La configuración básica del ERP Axos Visual, consta de una copia diaria que se aloja en carpetas separadas para tener siempre 6 copias distintas y por día, previas a los datos actuales.Estas copias se realizan en caliente, lo que quiere decir que se hace mientras la gente está trabajando sobre la aplicación y siendo necesario dejar el trabajo.

La complementación por parte del cliente, debería de ser de la siguiente forma:

1. Realizar una copia de la ubicación de esas copias en un disco externo al equipo de hace las funciones de servidor de aplicaciones AXOS hasta juntar 4 copias de las anteriores, con lo que tendríamos una copia del mes completo.
2. Almacenar una copia de lo anterior en una ubicación externa al edificio dónde está alojado el servidor de aplicaciones AXOS, ya seá físico o en la nube.

Se podría complementar con 2 copias diarias en vez de una para poder tener partida la copia y en caso de tener que retomarla, perder la menor cantidad de datos posibles.

Si realizamos estas rutinas, nos aseguramos la restauración de datos con la mínima pérdida de datos y en un tiempo más que aceptable y así evitar tener a la empresa parada.

Desde Axos Soluciones recomendamos el uso de una aplicación para poder automatizar todos estos pasos, ya que nos permitirá de una manera autónoma realizar las copias que nosotros deberíamos de hacer por nuestra cuenta, tanto en discos externos como en la nube, ya que nos permitirá subir las copias con compresión y encriptadas a un servidor FTP previamente configurado.

La aplicación recomendada es Cobian BackUp y puede encontrarla en http://www.cobiansoft.com

Si prefiere que nosotros le instalemos y configuremos la citada aplicación o necesita el alojamiento FTP, no dude en ponerse en contacto con Axos soluciones.

Desde Axos Soluciones hemos trabajado para simplificar la labor de traducción al máximo, dando a los usuarios encargados de ella una herramienta que permite personalizar tanto los textos como la interface de imágenes para cada idioma que se desee ofrecer en el sitio web.

Todos los idiomas declarados estarán accesibles en todo momento en forma de icono o mediante el uso de variables, permitiendo al usuario final una navegación en su idioma totalmente transparente en cualquiera de las páginas que compongan el sitio. Mediante estas dos opciones, podríamos tener en nuestro sitio una página de acceso en la que el visitante seleccione su idioma o un dominio para cada país.

Además, la personalización de cada idioma puede hacerse de forma individualizada, de tal forma que, por ejemplo, nuestra página en alemán tenga menos contenidos que la versión en inglés ya que recibe menos visitas desde ese país o no disponemos de forma constante de una persona que domine el idioma. Siguiendo con el ejemplo, podríamos tener en nuestro sitio una sección de noticias actualizadas en español y en inglés y un escaparate estático en alemán.

La traducción constaría de tres pasos:

• Textos estáticos: la web incorpora formularios, fichas, consultas… que contienen etiquetas que deberemos traducir. Las encontraremos ordenadas alfabéticamente en la ficha de cada idioma.
• Imágenes: la carpeta de imágenes también es totalmente modificable para cada idioma que demos de alta, de tal forma que podremos convertir un botón “Buscar” en otro “Search” o cambiar los colores del sitio en base al idioma en que nos encontremos.
• Datos de gestión: los datos de los artículos que mostremos en el catálogo también podrán ser traducidos creándose automáticamente un registro histórico de cada campo para cada idioma, permitiéndonos así traducir descripciones, características,…

Con el ERP Axos Visual podremos añadir a nuestro sitio web tantos idiomas como queramos y hacer de él un lugar al que cada vez puedan llegar más personas de todo el mundo, aumentando su tráfico de visitas y llegando, por tanto, a más clientes potenciales.

Por ello, gran parte de las empresas que compiten en el mercado actual utilizan aplicaciones que han sido especialmente diseñadas para ofrecer una y solución a los problemas relacionados con la gestión empresarial.

Gracias a estas herramientas, hoy es posible controlar todos los sectores de las compañías, obteniendo la información necesaria para mejorar la productividad, reducir los costes y aprovechar todas las oportunidades de negocios en tiempo real.

¿ERP o Software de gestión?

Ante la inminente implementación de un sistema informático para mejorar la gestión empresarial, muchas empresas se hallan frente a la duda de implementar un sistema del tipo ERP o un simple software de gestión.

Destacaremos que entre ambas herramientas existen una gran cantidad de diferencias, que en general señalan como la mejor opción para la solución de los problemas de gestión, la implementación de un completo sistema ERP.

Diferencias entre ERP y Software de gestión

La gran diferencia que poseen los ERP y los softwares de gestión normal, es simpemente un aspecto de concepto, ya que recordemos que un ERP consiste en una herramienta que reúne en un único sistema todos los procesos realizados en los diversos sectores de una compañía.

Por el contrario, aquellas herramientas denominadas software de gestión, reúnen una gran cantidad de aplicaciones independientes, que provocan duplicación de la información , ya que en general no están centralizadas en una base de datos única.

Esto provoca que la información sea redundante y hasta incluya datos irrelevantes, provocando mayor lentitud en los procesos y posibles errores en las evaluaciones de la información.

Asimismo, el hecho de que se trate de una base de datos Unica y Centralizada que está siendo gestionada por un sistema ERP, permite no sólo una interacción de los componentes del sistema, sino que además los datos se ingresan una sola vez, lo que nos ayuda a mejorar el rendimiento y tiempo de los procesos.

De esta manera, un ERP ofrece información fiable, consistente y completa, dando como resultado un marco adecuado para consolidar las operaciones empresariales en todas sus áreas.

Por todo ello, un software de gestión se encuentra compuesta básicamente por distintos programas destinados a diversos sectores, en general para las áreas de contabilidad y facturación.

Por el contrario, el sistema ERP incluye en un conjunto único todas  las herramientas necesarias para el total de la empresa, es decir para el control de la trazabilidad, logística, transporte,cadenas de abastecimiento, administración de calidad, control de almacenes, crm, y demás, integrando cada uno de estos campos a un único sistema para lograr una actuación eficaz de la información.

A parte de las ventajas que ofrece un sistema ERP ante las funcionalidades de un simple software de gestión, la herramienta adecuada para cada compañía, deberá ser elegida en base a las necesidades propias de cada empresa.

En el caso en que una organización sólo necesite de una herramienta que le brinde la posibilidad de automatizar una de las partes de los procesos, lo ideal será implementar un software de gestión  que reúna las características necesarias para la solución de dicha problemática.

Sin embargo, si una compañía necesita una herramienta que le permita tener controlados todos los aspectos de la cadena de abastecimiento, será imprescindible la implementación de un completo sistema ERP.

Las incidencias y no conformidades se pueden registrar de forma manual o por asociación, desde los distintos documentos del programa: compras, ventas, traspasos, inventarios, tpv, etc., y pueden crearse tanto a nivel de detalle (líneas de documentos) como global (por documento completo). Gracias a este último sistema, se puede apreciar la navegabilidad, ya que desde la incidencia se puede acceder al documento que la originó, y desde los documentos se pueden ver las incidencias generadas.

En ellas se determina tanto el tipo (incidencia, no conformidad, acción correctiva, …, como el origen (compras, ventas, tesorería, …), así como otra serie de datos complementarios (fecha, responsable, descripción, causa, corrección, …).

Existen datos que, en ocasiones, se completan automáticamente, como el “origen” o el “Item”, ya que si la incidencia se genera desde un albarán de venta, estos lógicamente serán “ventas” y “cliente” respectivamente, aunque siempre será el usuario el que tenga la última palabra y podrá modificarlos en cualquier momento.

Las herramientas que ofrece este Módulo de Calidad ISO 9001 son diversas:

• Para la definición de la incidencia en Axos Visual, se ha optado por una estructura relacionada en la que se asocian descripciones de incidencias con posibles causas y a su vez se le aplican posibles soluciones. Esta estructura se define por el usuario y las descripciones llevan asociado un texto que se puede recuperar en cada incidencia y es susceptible de ser modificado.
• Otra de las herramientas que se ofrece es la de un archivo documental, que los usuarios pueden gestionar y que se puede asociar a los distintos orígenes, siendo estos recuperables desde las incidencias, dependiendo de su vigencia.
• El módulo tiene incorporadas ciertas utilidades que permiten al usuario optimizar recursos, ya que se pueden adjuntar archivos, enviar por mail o generar actividades de CRM que quedarán asociadas a la propia incidencia.
• Una de las versatilidades que tiene, es que está integrado completamente en multiempresa, es decir, los accesos de cada usuario a las distintas incidencias, estarán determinados por las restricciones que tenga a cada empresa. Cada usuario sólo podrá acceder a las incidencias de las empresas a las que tenga acceso.
• También dispone de  una completa consulta que le permite el acceso a la información de una manera sencilla y eficaz, pudiendo filtrar previamente para delimitar la búsqueda a su gusto, utilizando cualquier dato representativo y combinándolos como precise (puede consultar por tipo de incidencia, origen, fecha, cliente, proveedor, descripción, causa, corrección, responsable, almacén, artículo, usuario, empresa y estado.

Entre sus principales funcionalidades, podemos encontrar:

• Integración con el Modulo de ERP: albaranes, pedidos, etc.
• Control de política de precios: tarifas de cliente, precios especiales, ofertas y escalados.
• Generación de cambios de precios y nuevo etiquetaje para el punto de venta.
• Gestión de ventas de contado y de crédito directa (albaranes y facturas).
• Facturación de tickets existentes .
• Realización de pedidos de gestión, reservas de mercancía y recuperación de pedidos.
• Gestión de vales y tickets en espera.
• Informes disponibles: ventas por hora e análisis de ventas (por clientes, artículos, familias, vendedores, series, sección).
• Gestión de incidencias: generación y visualización de incidencias – Modulo de Calidad).
• Integración con el Modulo de Contabilidad y de Tesorería.
• Control de entradas y salidas de caja por conceptos varios (efectivo) y de retiradas de sobre
• Integración con la cuenta contable del cliente: acceso a los cobros pendientes y extracto contable y posibilidad de saldar la cuenta.
• (generación y visualización de incidencias – Modulo de Calidad).
• Funcionamiento del Modulo.
• Control de turnos, operaciones de turno, arqueos , turnos y cierre de día.
• Opciones de usuarios y cajas configurables: cambios serie, forma de pago, descuentos, botones en pantalla.
• Alta de líneas por referencia, código de barra (lector) o por localizador (nombre).

Por todo ello, podemos destacar el alto grado de satisfacción de los usuarios que utilizan la solución TPV de Axos Visual, no sólo por el amplio abanico de posibilidades sino por la facilidad de adaptación y parametrización de las mimas ya que, obviamente, no todas las empresas necesitan todas las funcionalidades.

El software de gestión Axos Visual aporta una serie de beneficios para la central y para todos sus franquiciados:

Beneficios para la central:

• Centralización de todas las operaciones con una misma codificación.
• Comodidad de trabajo: acceso a los datos desde cualquier lugar.
• Información para el control total y en tiempo real del negocio.
• Control total y exhaustivo de los franquiciados
• Tecnología escalable y con los menores costos asociados que ce crecer según las necesidades de la empresa.
• Informes de supervisión centralizada y de cada uno de los franquiciados que permiten saber en todo momento cual es la situación general y particular de su empresa.
• Gestión de stocks en tiempo real centralizados e individualidades.

Beneficios para el franquiciado:

• Software ágil y de fácil de manejo.
• Programa probado y testado a lo largo de los años.
• Control de la procedencia y destino de los productos adquiridos por lotes.
• Integración total del proceso de compras con la central.
• Mantenimiento de artículos en cuanto tarifas, modificaciones, altas,….

Con el software de gestión Axos Visual las franquicias tienen una potente herramienta totalmente integrada desde la que pueden controlar todos los aspectos de gestión integral, contabilidad, tesorería, facturación, almacén, gestión comercial,… y siempre integrada para obtener la mayor información con intercambio de datos en tiempo real, tanto de la central al franquiciado, como del franquiciado a la central, llegando incluso a poder automatizar muchos de esos procesos.

Y siempre teniendo acceso a una aplicación en continuo desarrollo, intuitiva y actualizada adaptándose siempre a las necesidades del mercado.

Día a día, las empresas producen incontables documentos (informes, imágenes, documentos, etc..) que requieren inevitablemente ser almacenados. Para organizar este escenario, además de evitar el acumulamiento innecesario de papel, las empresas optan por herramientas de gestión electrónica documental.

A partir de un conjunto de normas, prácticas y técnicas específicas, estos instrumentos proporcionan a las empresas el orden y la clasificación de la información en un mismo sitio.

Asimismo, la gestión documental permite automatizar los procesos de negocio, eliminando los problemas operativos, reduciendo los costos y focalizándose en el cumplimiento de normas de gestión de calidad. La importación y el almacenamiento de documentos, las búsquedas de información y los flujos de trabajo se simplifican con la utilización de estos sistemas.

Algunas de las ventajas que brindan este tipo de herramientas son:

• Acceso instantáneo a toda la documentación.
• Reducción del tiempo para consultas, archivo y localización de documentos.
• Seguimiento y control de la documentación.
• Rápida distribución y envío de los archivos.
• Reducción de espacio físico de almacenamiento de papel, que contribuye con el medio ambiente.
• Seguridad y confiabilidad en el acceso.
• Determinación del tiempo de almacenamiento, así como también de la eliminación y/o existencia indefinida de los documentos
• Optimización del servicio al cliente.

Desde Axos Soluciones, y según las solicitudes de varios clientes, estamos desarrollando un nuevo módulo para integrar la documentación externa en nuestro software integral de gestión Axos Visual.

Según nuestra experiencia, en el proceso de selección de software, el tan importante conocer la problemática a cubrir por la aplicación como que la empresa que lo desarrolle sea cercana y conozca la problemática del negocio. La idea de adquirir un sistema basándose en el principio de que “lo más caro es lo mejor” o “lo más complicado es más potente”, son criterios simplistas que a la larga se traduce en problemas de implementación y altos costes de mantenimiento. Por el contrario, los sistemas de gestión demasiado económicos se encuentran tan despojados de funciones que se termina completando con multitud de utilidades externas – hojas de cálculo, bases de datos, etc. - que complementen las necesidades o directamente hagan lo que el software administrativo no realiza.

Multitud de clientes han implantando nuestra solución Axos Visual habiendo considerado todas estas razones:

1. Rápida implantación en el servidor del cliente.
2. Coste notablemente inferior a la competencia y con similares prestaciones, ofreciendo posibilidades de financiación en modo renting y alquiler.
3. Importación de bases de datos y migración de su sistema de gestión comercial actual.
4. Soporte y mantenimiento adaptados a nuestros clientes.
5. Diseñado para modelar y automatizar la mayoría de procesos en la empresa.
6. Por el motor de la base de datos, el lenguaje con el cual se programó, su interfaz visual y su capacidad y velocidad de respuesta en el procesamiento de datos.
7. Multiusuario, Multimoneda y Multiempresa.
8. Completamente parametrizable y adaptable según la problemática de cada empresa.
9. Multitud de operaciones y funciones previstas, que lo hace específico para empresas distribuidoras.
10. Ágil control de almacén y localización exhaustiva de artículos, lotes y trazabilidad.

Por  todo esto y mucho más, consideramos que nuestro software de gestión Axos Visual es una alternativa que toda empresa de distribución, bien sea un almacén o una cadena de tiendas, debe considerar en el proceso de cambio de software.

Axos Visual tiene desarrollo una herramienta que permite crear estas ofertas en función de 3 criterios.

La primera, la Ofertas por Artículos. Varios criterios pueden definir el formato y las condiciones aplicables a un articulo especifico:

• Escalados: Este formato permite definir condiciones distintas para distintos rangos de cantidades, es decir, a partir de cada una de las cantidades indicadas se aplicarán las condiciones de precios o descuentos indicadas en su correspondiente línea.
• NxN: Esta oferta permite vender una cantidad de artículos por el precio de una cantidad inferior
• Regalo: Esta configuración permite regalar un articulo por la compra de unas unidades especificas
• Descuento: En este caso, aplicaremos un descuento en un numero especifico de las unidades compradas.

La segunda tipología de ofertas es la por familias de artículos, en la cual podremos indicar unas condiciones de descuentos especiales para una determinada familia. El funcionamiento de esta oferta es similar a la anterior con la única diferencia de que sólo se pueden definir Descuentos sobre escalados.

Por fin, el tercer tipo de ofertas de venta es la oferta Pack. Es parecido a una oferta de regalo. Lo único que debe hacer el usuario para configurarla es indicar el artículo que va a beneficiar de la oferta  precisando que regalo se dará por cuantas unidades compradas o el descuento a aplicar.

Destacar también que al ser una ERP global, Axos Visual permite enlazar las ofertas de ventas a las de compra.

Todas las ofertas creadas se pueden visualizar en la web del cliente para aumentar las posibilidades de ventas.

Así, para un conjunto de clientes podremos establecer:

• Precios especiales: condiciones especiales de precios para artículos puntuales durante un periodo de tiempo.
• Excepciones por familias: diferentes tarifas o descuentos a la tarifa genérica del cliente para determinadas familias
• Ofertas: exclusivas para el grupo e independientes del resto de clientes.

Una vez definidas las condiciones en el grupo, éstas se podrán traspasar de forma ágil y sencilla a cada uno de los clientes pertenecientes al mismo. De igual forma, cuando se asocie un nuevo cliente al grupo, este tomará sus condiciones de forma automática. No obstante, en el caso en el que el cliente ya tenga unas condiciones particulares para los mismos artículos o familias, éstas prevalecerán sobre las del grupo.

Una de las ventajas de los Grupos de Clientes es que el mantenimiento de las condiciones especiales se realiza directamente sobre el grupo, actualizándose automáticamente en cada uno de los clientes pertenecientes al grupo.

Además, podremos duplicar  grupos de clientes para aquellos casos en los que distintos grupos compartan las mismas condiciones especiales de precios y excepciones por familia.

A un nivel más básico, también podremos obtener consumos y estadísticas de venta por grupo de clientes.