En el módulo de gestión de Axos Visual, software específico para sectores de distribución, podemos encontrar una herramienta especialmente interesante para la gestión de stocks, las reservas.

El objetivo de una reserva es asegurar que el material esté disponible cuando se solicite. También puede servir para simplificar y acelerar el proceso de salida de mercancías y para preparar las tareas que se generan en ese momento.

En el funcionamiento más común de la aplicación, cuando un cliente nos pide una mercancía, la situación de ese stock pasa al estado de pendiente de servir, pero no quiere decir que se lo hayamos asegurado, podemos no tenerlo siquiera disponible. Para cubrir esta problemática, en Axos Visual tenemos la opción de trabajar con reservas.

Desde el propio pedido de venta podremos reservar la mercancía para ese cliente, asignándole la aplicación esas cantidades sobre el stock disponible, asegurando así que le serán servidas a él.

Al reservar una mercancía pedida, se producen los siguientes eventos en el sistema:

• Se crea un documento de reserva que podría servir de comprobante.
• En el maestro de artículos, el stock total y el stock de libre utilización permanecen intactos. Es el stock reservado el que se ve incrementado en la cantidad que se ha pedido.
• En la planificación de necesidades de material, el stock disponible se ve reducido en la cantidad reservada.

Podremos visualizar las cantidades reservadas:

• por artículo y almacén,
• por artículo,
• por cliente y
• por pedido.

Axos Visual también incorpora una amplia gama de listados relacionados con este módulo, desde un listado general de reservas hasta el impreso de preparación de mercancía detallado por referencia, pasando por el pedido de venta, el listado de referencias pendientes, el de preparación por ubicación, detalle de situación de stocks por almacén, etc.

Dicho esto, no conviene olvidar que, aunque la aplicación pone a su disposición herramientas de generación de necesidades, será labor del usuario asegurarse de que en la planificación de estas necesidades se tengan en cuenta las reservas, es decir, que se consigan a tiempo los materiales necesarios si no están en stock.

Una herramienta más con la que Axos Visual intenta hacer la vida más fácil al usuario y más cómoda a sus clientes.

En Axos Soluciones hemos desarrollado la aplicación Axos Visual para los entornos enfocados a la distribución. Por ello no hemos quedado conformes con distribución de artículos no perecederos sino que hemos avanzado hasta el punto que cualquier usuario pueda tener control de los lotes (gestión de artículos perecederos en empresas que se dedican a la distribución de alimentación, distribución de bebidas, medicamentos, etc.).

Con la incorporación de este desarrollo a la aplicación Axos Visual ya enfocada a la distribución, desarrollado en la versión 8.0 de Axos Visual y, hemos ido puliendo y hemos alcanzado un nivel muy superior a los que otros ERPs que hay en el mercado. Las empresas que actualmente, por la normativa, deben tener control de lotes y trazabilidad disponen en la aplicación diversas utilidades que les permiten controlar a qué proveedor han comprado dicho lote y también a qué cliente han suministrado parte de la mercancía de dicho lote.

El objetivo es que dicho control sea de fácil gestionar desde Axos Visual, ya que disponemos de dicho control en pocos pasos y hace que el trabajo sea muy fácil para el usuario sin necesidad de tener que complicarse el día a día de su gestión de material en los almacenes. En la aplicación existen dos formas de tener controlados los:

• El manual, dónde el usuario será el que asigne los lotes vendidos a los clientes.
• FIFO (first in, first out), dónde el programa asignará los lotes por orden de entrada, pudiendo el usuario cambiarlos en todo momento.

Por tanto, y siguiendo la normativa, la empresa podrá estar controlada ante una inspección y sin necesidad de tener que gestionar los históricos de ventas de dichos lotes a sus clientes de forma manual. Todo ello, y para darle gran agilidad, implementado a su vez con el código de barras de los lotes, implementado en todos los procesos de entrada, salida, inventarios, etc.

Una vez registrados los movimientos de almacén con sus respectivos lotes, Axos Visual podrá facilitarle los informes de los lotes que se han comprado y se han vendido. Es decir, gestionar un control total de la trazabilidad por lote. También se podrá comprobar las caducidades de dichos lotes para, en pocos pasos, poder hacer salida del material sin necesidad de tener que revisar la mercancía cada cierto tiempo y visualizar las fechas de caducidad.

A continuación enumeramos algunas de sus principales funcionalidades:

• Captura de artículos mediante códigos de barras.
• Localización de clientes mediante código de barras: tarjetas cliente.
• Ventas en espera: que permite cobrar al siguiente cliente, posponiendo la venta en curso.
• Combinación de medios de pago: pudiendo cobrarse parte de la factura simplificada en efectivo, tarjeta o talón.
• Anticipos: control de Entregas a cuenta o señales.
• Emisión de Factura Simplificada o Factura.
• Control de entradas y salidas de caja: pago a proveedores, gastos internos, cobro a clientes.
• Retiradas de efectivo de la caja: con la posibilidad de configurar un aviso cuando se supere un importe establecido.
• Consulta de precios y stocks ágil.
• Aviso de artículos en oferta.
• Facturación masiva de facturas simplificadas.
• Devoluciones: permitiendo la emisión de Vales o en el mismo medio de pago de la factura simplificada original.
• Teclas de acceso rápido a todas las funcionalidades: sin necesidad de utilizar el ratón
• Arqueos rápidos y sencillos.
• Identificación del vendedor en cada venta: configurable aunque varias personas utilicen el mismo terminal.
• Etiquetaje, varios modelos tanto para los lineales como para los artículos.
• Comprobación automática de cambios de precio y reimpresión de etiquetas
• Aviso de artículos sin precio.
• Tarifas PVP.
• Análisis de ventas. Informes de ventas por hora.

Aunque el gran potencial del TPV reside en la integración con el resto de módulos del ERP:
Módulo Gestión:

• El TPV se alimenta del módulo de Gestión en cuanto a precios, clientes, condiciones especiales, ofertas, etc…
• Desde el formulario principal de venta, el usuario puede realizar documentos de crédito (pedidos, albaranes y facturas). Además también puede recuperar pedidos ya creados y cobrarlos desde el TPV.
• Acceso tanto al maestro de los artículos como de cliente (siempre configurable a nivel de usuario).

Módulo Tesorería:

• Cualquier factura de crédito realizada desde el TPV genera un vencimiento de la misma forma que si se hiciera desde el módulo de Gestión
• Existe la posibilidad de saldar vencimientos desde las entradas de caja.

Módulo Contabilidad:

• Todas las ventas se traspasan a contabilidad de forma automática una vez arqueados todos los turnos y cerrado el día.

Cada vez está más demandado el Modulo de Movilidad integrado en los programas de gestión de empresas, ya que te permiten realizar todas las gestiones comerciales, administrativas y ejecutivas de una forma mucho más rápida y ágil, siendo más productivo.

Son soluciones que permiten el acceso a la información, bien sea en local sin conexión a internet o en remoto contra los servidores de la empresa, con una total garantía de seguridad y consistencia de datos. Esto hace que las empresas sean más competitivas y, al trasladar la mejora del servicio al cliente final, lo que hace de este módulo un gran atractivo empresarial.

Entre las múltiples ventajas de estos sistemas, la solución que hemos desarrollado en Axos Visual quiere cubrir los siguientes objetivos:

• Conexión desde cualquier lugar.
• Aplicaciones y documentos disponibles las 24 h del día.
• Trabajo en tiempo real o con sincronización posterior de datos para evitar la duplicadad de tareas administrativas.
• Realización de albaranes de compra , de venta, visualización de pedidos y stock disponible.
• Listados de compra y venta.
• Acceso al módulo CRM, para seguimiento de clientes y gestión de comerciales.
• Ahorro significativo de tiempo , organización y rapidez en la gestión de su empresa , es uno de los atractivos de los sistemas de movilidad.
• Podremos agregar incluso periféricos : tales como impresoras, lectores de codigos de barras, y así dispondremos de una pequeña estación de trabajo en cualquier parte y ofrecer el mejor servicio a nuestros clientes.

En definitiva, los sistemas de movilidad representan actualidad comercial para nuestros vendedores al tener toda la información en donde estén. Además nos da la oportunidad de poder realizar transacciones en cualquier momento y así conseguiremos una movilidad sin límites para nuestro negocio.

En el software de gestión Axos Visual, software desarrollado para empresas de distribución y servicios, son muchas las utilidades que integramos. Entre ellas, cabe destacar el CRM que, de forma integrada con el ERP, ofrece un gran abanico de posibilidades. Las principales ventajas que supone el uso del módulo CRM pueden enumerarse en:

Información centralizada:

• Tener una información detallada y actualizada dela cuenta/cliente, a la cual tiene acceso toda la empresa asegurando que en cualquier momento y desde cualquier lugar cualquier trabajador tiene acceso a la información actualizada de esa cuenta/cliente.
• El análisis de la información del cliente nos puede permitir anticiparnos, ofrecerle al cliente productos y servicios que van a satisfacer sus necesidades y esto nos permitirá tener una ventaja competitiva frente a la competencia.

Fidelizar al cliente:

• Aumenta la retención de los clientes rentables, (nos ayuda a identificar que clientes son rentables y cuales no) y la satisfacción de los mismos.
• Por norma, siempre un cliente con mala experiencia lo contará con un mayor porcentaje que un cliente satisfecho, por lo que debemos de evitar una mal experiencia del cliente.

Oportunidades de Ventas:

• Con una buena solución CRM clasificará a sus prospectos y le ayudará a identificar a sus mejores clientes.
•  Automatizará las tareas rutinarias de ventas, permitiéndole pasar más tiempo dedicado a la venta estratégica.
•  Obtener información de los presupuestos, pedidos y ventas de los clientes en tiempo real, lo que redundará en sus ventas finales al poder anticiparse a las necesidades de sus clientes.

Marketing:

• El módulo CRM nos permite la personalización de todas las comunicaciones que salen de nuestra empresa dirigida a los clientes.
• Con ella puedes reducir los costes de marketing al poder diseñar campañas de marketing sobre su base de datos y posteriormente conocer en cada momento el proceso de las campañas, gestione y analice los resultados de las mismas.

Mejorar el servicio:

• Gracias al módulo CRM, permitimos a su equipo llevar a un acercamiento al servicio del cliente. Con la información actualizada y completa del cliente al alcance de su mano, sus empleados pueden resolver los problemas de los clientes más rápida y eficazmente.

Mayor eficacia:

• Con el módulo CRM aumentamos la eficacia interna mediante flujos de trabajo automatizados, reduciendo así el error humano, disminuyendo el tiempo de proceso y proporcionando consistencia a través de toda la empresa.

Una de las partes más importantes de las empresas dedicadas a la distribución es el almacén, por ello, en el software de gestión Axos Visual es una prioridad. Dentro del módulo de Gestión del ERP Axos Visual se realiza la gestión de almacén, dando vital importancia al control de stocks, valoración, inventarios,…
Determinadas empresas de distribución tienen la necesidad optimizar al máximo su espacio disponible y desarrollar el rendimiento de su almacén. Viendo la demanda de algunas empresas de mejorar sus procesos de almacenaje y poder gestionar las ubicaciones de una forma más optimizada, hemos desarrollado la gestión de almacén caótico o desordenado.

El método de almacenamiento caótico consiste en la asignación de lugares o huecos para las mercancías o artículos sin atender a ningún orden concreto, en el momento en el que se recepciona la mercancía y se atiende a la necesidad de colocarla en alguna localización. No existen ubicaciones pre asignadas, las mercancías se almacenan según disponibilidad de espacio o según el criterio del almacenista basándose en unas reglas que pueden estar basadas en distintos criterio:

• Tipo.
• Capacidad.
• Peso.
• Rotación….

Las características principales del almacén caótico son:

• Optimiza el aprovechamiento del espacio libre en el almacén.
• Agiliza el almacenamiento de las mercancías al ser recibidas.
• Es recomendable utilizar medios electrónicos y de información para su mejor desarrollo.
• Dificulta la gestión manual del almacén.

La gestión de almacén ofrece entre sus principales ventajas la reducción de los tiempos de almacenamiento y la mayor facilidad a la hora del mantenimiento de los almacenes, aumentando la productividad los operarios, reduciendo el número de movimientos y maximizando el espacio disponible, optimizando el stock.

Con este sistema se consigue ahorrar costes, ajustar al máximo las existencias, aumentar la satisfacción del cliente, disminuir errores en la preparación de pedidos y conseguir una trazabilidad total de los productos.

Una gestión eficaz de las compras ayuda a las empresas a mejorar sus propios resultados, puesto que dicho departamento es el encargado de negociar las condiciones, formas de pago, los posibles descuentos y la frecuencia de las entregas. Por ello, la importancia de estos departamentos va en constante aumento.

El departamento de compras de una empresa tiene la responsabilidad y el objetivo de adquirir tanto productos como servicios a un precio competitivo y que la calidad no se resienta, para ello, uno de los pilares en los que debe llevar a cabo su función es un buen programa de compras.

Los principales factores que influyen en la decisión de una compra son (no necesariamente por este orden):

• La calidad.
• La funcionalidad.
• El precio.

Para favorecer los procesos de optimización en el terreno de la gestión de costes, muchas empresas acuden a una estrecha colaboración con sus proveedores.

Es en este momento, Axos Visual desempeña un papel fundamental ya que propone las compras según distintos criterios que el usuario podrá definir en cada momento. Podrá determinar según las necesidades, si las realiza al proveedor habitual, al que más rápidamente nos realiza la entrega o al que más económico nos suministra los productos.

Además de estas destacadas opciones, hemos agregado recientemente, con respecto a los precios y a la comentada colaboración con los proveedores, herramientas que nos permiten gestionar los precios de compra, dependiendo de nuestros clientes finales, es decir, puedo pactar con los proveedores compras del mismo producto o grupos de productos, a diferentes precios, según a los clientes a los que yo les realice la venta.

Es por esta y otra multitud de utilidades y de facilidades, por las que la aplicación de Axos Visual es recomendable para cualquier empresa dedicada al sector de distribución.

Sabemos que existen una buena cantidad de Tiendas Virtuales en la red con diseños espectaculares y un sinfín de utilidades que probablemente nunca necesitemos utilizar, pero ¿qué tan fácil es para la empresa hacer que sus productos puedan ser vistos por sus clientes o que los precios que éste vea puedan ser actualizados al instante?

Aquí está el tema realmente importante. ¿Necesitamos que uno de los empleados de la empresa tenga que dedicar rutinariamente un valioso tiempo a actualizar la web, sus artículos, los precios, etc?

¿Sabe Usted que la información que puede ver su cliente en la Zona Privada de nuestra aplicación está en línea?, ¿que los precios de venta que cambian al entrar un material a un nuevo precio de compra se pueden actualizar de inmediato sin la intervención de ningún operador?

Allí está el poder de la aplicación Axos Visual, en la eficiencia de los recursos, vender siempre al precio correcto sin que nadie tenga que intervenir.

En eso queremos ayudarle, en la eficiencia de sus procesos, no lo dude, conversemos sobre ello que el tiempo será productivo.

El módulo web del software de gestión Axos Visual incorpora una zona privada accesible a los clientes que tengamos dados de alta en nuestra aplicación de gestión.

En esta zona privada, los distintos contactos de cada cliente pueden consultar precios, hacer pedidos, imprimir documentos, gestionar sus datos personales,… pero también incluye una serie de herramientas especiales que explicaremos en este post y otros futuros.

Hoy vamos a centrarnos en el Pedido rápido, una captura mediante la que el usuario podrá confeccionar rápidamente sus pedidos mediante la inclusión de las referencias de los artículos que desea comprar.

El usuario irá tecleando referencias y añadiéndolas en la rejilla inferior, pudiendo en cualquier momento eliminar líneas, modificar cantidades o pasar al carro para efectuar la compra. Además, es totalmente funcional tanto con el ratón como con el teclado. Esta herramienta, a parte de una captura rápida de líneas, incluye diversas utilidades que permiten al usuario comprobar existencias, consultar precios, ver fichas, buscar artículos o modificar sus pedidos, en fin, facilitarle la compra de nuestros productos.

Además, es altamente parametrizable, pudiendo configurar los artículos que queremos incluir, si se controlan o no las existencias disponibles, si queremos mostrar el stock en colores o unidades,…

En Axos Soluciones somos conscientes de la utilidad de esta herramienta y por eso seguimos evolucionándola actualmente, añadiéndole nuevas opciones y posibilidades de parametrización y personalización.

La Contabilización Automática:

Con la Contabilización Automática conseguimos que otros módulos están integrados generen los asientos necesarios, previa definición de las cuentas contables implicadas:

• Módulo de Gestión: Las facturas expedidas y recibidas generan su correspondiente asiento en el momento de su creación en función de las cuentas contables predefinidas (cuentas de ventas, compras, portes, descuentos por pronto pago, retenciones,…) que configuremos en las Series de documentos. En este punto, destacar que tanto en los proveedores como en los artículos podremos configurar una cuenta de compras diferente a la genérica de la serie por si se quisiera llevar a una cuenta distinta por ejemplo las operaciones intracomunitarias o de importación para un mayor control contable.
• Módulo de Tesorería: Cuando cobremos o paguemos un recibo, independientemente del medio por el que lo hayamos hecho (efectivo, transferencia, remesa,…) también se generara el asiento contable correspondiente. Existen además catorce “plantillas de contabilización que cubren el total de las operaciones que se realizan desde el modulo necesarias de contabilización (ingreso, anticipo y cobro de una remesa, devoluciones,…). Este quizá es el paso más complejo ya que es necesario ir anidando correctamente los apuntes y con sus contrapartidas, pero en el periodo de implantación siempre se contará con la ayuda de un consultor para su configuración.
• Módulo TPV: Las ventas diarias que se realicen se pasaran también, con un sencillo paso, al módulo de contabilidad. Las cuentas implicadas en este proceso, al igual que en Gestión, se configuran en las Series.

¿Y… qué pasa con el resto?.

No todas las facturas recibidas se registran desde otros módulos, los gastos periódicos como la luz, el teléfono, el agua… ¿cómo podemos contabilizarlos?, ¿y un leasing o un asiento resumen de nóminas? Para ello existen los Asientos Predefinidos, de los cuales tenemos dos tipos distintos:

• Tipos de Gasto: Son estructuras muy sencillas de generar que nos servirán para contabilizar principalmente las facturas de acreedores. Una vez generada la estructura, la contabilización se reduce a la introducción de la fecha, el número de factura y el importe, en el caso de que este no fuera fijo mes a mes.
• Plantillas: Inevitablemente también existen asientos más complejos que requieren de varios apuntes contables enlazados unos con otros (rentings, leasing, seguros,…) que se pueden plantear como Plantillas y que al igual que los Tipos de Gasto, una vez definida su estructura, su proceso de contabilización es ágil y sencillo.
• Asientos manuales: No siempre nos compensa crear un Tipo de Gasto o una Plantilla. Hay asientos realmente sencillos, los típicos “debe-haber” que podremos generar manualmente sin necesidad de definir una estructura previa., aunque nuestra recomendación es “si un asiento se repite más de dos veces, merece la pena crear un asiento predefinido”