Blog de Axos visual

Hoy en día, sobre todo con los aires de crisis que vivimos, es importante para cualquier empresa  contar con herramientas que le ayuden a “pulsar” las relaciones con sus clientes, a fidelizarlos y ampliar la venta de productos.

Por ello, hemos desarrollado entorno al ERP Axos Visual una serie de aplicaciones comerciales que ayudan a abarcar el total de las necesidades de la empresa de distribución:

TPV es el módulo para la gestión de venta de mostrador, es decir, lo que se utilizará en aquellas empresas que tengan venta al detalle mediante tiendas o cash. Su objetivo es, de forma ágil, rápida y sencilla de usar, permitir a la persona de caja dar toda la información posible al cliente sobre los productos y precios pero siempre de forma controlada.

Módulo Web. Más que hablar de un módulo orientado a la venta a clientes nuevos (tienda on-line) lo consideramos un portal para mejorar la relación con los clientes. Mediante esta intranet que se ofrece, un cliente puede aceptar un presupuesto, descargarse una factura, consultar sus precios y stocks para hacer un pedido, ver su catálogo personalizado en base al histórico de consumos, etc.

CRM: esta herramienta sirve para la gestión coordinada de equipos comerciales, ya sean de telemarketing como vendedores presenciales. Con él, todos los usuarios tienen una agenda con la que ir registrando la información relevante del cliente que, a diferencia de gestión, puede ser real o potencial. A su vez, gracias a las segmentaciones de grupos de clientes por intereses, pueden desarrollarse campañas de venta, e-mailig, faxing, etc. siempre desde la misma aplicación.

Soluciones de movilidad. Por diversos motivos (cada vez estamos más tiempo fuera de la oficina, necesitamos dar una respuesta rápida al cliente, coste de los dispositivos y tecnologías…) estas herramientas están teniendo gran éxito en el entorno de distribución. Por ello, y observando las dispares necesidades de nuestros clientes, hemos desarrollado 2 soluciones:

• PDA: toma de pedidos, consulta de agenda y gestión de cobros siempre adaptados al “limitado” interface de la PDA y ayudándose del sistema de códigos de barras.
• CRM Local: trabajo sobre un ultraportatil para, posteriormente, sincronizarse contra la central. Toma de pedidos, emisión de presupuestos, cualificación del cliente, etc. pueden hacerse de forma off-line y en presencia del cliente para posteriormente volcar toda la información en el momento de recuperar la conectividad.

Como hemos venido comentado, Axos Soluciones desarrolla software para empresas del sector de la distribución. Empresas cuyo objetivo es comprar, almacenar y distribuir ya sea mediante venta al “mayor” o bien al cliente/público final con puntos de venta.
Aunque estemos ubicados en Madrid damos servicio a nivel nacional (on-line salvo los servicios de implantación que siempre son presenciales) y parece curioso que, por ejemplo, existan zonas como Canarias donde nuestras soluciones tienen gran aceptación. Decimos “parece” porque tiene una explicación clara: la principal peculiaridad del mercado Canario es que las empresas son “importadoras” por naturaleza. En península, si un cliente hace un pedido de algo que no está en stock, se puede garantizar su entrega en un plazo de 48 horas ya que nuestro proveedor habitualmente puede servirnos en el plazo de 24. En cambio, si esta situación se da en Canarias, no podremos dar estos plazos y podríamos incluso llegar a perder la venta.
Cuando decimos que Axos Soluciones es una solución que puede llegar a ser muy positiva para las empresas del mercado canario, lo decimos porque:

• Permite un control óptimo de los stocks: existen diversas herramientas como los stocks mínimos/máximos o los óptimos de rotación que nos ayudarán a optimizar nuestra inversión en stocks al mismo tiempo que garantizar los plazos de servicio a nuestros clientes.
• A su vez, y dada la dimensión media de los almacenes canarios, no sólo permite optimizar la inversión en stocks, sino todos los procesos relacionados con la recepción de género, inventarios permanentes, preparación de pedidos mediante control de ubicaciones, soluciones de PDA de almacén, etc.
• Permite controlar un gran número de variables como los costes logísticos, que en gran parte de los casos, pueden representar grandes incrementos en el coste final del producto, los plazos de recepción y estado de pedidos a proveedor, etc.
• Agiliza el control de compras/ventas/compras ya que, por ejemplo, el poder controlar no sólo las compras al proveedor más barato, sino al más rápido o al de menor unidad de compra, puede ayudarnos a dar, en un tiempo razonable, una solución a los pedidos de nuestros clientes.
• Nos ofrece un gran abanico de herramientas comerciales, indistintamente de las estrategias comerciales que utilicemos: venta al público con las soluciones TPV o venta a través del equipo comercial mediante las herramientas de Movilidad o CRM, apoyo comercial mediante herramientas de e-commerce, etc.
• Como fabricantes de nuestras soluciones, podemos abordar cuantos desarrollos sean necesarios para garantizar el éxito de nuestras implantaciones al solventar las peculiaridades de cada empresa lo cual es ciertamente complejo cuando nos encontramos ante un distribuidor que simplemente implanta una solución de terceros.
• Y, obviamente, todo lo relacionado con las peculiaridades contables y fiscales canarias.

Por todo ello, muchas empresas canarias de diferentes sectores (papelería, bisutería, ferretería…), ya se han decantado por nuestra solución Axos Visual en el mercado Canario y es uno de los principales focos de interés comercial para Axos Soluciones.

Cuando hablamos de una solución para una central de compras de un grupo de empresas es importan definir cuáles son los objetivos a alcanzar:

• Contar con un sistema de información que me permita, en todo momento, disponer de información y conocer el estado de las compras, ventas a los asociados, situación de tesorería, etc.
• Un sistema que no permita brindar servicios a los asociados y descargue de tareas administrativas a los mismos. Por ejemplo, un mantenimiento centralizado de artículos, condiciones de compras con proveedores, ofertas… o incluso el mantenimiento de los contenidos web.
• Por otro, tener un sistema que nos ayude e reducir a la mínima expresión las labores administrativas (como mantenimiento de datos de consumos de los asociados) o el flujo habitual de compra/venta. Es decir, un sistema que nos ayude a alcanzar un alto grado de integración virtual con cliente y proveedores.

Pero ahora bien, cada grupo o central tiene un objetivo distinto. Y en este objetivo, en su valor diferencial, es donde alberga su ventaja competitiva.

En Axos Soluciones tenemos experiencia en 3 tipos de implantaciones en este ámbito que, según la cohesión de los asociados y la complejidad de la solución informática que requieren, podemos ordenarlas de la siguiente manera:

• Centrales de Compra que tienen como único objetivo cerrar negociaciones beneficiosas para sus asociados. En este caso, su principal necesidad es disponer de la información de consumos de los asociados para poder negociar con los fabricantes. A nivel funcional, hay que definir un sistema que permita importar la información de los asociados. En este tipo de centrales también puede concentrarse otro tipo de servicios a los asociados como mantenimiento de las bases de datos de artículos o las webs para los asociados, siendo estos los principales casos o funcionalidades que encontramos.
• Centrales de Compra con servicio de facturación centralizada. Además de lo planteado en el punto anterior, todos los pedidos de los asociados pasan por la central, donde se unifican y se envían al proveedor quien debe servir a los asociados o, en algunos, casos al cliente final. En este caso, dado que la carga administrativa puede ser importante (el número de documentos y líneas que se pasan cada día por la central es muy elevado) la integración virtual toma una gran importancia. Es decir, implementar una solución que permita de forma ágil gestionar el tráfico de documentos de la forma más automatizada posible. En este caso, la gestión de tesorería también es importante ya que, habitualmente, la central se ve obligada a cumplir con sus pagos ante los proveedores pero, al no poder dejar de servir a sus asociados (salvo en casos extremos) suele tener grandes variaciones de tesorería.
• Por último estaría el almacén central que montan distintos asociados. En este caso, la integración entre los aplicativos debe ser total y, a diferencia de los casos anteriores donde es mucho más difícil, es importante, para garantizar la perfecta integración, que todos los socios cuenten con el mismo software.

Como segunda entrada de la serie de las verticalizaciones de Axos Visual, toquemos la venta al público bajo una doble perspectiva: la gestión del punto de venta como tal (tienda o establecimiento) y todo lo relacionado con la logística de gestionar género entre las distintas tiendas y el almacén central (habitualmente un centro que opera como mero centro logístico).

Gestión del punto de venta. A continuación detallaré lo que, según me dice la experiencia, todos nuestros clientes nos han demandado y casi “obligado” en muchos casos a incorporar en el estándar de Axos Viusal.

• Un TPV extremadamente (por orden de importancia) rápido, sencillo y funcional. Qué no es posible?. Atención a las funcionalidades: pulsando 4 teclas (haciendo 4 pulsaciones, porque obviamente del ratón nos olvidamos), se hace un ticket. Las funcionalidades que contempla son: ticket, vale, factura de contado y de crédito, albarán, hacer un pedido, recuperar un pedido (por ejemplo telefónico) para servirlo y cobrarlo por mostrador, cobrar una factura atrasada a un cliente, justificar el pago de unos gastos de la tienda (como, por ejemplo, lejía), retirar dinero al superar un importe de riesgo en caja… y, a su vez, todas las operaciones diarias que los clientes nos obligan: facturar un ticket ya emitido, cancelar una línea una vez realizado el ticket, etc. Todo ello, desde una sola pantalla y con no más de 2 pulsaciones de teclas.
• Una gestión de precios y control de stocks eficaz: habitualmente se modifican las tarifas y lo último de lo que nos acordamos es de reetiquetar el género de la tienda. Lo que en Axos Visual se ha contemplado es un proceso que se lance diariamente e imprima tantas etiquetas como unidades hay de stocks de los artículos que en el día de antes tuvieron un cambio de precio y que todavía no han sido reetiquetados. Esta emisión de etiquetas puede ser tanto para el lineal como para adherirla al mismo producto. Ventajas? La primera tiene un gran ahorro de tiempo. Con la segunda, implementamos un sistema de inventario rotativo ya que, si la aplicación imprime 5 uds. Y en stock hay 4, quiere decir que una ha desaparecido.
• Aunque estos 2 puntos son los que principalmente traen de cabeza a los responsables del punto de venta, hay otro gran número de funcinoalidades que se nos requiere. Véase: Posibilitar el ir apuntando el género que se necesita pedir sobre la marcha (existe en el propio TPV una opción para ir añadiendo artículos a las propuestas de compra manualmente), sacar fácilmente etiquetas de producto porque se han dañado, porque se quiere sacar en oferta, etc.

Gestión logística en las cadenas de tiendas: aunque su problemática también es compleja, detallaré a continuación los 2 grandes problemas que, desde mi humilde punto de vista, siempre me han transmitido los clientes:

• Rotación del personal: de ello derivan multitud de problemas que hay que controlar. Es necesario un sistema de gestión que no dependa al 100% de personas, que no dependa del responsable de la tienda, porque cuando alguien falla no podemos permitirnos que se pare la venta. Por ello, un sistema inteligente, que sepa gestionar los stocks, que sepa reaprovisionarse según las ventas, que sepa rotar la mercancía dentro de los lineales y que permita sacar comparativas entre tiendas, toma especial importancia. La información debe estar en el sistema de información y no en la cabeza de nadie.
• También, y relacionado con lo anterior, la seguridad del sistema ante posibles descuadres, robos, etc. Un ejemplo que me comentaba un día un cliente era: un/a cajero/a quiere un producto que acaba de llegar a la tienda y es una novedad. Qué hace? Espera a que otra persona lo compre. El cajero se reimprime el ticket y se lleva el producto. El cajero se cubre las espaldas porque tiene justificante de compra. Acciones de este tipo, tienen que estar completamente controladas por el software.
• Gestión logística-administrativa: sabiendo que no se puede delegar en las tiendas (en una gran cantidad de casos y salvando las excepciones) gestiones “importantes” al personal de la tienda, es necesario establecer un sistema de reposición, compras, etc. ágil pero que, aunque centralizado, no colapse al personal de la central. Por ello, es importante trabajar son stocks mínimos y máximos (en aquellas referencias no estacionales o de temporada) o con los puntos de pedido (stock óptimo de rotación según las ventas) para las familias de productos con rotación anual. Una vez controlado qué es lo que la tienda neceista, también es necesario un sistema que automatice las propuestas de traspaso entre almacenes (central a tienda, por ejemplo) para que la introducción manual de líneas se minimice al máximo.

Antes de entrar en detalle sobre ciertas funcionalidades, me parece interesante poner un caso práctico (para que nos demos cuenta de cómo los “matices” son “imprescindibles” en una herramienta de software para el sector de papelería y suministro): un teleoperador/a recibe una llamada de un cliente para hacer un pedido. Quién no se encuentra todos los días con estas preguntas por parte del cliente???

• Me puedes mandar otro del último no-se-qué (véase un cartucho) que me enviaste hace unas semanas?
• …y si no tienes esa referencia, mándame otra parecida, que me da igual pero que tengas en stock porque me urge.
• No me acuerdo como se llamaba lo que te pedí, pero era grande y rojo.
• Ah! Que no tienes… y cuando te va/podría llegar?
• Y, por supuesto, el archifamoso : Me puedes dar precio para…? A cuanto de lo compré la última vez? Esta vez está muy caro.

Por todo esto, nos hemos preocupado por tener (o mejor dicho, nuestros cliente se han preocupado de que lo tengamos) esta información, el formulario de alta de línea de pedido, a un solo clic.

Como ya comentamos en varias ocasiones, en Axos Soluciones, creemos en la especialización sectorial. Esta entrada, la primera de varias que desarrollaremos, hace referencia a uno de nuestros verticales más implantados: el software para los suministradores de material de oficina, papelería e informática (consumibles).

Aunque a groso modo todos los sectores de distribución tienen gran parte de problemática común (compran, estocan, venden, etc.) hay ciertos matices críticos en la operativa diaria para cada sector. Y es curioso que, aunque “matices”, es en ellos donde encontraremos los principales beneficios del sistema de información: ahorros en tiempo en tareas principalmente repetitivas, acceso ágil a los indicadores de actividad de la empresa, nivel de control de los usuarios, etc.

De forma un poco más global, los principales problemas que se encuentran las empresas de suministro de material de oficina y papelería hacen referencia a:

• La gestión de tarifas de venta. Cada cliente tiene necesidades distintas tiende a concentrar consumos en ciertos artículos. Esto hace que, habitualmente, las empresas tengan que gestionar multitud de tarifas… incluso una sólo para los clientes importantes. Desde Axos Soluciones aconsejamos definir tarifas según niveles de precios / márgenes. Y aplicar a cada cliente condiciones distintas según familias de productos: lo primero la tarifa general. Donde más nos “apriete” la aplicaremos una tarifa especial por familia. En los artículos críticos le asignaremos un precio especial para un determinado periodo. Por último, y si trabajamos con ofertas, indicaremos si queremos aplicárselas o no a este cliente. Lo importante es que, en el momento de la venta, podamos informar al cliente sobre sus condiciones así como el origen de esos precios.
• Un problema derivado con el anterior es la variabilidad de los precios de compra y su implicación para la definición de tarifas. Por ejemplo, muy raro es el caso de comprar un consumible de HP que, en 2 pedidos, aunque se reciban el mismo día, tengan las mismas condiciones de compra. Por ello, podemos definir que las tarifas de venta se recalculen automáticamente con cada compra según un margen predefinido. Y pongo el caso del consumible original porque es habitual encontrarse concursos un márgenes inferiores al 5% sobre coste.
• Ahora bien, sobre los costes de las tarifas de compra, es necesario un sistema ágil que nos permita manipular las tarifas de los proveedores. Por ello, hemos desarrollando un sistema de importación de tarifas que, tras realizar una comprobación entre las distintas referencias del artículo, es capaz de conocer si ese artículo importado es una referencia nueva o es una nueva condición de compra, de un proveedor secundario (varios proveedores pueden servir el mismo artículo), para el mismo artículo.
• Control de depósitos de clientes y de proveedores. Es habitual para ciertos productos (casi impuesto por el mercado) trabajar con depósitos para ciertos productos, véase el papel de 80gr. Cuando vendemos a un cliente con un precio especial, normalmente la venta se efectúa por palets y, según el tipo de cliente, le tocará almacenarlo y servirlo al proveedor de palería poco a poco y según las necesidades. Exactamente igual en compras: compramos un camión de papel y queremos que lo sirvan de 10 en 10 palets. Esto, o se contempla en el sistema, o nos implica un arduo control manual, fuera del programa, para controlar su stock.
• Web integrada. En este sector, por tener una web con un catálogo amplio, no se vende más (salvo las empresas 100% On-Line que venden a cliente final y no a empresa). Quien diga lo contrario miente. No obstante, lo que si se consigue es vender mejor. Con una web integrada como la de Axos Visual, se monta una intranet privada para el cliente donde encuentra el valor añadido que evita que nos llamen y nos hagan “perder el tiempo”. El cliente puede entrar y ver sus últimas compras, puede aceptarnos un presupuesto, puede hacernos un pedido, puede ver el estado de sus pedidos pendientes y descargarse una factura. Y todo bajo sus propias condiciones de compra, con sus propios precios introducidos en el ERP y que no ha sido necesario traspasar a otra aplicación web ya que todo se general en tiempo real.
• Para quienes no conozcan el sector, adelantarles que es impresionante el número de suministradores que hay en España. Tanto pequeños (podría jurar que en cada población de más de 5000 habitantes tenemos uno) como grandes multinacionales que luchan por cuotas globales de mercado. Por ello, y sabiendo que cuesta 5 veces más recuperar un cliente perdido que captar uno nuevo, fidelizar al cliente con una buena atención y seguimiento, informarle puntualmente de las ofertas, realizar con él tanto gestiones telefónicas como presenciales (vistas) son importantes. Con el módulo de CRM de Axos Visual todo ello es posible.

Como siempre hemos destacado, en Axos Soluciones implantamos soluciones específicas para empresas que del ámbito de la distribución. Sólo sabemos hacer eso y, gracias a nuestra especialización, consideramos hacerlo bien (aunque nos sigamos preocupando por aprender día tras días, con cada cliente).

Cuando hablamos de soluciones nos referimos a muchas más cosas que al mero desarrollo de un paquete de software. Para hacer esto, un paquete de software, sólo es necesario contar con un equipo de de programadores que conozcan una tecnología determinada, tomando ésta especial importancia. He aquí el por qué muchas empresas cuentan con un departamento interno de desarrollo o contratan a “alguien” que les haga un programa a medida para solucionar un problema concreto. Cuando hablamos de la implantación de soluciones, tenemos que ir más allá, hablar de evolucionar (que no revoluciona) la empresa y meterse en los propios procesos. La importancia del software en estos casos radica en que es una herramienta para el control de estos procesos y una fuente de información para la toma de decisiones.

Nuestros clientes trabajan en sectores tan dispares como papelería, informática, ferretería, bisutería, productos para mascotas, películas, videojuegos… No obstante, la necesidad básica siempre es común: compran, almacenan y venden. Dado que los procesos principales suelen ser similares, aprovechamos las sinergias de nuestros clientes para acometer los desarrollos. Nos consideramos el catalizador que hace posible el distribuir el conocimiento entre nuestros clientes. Cuando un cliente en Canarias de, por ejemplo, bisutería plantea un problema, en la inmensa mayoría tiene una solución que puede beneficiar a la empresa de material de oficina de Barcelona. Por eso, lo desarrollamos, en muchos casos sin coste adicional para ningún cliente, lo metemos en el estándar de Axos Visual y así todos se ven beneficiados.

Gracias a estos 2 argumentos, que nuestro objetivo es ayudar a evolucionar a nuestros clientes y que todos ellos son de sectores parejos, hemos conseguido tras los 6 años que Axos Soluciones lleva en el mercado, un producto tremendamente potente y una metodología de trabajo que garantiza la minimización de los riesgos de implantación y, por tanto, el éxito y satisfacción del cliente. Lo tenemos tan claro que en todas nuestras implantaciones ofrecemos la garantía de, si durante el primer año de trabajo el cliente piensa que Axos Visual no resuelve su problemática o no cubre sus expectativas, le devolvemos el 100% del importe invertido en el software. Repetimos: esta garantía la damos en todas las implantaciones. Porque confiamos en nuestra capacidad y no podemos defraudar a ningún cliente.