se recalcula el precio de venta… tema que para productos plásticos o ciertos metales es especialmente importante dadas su variaciones de precios.
• Riesgos y Cobros. El control de las ventas es importante pero más aún la gestión de los cobros. Herramientas como la gestión de riesgos para el bloqueo automático de los pedidos, la gestión de informes de aseguradoras, el control de las remesas ingresadas/anticipadas/cobras o el control de cobros por cliente, vendedor y zona son imprescindibles para la supervivencia de las empresas de este sector… principalmente dado el perfil de sus clientes.
• Y, como último ejemplo, el control de los stock y la logística que permite, no sólo llevar el necesario control de la mercancía que se tiene en stock, sino la imputación de los costes asociados en compras (por ejemplo, por efectos de las compras de importación) sino también en ventas para poder sacar la rentabilidad por ruta de reparto y/o cliente al verse estas expediciones afectadas por los costes fijos del mantenimiento de camiones.

Con todo ello, lo que queremos destacar son las múltiples ventajas que una aplicación ERP como Axos Visual puede tener para las empresas de suministro de material de ferretería y construcción.