Blog de Axos visual

En Axos Soluciones, hemos desarrollado una cómoda y  fácil manera de importar los datos a nuestra aplicación para todas las  nuevas implantaciones. Los clientes disponen de la Estructura de Datos a Importar, tanto para Migraciones Básicas como Migraciones Ampliadas con la que podrán pasarnos los datos en formatos Excell o Ascii, separados por punto y coma.

En el momento de la puesta en marcha de nuestra aplicación Axos Visual, garantizamos que podrán empezar a funcionar de una manera rápida y sin preocupaciones de pérdidas de datos de forma que, desde el mismo día del arranque, el cliente pueda comenzar a facturar.

Desde Axos Visual tratamos de transmitir una confianza plena y absoluta a nuestros clientes, asegurando que sus datos serán importados con el mayor cuidado posible. Obviamente, después de que el cliente nos facilita los datos, desde Axos Soluciones los revisamos y enviamos un reporte con el análisis realizado y los posibles fallos que podamos llegar a encontrarnos. Para ello, son necesarios unos datos mínimos como son: Artículos, Familias, Stock inicial, Clientes, Vendedores, Formas de pago, Proveedores, Cuentas contables, Diario contable y  vencimientos, que se importarán de forma segura para garantizar la continuidad de la actividad. A su vez existen otros datos como los históricos que también podrán analizarse pero debido a problemas habituales que encontramos en estos casos, como los redondeos, es necesario realizar un estudio pormenorizado antes de confirmar que, efectivamente, pueden importarse.

El procedimiento para la migración de datos es el siguiente:

• Se define conjuntamente con el cliente la estructura de importación así como la posibilidad de migrar qué datos.
• Se realiza la exportación del sistema de datos maestros (para importación definitiva) e históricos (cobros o contabilidad) a modo de prueba para evitar errores.
• Desde Axos Soluciones analizamos los datos para confirmas su consistencia. Igualmente, proponemos al cliente que correcciones a realizar (por ejemplo, familias de artículos u otros datos) que vemos aconsejable para el mejor aprovechamiento de la aplicación Axos Visual.
• Una vez aprobada la importación por parte del cliente, se procede a realizar la importación de los datos e instalación de la aplicación.
• El cliente realiza la revisión de los datos y da la confirmación antes de proceder con las siguientes fases: formación, personalización de informes, etc.

Habitualmente el crecimiento de muchas de las empresas de distribución pasa por la apertura de nuevos centros de trabajo o almacenes. Los motivos para ellos son varios: bien sea porque se abre un nuevo punto de venta,  porque se quiere expandir la actividad a una nueva región y es necesaria esa sede para mejorar el servicio, etc. Pero indistintamente del motivo, una empresa debe considerar siempre que existirán nuevos costes y riesgos asociados al verse modificada, internamente, la logística, el proceso de toma de decisiones, etc. Por todo ello, la utilización de un software gestión o sistema de información eficaz, que nos permita gestionar todos los procedimientos, toma especial relevancia.
Dentro de los frentes a tratar podemos destacar:

• Control de stocks en su vertiente más pura: qué mercancía tengo en qué sede, cómo voy a comprar (de forma centralizada o distribuida), cuánto tengo que comprar, dónde y cómo la tengo que enviar, etc. Es decir, lo relacionado con los aprovisionamientos ya que debemos considerar que no por duplicar en nº de centros, debemos duplicar la inversión en stocks de la empresa. A su vez, estos aprovisionamientos tendremos que redistribuirlos internamente y, por tanto, la logística de traspasos y repartos internos es relevante.
• Complejidad en los procesos. Al abrir varios centros y/o almacenes es habitual que, internamente, quiera darse un tratamiento diferente a estos sobre el resto de otras entidades (clientes y proveedores) pero al mismo tiempo pueden funcionar como ellos, ya que tendremos que enviarles mercancía y recibirla de ellos. Por tanto, es importante establecer un procedimiento que sin que sea complejo para operarios o peones, permita establecer internamente esa clara diferenciación.
• Descentralización de tareas y toma de decisiones: cuando abrimos nuevos centros, es inevitable que se dupliquen ciertos trabajos. No obstante, y dependiendo de la singularidad de cada negocio, puede ser algo deseado o a evitar. Pongamos un ejemplo: si tengo varias tiendas, podría ser importante para mí que cada responsable de tienda sea el responsable del surtido de productos y de las compras de cada centro. O, por el contrario, podría darse el caso que sea personal de la central quien elija y mantenga el surtido de las tiendas siendo el personal de las tiendas meros dependientes de atención al público. Ambos casos, que pueden llegar incluso a coexistir, hacen que la toma de decisiones dentro del negocio sea un claro factor diferencial para el mismo y, por tanto, debe haber una herramienta que lo respalde.
• Control. Ante este entorno que se plantea, es importante disponer de herramientas que  nos permitan establecer un control de procedimientos de forma que no se duplique trabajo, que se homogenice, etc. Por ello, una buena gestión de usuarios en el sistema de información es crítico para ello.
• Información: finalmente, que no lo menos importante, el acceso a la información. Poder obtener informes de análisis de venta, control de costes, cuentas de explotación por centro, etc. es imprescindible para la toma de decisiones.

Estas son, según nuestra experiencia, las principales problemáticas que puede encontrar la apertura de nuevos centros o almacenes y que, por tanto, hemos trabajado especialmente en nuestros aplicativos.

Los objetivos de una buena aplicación ERP deben ser múltiples: cubrir los procesos de negocio, minimizar las labores administrativas dentro de la empresa, reducir costes de “producción”… y aportar información. No obstante, y sobre éste último aspecto, hay grandes limitaciones.

El principal problema que nos encontramos a la hora obtener información de un ERP es, digamos, técnico: las bases de datos de un ERP están pensadas para el control de los procesos de negocio mientras que las herramientas destinadas analizar la información ( las de BI /  Business Intelicgence) requieren de estructuras específicas a tal fin. Teniendo esto claro, parece evidente que es necesario crear nuevas bases de datos (datamart o datawarehouse según su dimensión) que se actualicen desde el ERP pero que tengan una estructura diferente.

Ahora bien: ¿qué debo tener en cuenta para analizar mi empresa? Pues depende de la información que queramos obtener. Para ello es importante analizarla desde 2 prismas:

• Nivel Estratégico vs. Nivel Operacional. Hay muchas formas de mirar los datos de una empresa. Tanto formas como perfiles o personas que los van a analizar. Desde un punto de vista ejecutivo (gerente), un análisis estratégico (analizar la tendencia en la calidad y/o rentabilidad de los clientes nuevos) tiene sentido, mientras que a nivel departamental cobra más importancia el análisis operacional (la carga de trabajo que hay en almacén). Por tanto, un análisis estratégico consiste generalmente en descubrir tendencias, comparaciones de datos en diferentes ejercicios, segmentaciones de clientes, etc. y normalmente requiere de métricas mucho más elaboradas que las operacionales (medias, modelos probabilísticos, etc). Mientras, un análisis operacional consiste en ver qué está pasando en el día a día de la empresa: cuantos nuevos clientes se han dado de alta en un determinado dia, cuantas llamadas se han respondido en una determinada semana en un sistema CRM,…..
• Dimensiones y Métricas. Todo tipo de análisis que se quiera realizar parte, básicamente, de estudiar según unos determinados conceptos (métricas) aquello que es importante para mí (dimensiones). Por ejemplo, puedes querer analizar la “calidad” (métrica) de un cliente o grupo de clientes (dimensiones). Para crear cualquier datawarehouse o datamart es esencial tener claro, antes de empezar, cuáles van a ser las dimensiones y las métricas que se necesitan analizar.

A diferencia de en otras áreas, y especialmente para el mundo de la PYME, toma especial importancia el verdadero conocimiento sectorial del consultor / asesor / técnico: no sólo es importante la toma de datos como en el análisis de la las necesidades del cliente, si no que en muchas ocasiones este podrá mostrar nuevas herramientas de análisis para que se analice un negocio.

Es decir, al buscar servicios relacionados con BI no se debe pretender (ni ofrecer por parte de la empresa prestadora) buscar una respuesta sobre qué se debe o no hacer (como en otros aspectos del mundo “fabuloso mundo del software de gestión” que muchos lo quieren vender) sino qué factores son importantes para analizar o como establecer criterios para conocer mejor mi negocio y si mejora o no la salud de mi empresa

Cuando una nueva empresa decide implantar una de nuestras soluciones, siempre la primera fase de la implantación es hacerle una presentación formal sobre qué es Axos Soluciones, cómo estamos organizados, dónde debe o puede acudir al haber algún problema, etc.

En Axos Soluciones estamos estructurados en 3 áreas funcionales, divididas por criterios de conocimiento y/u orientación:

Comercial: obviamente, esta fase ya la ha conocido el cliente que ha implantado, aunque sólo sea de una función muy concreta: la venta. Lo fundamental de este departamento es la clara orientación hacia el exterior de la empresa y la prestación de servicios a potenciales clientes. Las distintas funciones que desarrollan son:

• La venta (obvio!). Pero con ello no nos referimos al hecho de “vender” la implantación, si no que va mucho más allá. Son al menos 2 personas las que siempre tienen contacto con el cliente, un gestor comercial telefónico y un consultor comercial. Estas 2 personas están continuamente informadas sobre la evolución de la implantación del cliente, siendo siempre un pilar de referencia en la implantación, tanto para los clientes como para el equipo que realiza la implantación.
• Consultoría Técnica: cuando nuestros clientes nos demandan nuevos desarrollos, es el consultor comercial con quien debe contactar a fin de definir las nuevas funcionalidades de software perseguidas. A su vez, este debe tener una estrecha relación con el Dpto. Técnico para garantizar la viabilidad de los proyectos.
• Consultoría de procesos: cuando un cliente quiere optimizar sus procedimientos internos y establecer un sistema de mejora continúa, es el personal de esta área, quién brinda los servicios. Su constante contacto con el mercado hacen que sea amplio el profundo el conocimiento del aplicativo (y las posibles alternativas de su parametrización) así como de los procesos internos de los clientes reales y potenciales.
• Desarrollo de Negocio: la captación distribuidores o el desarrollo del canal es un punto importante en la estrategia de Axos Soluciones para los próximos años y se efectúa por personal de esta área funcional.

Soporte e Implantaciones. En esta área englobamos tareas muy dispares pero que parten de un factor común: pare efectuar todas ellas es necesario tener un profundo conocimeinto de los clientes y de su problemática.

• Implantaciones: Como comentábamos inicialmente, el primer paso de la implantación es explicarle al cliente el funcionamiento de la misma, los pasos a seguir, los departamentos de los que Axos Soluciones consta… Ésta labor la realiza un Responsable de Implantaciones de este área. A su vez, en éste área se desarrollan todos los servicios de implantación como la migración de datos, instalación, personalización de informes, formación, etc.
• Soporte: Resolver las posibles consultas reportadas por el cliente ya sean vía soporte on-line como telefónicas. Sabemos la importancia con los clientes y
• Validación: todos los desarrollos incorporados a Axos Visual pasan por este departamento. Sus integrantes juegan una doble ventaja: conocen el funcionamiento del aplicativo y, a su vez, conocen perfectamente la problemática de los clientes con quienes se comunican a diario. La validación y la calidad del software son puntos tremendamente importantes.
• Documentación: una vez los desarrollos son validados, hay que reflejar su funcionalidad en los manuales de nuestras soluciones. Aunque sea la labor menos gratificante para la persona que lo realiza, somos conscientes de su importancia de cara al usuario final de nuestra soluciones , por ello, intentamos que sean un fiel reflejo de las funcionalidades del sistema.

Desarrollo: en desarrollo englobamos la parte más técnica de la empresa. Es decir, el personal de esta área tiene perfil de “programador” y puede acceder a las fuentes de la aplicación para su análisis y desarrollo. Sus labores principales son:

• Desarrollo de la aplicación: introducción de las continuas mejoras que las soluciones de Axos Visual sufren ya sea para un desarrollo puntual de un cliente o como una mejora para el estándar y que se repercutirá al total de los usuarios. Esta labor la realiza de forma coordinada con los consultores comerciales, ya que son estos quienes mantienen línea directa con los clientes.
• Soporte de Segundo Nivel: cuando se detecta una incidencia, para la resolución de una consulta, o es necesario entrar en las fuentes del aplicativo, es el personal de este departamento quién lo efectúa.

Básicamente, estas son las principales funciones que se cubren en Axos Soluciones y sus responsables.