Blog de Axos visual

En Axos Soluciones desarrollamos software de gestión para sectores intensivos en distribución, encorándose los sectores de ferretería y suministro industrial dentro de la tipología estándar de cliente que implanta nuestro software de gestión Axos Visual.
Nuestra aplicación, Axos Visual, es un software de gestión perfectamente adaptado a este sector de ferretería y suministro industrial dada su problemática. Entre las principales necesidades que se cubren podemos encontrar:

• Es un sector con un gran número de proveedores donde, a su vez, pueden ofrecer productos similares. En estos casos, herramientas como la importación de tarifas de proveedor (para el alta, modificación o descatalogación de productos) o  la herramientas de optimización de compras (que la aplicación identifique el proveedor más barato, más rápido, de menor pedido mínimo o el favorito) toman especial importancia.
• Existen multitud de condiciones de venta (varias tarifas, ofertas, precios especiales a clientes, etc.) pudiendo partir estas del coste del producto con un margen al que se le aplicaa un margen como en el caso de ferretería o, en maquinaria, partiendo de los precios recomendados por el proveedor. Esta definición de precios de venta junto con la herramienta ya comentada de importaciones de tarifa de proveedor, ayudan a mantener actualizadas las condiciones de venta cuando, si se modifica el coste, se recalcula el precio de venta… tema que para productos plásticos o ciertos metales es especialmente importante dadas su variaciones de precios.
• Riesgos y Cobros. El control de las ventas es importante pero más aún la gestión de los cobros. Herramientas como la gestión de riesgos para el bloqueo automático de los pedidos, la gestión de informes de aseguradoras, el control de las remesas ingresadas/anticipadas/cobras o el control de cobros por cliente, vendedor y zona son imprescindibles para la supervivencia de las empresas de este sector… principalmente dado el perfil de sus clientes.
• Y, como último ejemplo, el control de los stock y la logística que permite, no sólo llevar el necesario control de la mercancía que se tiene en stock, sino la imputación de los costes asociados en compras (por ejemplo, por efectos de las compras de importación) sino también en ventas para poder sacar la rentabilidad por ruta de reparto y/o cliente al verse estas expediciones afectadas por los costes fijos del mantenimiento de camiones.

Con todo ello, lo que queremos destacar son las múltiples ventajas que una aplicación ERP como Axos Visual puede tener para las empresas de suministro de material de ferretería y construcción.

Recientemente, varias empresas de los sectores de perfumería, droguería y cosmética han empezado a contactar con nosotros para implantar nuestro software de gestión Axos Visual. Lo cierto es que, son varios los clientes que tenemos que operan en estos sectores y, cuando hablamos con ellos, es cierto que un programa de gestión de las características de Axos pueda ser bien recibido en estos sectores de droguería, perfumería y cosmética.

Las empresas que trabajan en estos sectores tienen una problemática común que, según vamos indagando, está perfectamente cubierta en nuestra aplicación. Entre estas podemos destacar el gran número de referencias con las que se trabajan, en amplio abanico de proveedores pudiendo incluso varios llegar a suministrar el mismo tipo de producto, la compleja gestión de descuentos y márgenes por marca o familia de productos, la necesidad de una buena gestión de stocks, el interés por el comercio electrónico, etc.

A groso modo, 2 son los tipos de problemáticas que hemos detectado:
La de los almacenistas o mayoristas de perfumería, droguería y cosmética. En este caso, además de la correcta gestión de stocks y aprovisionamiento, existen otros problemas relacionados con la gestión comercial. Veamos algún ejemplo:

• Las tarifas de venta y ofertas donde es interesante ofrecer a cada cliente, según su perfil, unas condiciones de venta u otras.
• La gestión de los equipos comerciales (o televentas) para el seguimiento de las visitas o actividades comerciales, las liquidaciones de las comisiones, etc.
• Gestión logística y de reparto donde habitualmente se gestionan medios mixtos, los repartidores propios de la empresa con las agencias, y todos ellos con importes mínimos de pedidos.

Tiendas de perfumería, droguería y cosmética. La problemática de las tiendas varía dado a que el tipo de cliente varía. Entre las necesidades de los puntos de venta de perfumería, droguería y cosmética podemos encontrar:

• Definición de tarifas de venta donde, según la marca, se establecen unos precio u otros.
• Etiquetaje de producto, ya sea a nivel de cada producto como a nivel de lineal.
• Gestión de compras centralizadas, principalmente para el habitual caso de tener varias tiendas.

Es decir, nuestra experiencia en otros sectores intensivos en distribución (papelería, ferretería, juguetería, etc.) nos ha demostrado que nuestro software de Gestión Axos Visual es un programa de gestión que encaja perfectamente en los sectores de distribución de cosmética, perfumería y droguería.

Con el próximo cambio del IVA del 16% al 18% es probable que, dependiendo del tipo de negocio al que nos dediquemos, nos encontremos con ciertos problemas que nos impliquen una adicional carga de trabajo. En Axos hemos intentado que dichos procedimientos estén lo más automatizado posibles. Entre estas labores encontramos:

Etiquetaje de productos. Los centros que venden al público y basan su actividad en la operativa de TPV deben tener, por ley, todos los productos identificados con el precio de venta. Esto lo podrán hacer mediante etiquetas de producto o de lineal. En ambos casos, con la modificación del IVA, deberán reetiquetar toda la tienda o asumir, en su defecto, una reducción del margen próximo al 2%. En ambos casos, existen procesos automatizados:

• Imputación del cambio de IVA al precio de venta: una vez modificado el tipo de IVA, podrá lanzarse un proceso que genere de forma masiva las etiquetas, ya sea de producto o de lineal, de todos aquellos artículos que tenemos en stock (es decir, si no hay stock, no se generará etiqueta).
• Imputación del cambio de IVA contra el margen de la empresa: en este caso, podrá seleccionarse todos los artículos con el IVA de, por ejemplo, el 18% y hacer que su precio e venta, sin IVA, se reduzca en un 2% (para contrarrestar la posterior subida).

Tarifas oficiales. Muchas empresas del sector distribución, reparten tarifas impresas a sus clientes. En este caso, podrán:

• Publicar tarifas nuevas.  Simplemente indicando la modificación de los tipos de IVA en la tabla de IVA  automáticamente se aplicará a las artículos de cada tarifa y, bien podrán imprimirlas para hacérsela llegar a los clientes o enviárselas automáticamente por e-mail . Cabe destacar que, al ser una subida lineal, afectará a muchos artículos definidos con precios psicológicos. Veamos un ejemplo: Vendemos un artículo con un precio IVA incluido de 9,95€. Si le aplicamos la subida del IVA al 18%, el nuevo precio de venta será de 10,12€. Para solucionar esta problemática, podrá utilizarse la herramienta de actualización de precios donde, masivamente, podremos aplicar los nuevos precios finales.
• Mantener tarifas y reducir márgenes: en este caso, podrá hacerse la mis operación planteada en el punto anterior de etiquetaje de productos con repercusión de la subida contra márgenes.

Precios especiales de clientes en PVP. A muchas de las empresas que trabajan con nuestro aplicativo Axos Visual, sus clientes pueden exigirles negociaciones con Precios IVA incluido (por ejemplo, con ciertas administraciones públicas con el suministro de material de oficina y papelería). En este caso, y a diferencia del anterior, deberán renegociarse estas condiciones ya que los márgenes son normalmente reducidos. Una vez presentada la nueva oferta, lo que podrá hacerse será guardarla, automáticamente, como precios especiales del cliente con el periodo de validez de la oferta.

Cuando hablamos de proyectos web para el sector de distribución, existen dos planteamientos, no incompatibles, pero si claramente diferenciados: un portal de clientes B2B o una tienda on-line más orientada B2C.
Tal y como aconsejamos a los clientes, consideramos que el primer paso al comenzar con el comercio electrónico no es para vender más, sino para vender mejor. Pongamos un caso práctico, real, de un cliente que comenzó a trabajar con el Módulo Web de nuestro aplicativo Axos Visual: realizó una campaña de televenta para promocionar el uso de su web entre sus clientes. Tras 3 meses consiguió:

• Que el 15% de los pedidos le empezaran a  entrar por web y directamente a la aplicación.
• Que las llamadas de consulta (precios, stocks, etc.) bajaran un 12%.
• Mejoró un 9% de servicio por pedido ya que ya que los clientes tendían a comprar referencias disponibles antes que tener que esperar por la referencia exacta que querían.

Una vez se echaron los números oportunos, se observó que podía desplazarse personal de recepción de llamadas al departamento de emisión para seguir con la prospección a nuevos clientes. Es decir, redujo costes y optimizó la asignación de sus recursos.
Todo ello se consiguió gracias a la puesta en marcha del Módulo Web de nuestro aplicativo Axos Visual. Su puesta en marcha fue casi inmediata ya que todos los contenidos de la web están íntimamente ligados a la base de datos:

• Stocks, precios especiales, etc. eran de gestión dinámica. Es decir, cuando un cliente acepta un presupuesto o se hace una compra o el cliente hace un pedido todo se origina/vuelca en la base de datos y no son necesarios procesos de exportación/importación.
• Los contenidos que les faltaban (fotografías, fichas técnicas de producto, etc.) los volcó directamente al sistema mediante herramientas de importación.

Una vez alimentada la web, el objetivo fue que el cliente percibiera la herramienta como de valor añadido y no página para “picar� pedidos al proveedor. Para ello, se le habilitó a todos los clientes las siguientes funcionalidades:

• Pedido tipo o catálogo personalizado según sus últimos consumos, ya sean de pedidos web o telefónicos.
• Un área para la descarga de documentos: presupuestos recientes para su aceptación, facturas, etc.
• El estado de sus pedidos pendientes de servir y la fecha prevista de entrega.
• Una comparativa mensual de la evolución de su consumo por referencia.
• Y, obviamente, todo con sus propios precios, unidades de embalaje de los productos, etc.

Con todo esto, no sólo propiciamos que el cliente final entrara una vez a comprar por web, sino que le fidelizamos al uso de la herramienta para que la reducción de costes fuera sostenible.

¿Podría ser así el día a día de su empresa?

Detectamos una oferta de un competidor para un producto “X� y realizamos una campaña comercial dirigida a los clientes potenciales interesados en esa familia de productos y con consumo superior a 3.000 €.

• Call Center / Atención telefónica: Planificamos una “llamadaâ€� de “seguimiento de ofertaâ€� en la agenda de nuestro mejor comercial para presentar el producto “Xâ€� a un cliente.
• E-commerce: Nuestro comercial habilita al cliente una contraseña para acceder a la contraoferta del producto “Xâ€� que, al crearla, se ha publicado automáticamente en la web e-commerce.
• Movilidad: El comercial, tal y como se planteó en la campaña, decide visitar al cliente y realiza un pedido que se imprime automáticamente en Almacén utilizando su PDA Comercial.
• Mostrador: Desde el TPV, se aplicará el precio de oferta si el cliente decidiera venir a comprar a nuestras instalaciones o recoger la mercancía.

Dado el número de pedidos recibidos, el stock baja del stock crítico del almacén principal. Las ventas, nos generan necesidades de reposición de mercancía.

• Propuesta de Compra: Generamos una propuesta automática de compra al proveedor, de los 4 que tenemos para ese artículo, con menor plazo de servicio en el artículo “Xâ€�.
• Importación de tarifas de proveedor: El proveedor nos comunica un cambio de pedido mínimo para sus artículos. Nos envía por e-mail la información y la importamos automáticamente en la aplicación.
• Pedidos de compra: Se cursa un pedido (con la cantidad mínima a pedir) al proveedor del el artículo “Xâ€� quién lo recibe automáticamente codificado con su referencia propia.
• Recepción de mercancía: Al entrar la mercancía en el almacén, validamos con la PDA (o lector de Cod.Barras) y detectamos que hay una incidencia de cantidad. Lo reflejamos en el albarán.

La gestión de almacén, clave en el proceso de distribución, puede automatizarse mediante terminales inalámbricos, ubicaciones y cod.barras.

• Automatización compras-ventas: Al recepcionar la mercancía en el almacén, la aplicacion nos propone que clientes tienen pedidos pendientes de servir y cuales eran de carácter urgente.
• Preparación de pedidos: Para evitar costes de transporte, sólo prepararemos (PDA o con lector de cod.barras) los pedidos que pueden servirse completos.
• Personalización de bultos: En el momento de la preparación del pedido, automáticamente generaremos las etiquetas identificativas (cod.barras, logotipo, etc.) de los bultos.
• Sistema de Ubicaciones: La PDA nos indica dónde debemos colocar el resto de la mercancía que ha salido para clientes proponiéndonos su ubicación.

Los pedidos ya han sido preparados y la mercancía colocada en el almacén principal. Sólo nos queda realizar el reparto.

• Reparto y agencias: Se generan los repartos (internos y por agencia) y en el momento de la carga, se van validando los bultos con su propio cod.barras para evitar errores.
• Traspasos entre almacenes: En el reparto, indistintamente, se introducen albaranes y los traspasos entre almacenes producidos por “demandasâ€� al almacén principal.
• RMAs y devoluciones: El repartidor o agencia, al haber solicitado un cliente cierta devolución, recoge una mercancía confirmada por el comercial al generar el RMA.
• Cobros y pagos por ruta: Aquellas facturas que hayan sido emitidas como “Pago Contadoâ€� serán cobradas por el repartidor para su entrega.

Según la parametrización en Gestión y Vencimientos se lleva a cabo, automáticamente la contabilización. El tiempo se invierte en el análisis de los datos.

• Compras: La factura de compras del artículo “Xâ€� es recepcionada y, tras revisar la corrección de la incidencia, se acepta, contabilizándose automáticamente.
• Ventas: La facturación se emite electrónicamente (vía e-mail) y se contabiliza automáticamente.
• Conciliación bancaria: Se obtiene la Norma 43 de extracto bancario y automáticamente se contabilizan los movimientos de nuestra cuenta bancaria (cobros y pagos).
• Informes y estadísticas: En tiempo real puedo obtener estadísticas, balances, PyG, previsiones de CF, estado de amortizaciones, ratios predefinidos, etc.

El resto de las herramientas integradas se gestionarán por los operadores responsables. Todas las funcionalidades en una única herramienta e interface.

• Calidad ISO.9001: Sacamos un listado de incidencias de proveedor y comprobamos que con este proveedor tenemos hasta un 30% de incidencias.
• Liquidación de comisiones: Se liquidan las comisiones de venta automáticamente por el margen de beneficio y sobre las facturas efectivamente cobradas.
• TPV de Emergencia: El ADSL en la central ha caído. Pero nuestras tiendas pueden seguir vendiendo para luego sincronizarse con el servidor.
• Reparaciones y Números de Serie: Con el RMA, un cliente devuelve una máquina para reparar. Tras comprobar que la venta fue nuestra, se hace parte de reparación y manda a fábrica para su revisión.