Blog de Axos visual

Dentro del nuevo Módulo de Servicios del software de gestión integral Axos Visual, se ha incorporado una nueva funcionalidad que nos permite gestionar los mantenimientos técnicos de los clientes por horas.

Desde la figura del proyecto, indicaremos los datos principales: fecha de comienzo del mantenimiento, cliente, técnico asignado, etc. y a partir de ellos generaremos (de forma semiautomática) las fases o periodos. Normalmente estas fases serán mensuales, aunque podrán generarse por cualquier periodo de tiempo.

Veamos a continuación algunas de las funcionalidades de la herramienta:

• Para generar las fases, deberemos indicar previamente la periodicidad y las horas contratadas por periodo. También podremos decidir en cada proyecto, si las horas sobrantes de un periodo se acumulan para el siguiente. En el procedimiento  de generación de  las fases, podremos decidir si generamos las actuaciones(visitas planificadas, por ejemplo) para las mismas, asignándolas a una fecha determinada, o se podrán dar de alta de forma manual.
• Estas actuaciones podrán llevar asociadas actividades, que podrán ser consultadas y listadas por los técnicos desdes sus propias agendesa para llevar una correcta planificación. Al finalizar estas actividades y ponerles hora de inicio y de finalización, la mano de obra quedará automáticamente enlazada con la actuación, y por consiguiente con la fase y el proyecto. En las actuaciones, además de asignar la mano de obra (que será el dato influyente a la hora de tener en cuenta las horas contratadas), podremos imputar materiales (el cambio de una pieza) y otros gastos una vez se ha realizado (kilometraje, dietas…).
• Para la facturación, deberemos asignar en los proyectos los conceptos. Para ello empezaremos por los conceptos fijos (por ejemplo: Mantenimiento), indicando el artículo, las unidades y el precio y descuentos (si proceden). También podremos indicar conceptos de excedentes, es decir, para facturar las horas estras, que superan a las contratadas por periodo. Para ello indicaremos en el concepto que es de Facturación de excedentes.
• Dentro de cada periodo o  fase, podremos ver en cada momento la situación, horas contratadas, usadas, pendientes, disponibles, en exceso, …
• También, es posible llevar un control exhaustivo de los costes, a todos los niveles (actuación, fase y proyecto), ya que todas las partidas que se asignan, tanto de mano de obra, como de materia prima y cualquier gasto, llevan asociado un coste que irá actualizando los distintos escalafones de la estructura.

Por tanto, con este funcionalidad del módulo de servicios, se ha intentado plantear una herramienta que cubra el 100% de la problemática de este tipo de servicio y mantenimiento por horas.

Presentamos a continuación el listado de mejoras de la Nueva Versión 8.2 de Axos Visual.

Con esta versión hemos querido ir un paso más allá e incorporar nuevas funcionalidades y soluciones a problemáticas que, tradicionalmente, Axos Visual no contemplaba. Entre ellas destacamos:

• Gestión de Servicios lo que permite avanzar en la gestión de la cadena de valor e la distribución, yendo un paso más allá en los servicios postventa o gestión de proyectos.
• Gestión de Trazabilidad con la que, y junto con la gestión de Tallas y Colores, nos permite cubrir cualquier problemática del sector de la distribución.

A su vez, hemos aprovechado para mejorar la estabilidad del sistema y revisar como ciertos procesos que consideramos críticos dada la situación actual. Véase por ejemplo la revisión realizada en el control de riesgos que nos ha obligado a hacer una profunda refactorización de todo el ciclo de ventas.

Gran parte de estas mejoras ya se encuentran documentadas en la zona de manuales. Para aquellas que no estén correctamente detalladas, les recordamos la continua actividad de la herramienta de Soporte On-Line donde le podremos seguir informado sobre estas novedades.

• Comunes

Colores identificativos en rejillas:

Se añaden nuevos colores a las rejillas y se unifican los existentes siguiéndose una filosofía de semáforos. Los campos resaltados en ámbar indicarán una alerta (líneas urgentes, unidades reservadas, etc, mercancía pedida a depósito, etc.). Aquellas líneas que tengan notas se mostrarán en las líneas de documentos con el campo “Descripción” resaltado en gris. Si el documento tiene notas (ya sean públicas o privadas) se resaltará en gris el número de documento en las rejillas de consulta. Próximamente incluiremos en nuestros manuales online la tabla de colores completa detallada por rejillas.

Creación de Formularios de Consulta:

Añadidos nuevos formularios de consulta en: Inventarios, Modelos, Reservas, Liquidaciones, Notas de recepción, Relaciones de cobro y pago

Modificación de Formularios de Consulta:

Se estandarizan los siguientes formularios de consulta: Preparación de Pedidos , Consulta de Reparaciones, Recepción de Pedidos, Artículos descatalogados, Consulta de Proveedores , Tarifas por Proveedor, Ubicaciones, Agencias, Formas de pago, Cuentas Contables, Asientos,  Apuntes, Cuotas amortización,  Consulta Cuentas , NIF, Diario general, Diario por meses, Consulta IVA, Consulta IRPF, Listado IVA Soportado e Listado IVA Repercutido.

Formulario de Usuarios:

Reorganización del formulario de alta y gestión de usuarios.

• Módulo de Gestión: Visión General

Trazabilidad:

Se desarrolla un nuevo sistema para el control y la asignación de lotes por fechas tanto en la recepción como en la preparación de pedidos. Esta mejora afectará al total de ciclo de venta y compra.

Costes en Ventas y Cálculo de Bº:

Creado un nuevo parámetro “Actualizar coste al crear cada albarán” cuyo objetivo es actualizar el coste de las ventas según las últimas entradas de mercancía en almacén. Marcando este parámetro, en pedidos y presupuestos como “Coste de Sistema” de las líneas de documentos se mostrará el coste del artículo que se tenga parametrizado (medio, ponderado, ultimo…) y como “Coste Manual“ siempre mostrará el coste Neto del artículo.  Cuando se genere el albarán se tomará como coste Manual el coste que se tenga parametrizado (medio, ponderado, último, etc.) y se arrastrará a la factura.

Automatización de Procesos para Comisionistas:

Se automatizan los procesos de ventas-compras-ventas para perfiles comisionistas o representantes. Este proceso engloba 2 funcionamientos:

• Servicio directo: se servirá el Pedido completo con la Dirección del Cliente.

• Comisionista: se generará el Pedido de Compra con el Precio de Venta.

Identificación de Notas en Documentos de Compra y Venta:

Se cambian los textos identificativos de las notas de los documentos. Se sustituye la nomenclatura “Notas de preparación” por “Notas públicas”

Tipo de Facturación:

Se añade el campo informativo “Tipo de Facturación” en Presupuestos, Pedidos, Albaranes y Facturas de Venta.

Unificación de botones en consulta de Artículos y Clientes:

Se unifican las opciones que aparecían al pie de la rejilla en dos únicos botones “Informes” y “Utilidades”.

Unificación de Sistema de Exportación a Excel:

Se unifica la exportación a Excel desde todas las opciones habilitadas siendo necesario ahora disponer de la librería v2excel.dll (disponible en la zona de descargas). Esta modificación puede ocasionar problemas en las exportaciones para aquellos clientes que no tienen esta opción configurada.

Consulta de Incidencias:

Incluido el Código de la incidencia en la consulta de Incidencias y reorganizado su formulario.

Alta Rápida de Artículos:

Se añade un sistema de creación rápida de artículos desde el alta de líneas de documentos. Una vez paramertizado el sistema, se podrá crear un nuevo artículo introduciendo simplemente los campos: Referencia (añadiéndose a este campo un localizador con la utilidad “Inventar código” ), Proveedor, Familia y Tipo de IVA.

Mejoras del Proceso de Importación de Tarifas:

Ampliación del actual sistema de importación de tarifas para la gestión de alta/modificaciones y bajas de los productos. Este desarrollo se concreta en: Cambio del formato de importación de tarifas y adaptación del mismo al formato estándar del sector, Introducción de nuevos campos en los ficheros de importación, entre los que encontramos (Marca, Estado, Unidad de almacenamiento,  Fecha de alta del artículo, Formato, Notas o Comentarios, Características, Nº viñeta catálogo, Casilla indicando el catálogo, folleto). Se añade a la pestaña de altas una herramienta que comprueba si hay Referencia duplicadas.

Mejoras en Proceso de Importación de Ofertas:

Se añaden los Descuentos 2 y 3 a la importación.

Gestión de Catálogos:

Se genera un nuevo maestro: El catálogo. Una vez configurada la aplicación,  se nos habilitará un nuevo Maestro de Catálogos donde podremos indicar los artículos que se encuentran en cada uno de estos catálogos así como otros datos (página, precio, etc.).

Oferta Pack desde Consulta de Artículos:

Se añade, desde el botón de Utilidades de la consulta del artículo, la posibilidad de generar una oferta pack con los artículos seleccionados.

Emisión de Etiquetas:

Se añade un botón a la rejilla de etiquetas para eliminar las etiquetas que se seleccionen.

Localización de Clientes:

Se añade el índice “Palabras Nombre” en los localizadores de Clientes.

Información en Alta de Clientes:

Se añaden las pestañas  Riesgos, Direcciones, Contactos, Documentos Adjuntos y Comercial.

Actualización de Precios Especiales en Grupos de Clientes:

Se añade la posibilidad de guardar, desde el presupuesto de venta los precios especiales también en el Grupo al que pertenece el cliente.

Exportación a Excel de la Tarifa de un Cliente:

Se añade la posibilidad, desde la consulta de artículos, de exportar a Excel la tarifa de un cliente desde la el botón “Utilidades”. Exportará las condiciones particulares de ese cliente según lo definido en su ficha.

Duplicar Grupos de Clientes:

Se añade la posibilidad de duplicar un grupo de cliente con sus excepciones por familia y referencias especiales.

Nuevos Sistema de Riesgos: Días desde Vencimiento.

Se desarrolla un nuevo sistema de riesgos, parametrizado desde el maestro del cliente, para el bloqueo del cliente en caso de que deba vencimientos desde hace más de X días naturales.

Nuevo Sistema de Riesgos: Nº de Vencimientos Vencidos.

Se desarrolla un nuevo sistema de riesgos, parametrizado desde el maestro del cliente, para el bloqueo del cliente en caso de que tenga más de X vencimientos pendientes.

Tratamiento de Contactos:

Se añade en los contactos el tratamiento social de éstos  (Sr. Sra. Srta. Etc.).

Localización de Proveedores:

Se añade el índice “Palabras Nombre” en los localizadores de Proveedores. Se amplía la información mostrada en el localizador con datos de contacto del mismo.

• Módulo de Gestión: Ciclo de Ventas y Compras.

Referencias Especiales en el alta de líneas de documentos:

Se añade un control para que a la hora de introducir la referencia del artículo, si el cliente tiene una referencia y/o descripción especial la línea tome éstas y no como hasta ahora que era obligatorio introducir en el alta de línea la referencia especial del cliente.

Adjuntos en Documentos:

Se añade la posibilidad de arrastrar a un presupuesto como adjuntos los archivos adjuntos que tengan en su ficha los artículos presupuestados.

Visualización de Escandallo de Artículos:

Desde este botón, visible únicamente cuando no se tenga marcado el parámetro “Escandallo actualiza stock” sólo se podrá  ver el escandallo o imprimirlo, siempre que el informe esté personalizado o sea formato 6.

Anticipos Vs. Riesgos:

Se modifica en albaranes para que el importe pendiente de facturar tenga en cuenta el importe anticipado en la gestión de Riesgos.

Acceso al Maestro de Proveedor:

Se habilita el acceso a la ficha del proveedor  proveedores desde formularios de modificación de documentos de compra.

Notas en Líneas de Documentos:

Creado un nuevo parámetro “Contactos en líneas de documentos” Marcando este parámetro en el  formulario de notas de línea se mostrará un nuevo botón “Importar datos de contacto” que arrastra al campo Notas el nombre del contacto y su email separados por un guión. Si la línea se pasa a pedido de compra  (tanto desde el propio pedido de venta como desde la consulta de líneas) se pasará la información a la línea de compra. Destacar que ahora este campo admite Intros, que se respetan en la impresión del documento.

Validación de referencias en la preparación y recepción de pedidos:

Se añade un control para permitir validar la recepción y preparación también con la referencia de fabricante

Exportación / Importación de Presupuestos de Venta:

Se añade la posibilidad de exportar a Excel las líneas de un presupuesto de venta. A su vez, una vez modificados los precios en el Excel, se posibilita el volver a importarlos como precios especiales.

Referencias Especiales en Presupuestos:

Se añade  la posibilidad de introducir  la Referencia Especial del cliente en nuevo campo del formulario de alta de línea del presupuesto para que, si la línea se guarda como precio especial, se almacene también ésta.

Portes en Presupuestos:

Se añade el control de portes al presupuesto de venta.

Cálculo de Portes en Presupuestos:

Se añade el parámetro “Sumar portes al total (presupuesto y pedidos” para sumar o no el importe de los portes al total del documento.

Detalle por Almacén en Pedidos de Venta:

Se añade una nueva opción de impresión de Pedidos denominado “Detalle por Almacén” en el que se desglosa el stock por almacén. Se posibilita la impresión del informe desde la consulta de Pedidos y de Líneas de Pedido.

Gestión de Reservas:

Se añade un control para preparar un pedido de una mercancía reservada solo cuando el cliente de la preparación es el mismo que hizo la reserva. Se marcará el campo en ámbar en las líneas de pedido y en la preparación de pedidos.

Identificación de líneas de pedidos Urgentes:

Se añade la columna “U” para indicar si la línea es Urgente desde la consulta de líneas de pedidos de venta. Se resaltará en ámbar.

Albaranes en Facturación:

Se añade proceso en la consulta de albaranes de venta  para desbloquear los albaranes que en estado “En facturación”.

Consulta de líneas en Facturas Cobradas:

Se añade la posibilidad de poder navegar por la rejilla de líneas, con la barra de desplazamiento vertical, de una factura en estado cobrado.

Modificación del Proceso de impresión de Documentos de Repartos:

El proceso de impresión de repartos se modifica. Con la nueva versión se genera un nuevo cuadro de diálogo donde se podrá indicar qué documentos se quieren imprimir (documentos relacionados, etiquetas de bultos, listado de carga y recibos).

Listados de Carga:

Se añade un proceso para que desde la impresión del reparto se pueda generar un listado con todas las referencias que hay que cargar y sus respectivos lotes.

Exportación de Expediciones:

Se desarrolla un nuevo sistema para exportar a un fichero de texto las expediciones de una ruta siempre que la agencia tenga marcado el parámetro “Exportación de etiquetas”. Este parámetro controlará también que la impresión de etiquetas de bultos genere un fichero de texto con los datos necesarios para la agencia de transportes.

Población en la Generación de Repartos:

Añadida la Población al informe de Reparto.

Código de Barras en Propuestas de Compra:

Se posibilita la introducción de líneas de propuesta de compra mediante código de barras.

Devolución de Mercancía a Proveedor:

Se añade el parámetro “Pedidos de compra en repartos” para que en las expediciones se propongan como pendiente de repartir por pedidos de compra negativos (devoluciones a proveedor).

Gestión de Divisas:

Se añade el precio divisa en rejilla y etiquetas en formularios artículos-proveedor. Se añade también la divisa con la que trabaja el proveedor a la rejilla. Además cuando el documento sea en divisas aparece “portes divisas” y “incremento de coste divisas” para facilitar la introducción de datos al usuario.

Portes en Divisas:

Se añade el control de portes en divisa en los documentos de compra.

Factura de Proveedor desde Alta de Albarán de Compra:

Se añade la utilidad de poder generar la factura de compra desde el  formulario de alta del albarán de compra.

• Módulo de Gestión: Existencias.

Artículos sin Ventas Punto de Pedido:

Se añade en el formulario de consulta del Cálculo Bajo Punto de Pedido un nuevo check para mostrar los artículos sin ventas, que pudieran entrar dentro del rango buscado, en una pestaña independiente.

Informe Rotación de Stocks:

Se añade a la consulta de Rotación de Stocks la posibilidad de filtrar por Sección y Proveedor en la consulta. Añadida la opción de ejecutar la Rotación de Stocks desde la consulta de Artículos (botón de Informes).

Descuadres en Traspasos de Almacén:

Se añade la opción de búsqueda en la consulta de traspasos  de aquellos traspasos no recibidos y con descuadres en las unidades recibidas. Se añade también al formulario de traspasos el campo “Receptor”.

Estandarización de formatos de etiquetas:

Se estandarizan los formatos según APLI (Etiquetas grandes: Formato Apli ref. 01277; Etiquetas Pequeñas: Formato Apli ref. 01272; Etiquetas Códigos de Barras: Formato Apli  ref. 01283, Etiquetas Escalados: Formato Apli ref. 01288, Etiquetas PVP: Formato Apli ref. 01276. Etiquetas Embalaje: Formato Apli ref 01283

Lotes:

Se añade al localizador de disponibles un nuevo índice para que se muestren todos los lotes del artículo independientemente de su estado.

Informe de CMI:

Añadida la posibilidad de obtener el informe con el stock desglosado por almacén.

• Módulo de Contabilidad y Tesorería:

Tipos de Gastos:

Se reorganizan los campos de contabilización y alta de Tipo de Gasto.

Gestión de Cobros en Repartos:

Se añade la posibilidad de poder obtener un listado de cobros pendientes con una forma de pago determinada en las expediciones. Se modifican los procesos de entrega de los vencimientos (para la gestión de cobros) a fin de que un cobro pueda entregarse al reparto para su gestión desde el mismo.

Nuevos Sistema de Riesgos: Días desde Vencimiento.

Se desarrolla un nuevo sistema de riesgos, parametrizado desde el maestro del cliente, para el bloqueo del cliente en caso de que deba vencimientos desde hace más de X días naturales.

• Módulo de TPV:

Artículos Compuestos en TPV:

Se añaden los controles necesarios en TPV para que si se tiene marcado el parámetro “Escandallo actualiza stock” cuando se vende un artículo compuesto desde el módulo de TPV se den de baja del stock sus componentes.

Localización de Vales:

Se añade una columna con la Fecha del Vale para mejorar su identificación y localización.

• Módulo E-com

Segunda página web:

Se desarrolla la utilidad para mantener 2 páginas web contra una misma aplicación Axos Visual estando la segunda orientada 100% a la venta on-line (sin zona privada y precios competitivos) quedando la segunda como intranet de cliente.

Ciclo de Compra con Validación:

Se permite definir un ciclo de compra web con validación para el usuario. Se establecen 3 perfiles ed usuario: usuario, supervisor y validador. En esta configuración, los pedidos realizados por el primero deberás ser revisados por los siguientes niveles de usuario.

Nuevo Estilo en Web:

Se crea un nuevo estilo que identifica las referencias con precios especiales del cliente registrado.

Nuevas Ofertas en Web:

Se habilitan en el Módulo E-com todas las ofertas lanzadas en la anterior versión 8.1 de Axos Visual.

Descarga de Documentos Adjuntos en Web:

Se implementa un nuevo sistema de documentos adjuntos en las fichas web para que puedan publicarse múltiples adjuntos para su posterior descarga por parte del usuario.

Direcciones de envío en documentos:

Se modifica la consulta web de documentos para que aparezcan las direcciones de entrega de los documentos en los formularios web.

En Axos visual, ERP especializado para el sector de la distribución, hemos desarrollado un sistema de cálculo de comisiones completo que aporta una solución adaptada a cada las problemática comercial.
A continuación, les explicaremos el funcionamiento de esta utilidad.

Para poder liquidar las comisiones de nuestros vendedores, lo primero que tenemos hacer es definir el perfil de comisión que se les aplicará.  Los perfiles disponibles en Axos son los siguientes:

• Por Tarifa: Usaremos este perfil si queremos tener 1 perfil por tarifa de venta, es decir en función de las condiciones establecidas para cada cliente y artículo. Para cada tarifa podremos indicar los porcentajes de comisión y si fuera necesario escalados de comisiones en función del descuento aplicado en cada una de las líneas de venta así como excepciones por artículos
• Por Familia. Este Tipo de Perfil lo seleccionaremos en el caso de querer establecer comisiones distintas en función de la familia a la que pertenece el artículo. En este caso podremos -establecer excepciones por familias.
• Por Venta Bruta. Se usa este tipo de comisión, en el caso de querer calcular el porcentaje de comisión en función del importe total de la venta seleccionada
• Por % Beneficio: En este Tipo de cálculo la comisión a aplicar vendrá asignada en función del beneficio obtenido en cada una de las líneas de factura.
• % Sobre Beneficio: Mediante este método de cálculo la comisión se calcula sobre el beneficio del total de las facturas consultadas.

Una vez definidos los perfiles, y realizada nuestra facturación periódica,  el procedimiento para consultar las comisiones a liquidar, es sencillo, automático y rápido. Después de analizar las facturas del periodo solicitado, la aplicación saca un listado por vendedor indicando las facturas, sus importes y la comisión correspondiente. Cabe destacar que para el cálculo hay 2 posibilidades:

• Liquidar sobre las facturas emitidas en el periodo indicado.
• Liquidar sobre las facturas cobradas, siendo este el recomendado desde Axos Soluciones ya que garantiza que el equipo comercial se implique en la gestión de cobros.

Una vez rseleccioando el sistema, podremos entonces liquida  o bien la totalidad de las facturas o bien seleccionar parte de ellas. Igualmente, el usuario tiene la posibilidad de modificar los importes de las comisiones, manualmente.

El software ERP Axos Visual, especialmente diseñado para sectores intensivos en distribución, cuenta con un potente Módulo de Tesorería orientado a la gestión total de los cobros y pagos de la empresa.

Antes de entrar en detalle sobre su s funcionalidades, cabe destacar que está completamente integrado con el resto de los módulo del software de gestión Axos Visual. Así, al emitir por ejemplo una factura en gestión con forma de pago “Giro a 30 y 60”, esto nos generará 2 documentos de cobro en Tesorería con estado “Remesable”. Y, siguiendo con el ejemplo, si el cliente nos pagara una parte al contado podríamos realizar esta operación desde el Módulo de TPV lo cual nos generaría una relación automática de cobros en el Módulo de Tesorería. Es decir, la integración de este módulo de tesorería en el resto del ERP es total.

El Módulo de Tesorería se compone de 3 partes:

Gestión general de cobros y pagos. Con él, podremos realizar todas las operaciones relacionadas con el ciclo habitual de:

• Cobros: control de los recibos en sus distintos estados (inicial, emitido, recibido, ingresado, anticipado, cobrado y devuelto), control de carteras, relaciones de cobros por caja o bango, generación de remesas en sus distintos formatos (Norma 19, Norma 58, Norma 32…), unificación (si el cliente nos unifica varios vencimientos/deudas en uno o varios nuevos) y división (cuando fraccionamos un vencimiento según una nueva forma de pago), recepción de documentos (cuando un cliente nos envía un pagaré postdatado), etc.
• Pagos. Los pagos siguen una funcionalidad similar a la de los cobros con alguna salvedad propia de estos como puede ser, por ejemplo, la emisión de pagarés desde el sistema.

Gestión de Riesgos y Reclamaciones: En el ERP Axos Visual, el control de riesgos de cobro es un punto crítico contemplado en todos sus apartados. Veamos un ejemplo de una parametrización típica entre nuestros clientes: un cliente nos devuelve un recibo de una remesa. Este hecho, realizado por una persona del departamento de administración, genera que: el comercial tenga una actividad en su agenda de CRM para visitar al cliente para realizar la gestión de cobros, que todos las ventas de ese cliente queden bloqueadas (no se podrán picar pedidos nuevos en el sistema y los ya introducidos, no podrán servirse), emitirá una carta de reclamación automáticamente, desde el TPV sólo se le podrá vender a este cliente en caso de que pague al contado, si el cliente estuviese asegurado, considerará esta operación dentro de los informes/reportes de riesgo emitidos a la aseguradora, etc.

Previsiones de Tesorería. En el estándar Axos Visual existen multitud de informes de cobros y pagos básicos (cobros por fechas, por vendedor, por cliente, etc.) así como avanzados (periodo medio de cobro pago teórico vs. real, análisis de carteras, etc). El problema está en que si todos estos informes sólo partieran de los vencimientos generados por facturas, no podríamos hacer previsiones reales. Es decir, en las previsiones de tesorería gestionamos 4 tipos de documento: los que vienen de facturas (los recibos como tal), las previsiones manuales (gestionadas manualmente o desde el presupuesto contable, donde se indican aquellos conceptos como las nóminas del personal que, sin estar contabilizadas, sabemos a ciencia cierta que nos generarán un flujo de salida de efectivo), los albaranes de venta y compra (que, aunque no estén facturados sabemos que generarán un vencimiento de cobro o pago futuro) y los pedidos de venta o compra (similar a lo anterior). Todos ellos generarán previsiones para poder analizar y cruzar a fin de poder sacar previsiones a futuro de cobro/pago, tanto globales como por cartera o banco.

Todas estas utilidades están orientadas a, come decimos, llevar un exhaustivo control de cobros y pago que afecta a la totalidad de los módulos del software de gestión Axos Visual.

Hoy en día no basta con tener un buen producto que ofrecer. Necesitamos que los clientes potenciales conozcan nuestros productos, al tiempo que tenemos que ofrecer una atención personalizada a los ya existentes en nuestra cartera.

Para facilitar esta tarea, Axos Visual incorpora una solución comercial para los vendedores que les permite tener una oficina móvil a su alcance estén donde estén.

El Módulo de Movilidad está  desarrollado para nuestro equipo comercial trabaje con el CRM (modulo para el seguimiento y fidelización de clientes) de Axos Visual, software específico para sectores intensivos en distribución,  pero offline. De esta forma, en las ocasiones que no dispongamos de una conexión a internet, bien sea porque no disponemos de conexiones o no tengamos cobertura en la zona que estemos trabajando, podremos operar sin dificultad para posteriormente sincronizar el trabajo realizado (actividades, pedidos, etc.) con la centra.

Mediante la utilización de este módulo, el comercial podrá:

• Dar de alta, consultar y actualizar de una forma ágil y fiable los datos de sus clientes (direcciones, contactos, presupuestos, pedidos, consumos, deudas,…) sin necesidad de una conexión a Internet.
• Consultar y facilitar información inmediata al cliente.
• Gestionar las actividades de su agenda.
• En cualquier momento en el que disponga de una conexión a Internet (cable, WIFI, 3G,…), enviar los datos a la central así como recibir las modificaciones que los demás usuarios de la aplicación hayan hecho (nuevos productos, cambios de precios, ofertas, stocks,…).

Todo esto beneficiará a la empresa en forma de aumento en la productividad y mejora en la atención al cliente. Se minimizan los costes y los errores de la introducción manual de los pedidos, a la vez que se incrementa el nivel de servicio y satisfacción de los clientes.

El control de riesgos en el software de gestión Axos Visual, ERP específico para sectores de distribución, resulta una herramienta casi imprescindible debido a la situación en la que se encuentran los mercados y las fluctuaciones de solvencia de las empresas en todo tipo de sectores.

Desde Axos Soluciones, hemos ampliado los controles de riesgos de nuestro software de gestión ERP Axos Visual (antes sólo por importes), incorporando funcionalidades que nos permitirán introducir restricciones a partir de cierto número de vencimientos pendientes ya vencidos y a partir de días transcurridos desde el primer vencimiento pendiente ya vencido. Estos controles se definen en el cliente, pudiendo establecer de esta manera distintos criterios de restricción, según el perfil de riesgo que consideremos que tiene cada uno de ellos.

Existen dos controles diferentes de riesgos: en pedidos y en cobros.

• El control de riesgo de pedidos, se efectúa sobre los pedidos de venta, y tiene en cuenta que los importes de los pedidos pendientes de servir no superen el importe de riesgo establecido (en caso de control de importes), que no se supere el número de vencimientos pendientes vencidos permitidos (en caso de número de vencimientos.), o que no supere el número indicado de días transcurridos desde el primer vencimiento que esté vencido.
• El control de riesgo de cobros, se efectúa tanto en pedidos como en albaranes de venta y factura y la diferencia con respecto al control de riesgo de pedidos, radica en que los importes que controla son el pendiente de facturar, el pendiente de cobrar, siendo la suma de ambos la que no debe superar el importe establecido. Para el número de vencimientos y para los días, el funcionamiento es similar.

Además, las restricciones que la aplicación realiza son de dos tipos: “avisa” y “avisa y bloquea”.

• Si usamos el tipo “avisa”, el programa efectuará una pregunta al usuario advirtiendo del exceso de riesgo, y será este el que decida si seguir adelante o finalizar la operación.
• Si por el contrario, usamos el tipo “avisa y bloquea”, el programa notificará el exceso de riesgo y no permitirá continuar.

Dos novedades más se han incorporado en la última versión 8.2 del ERP Axos Visua: La primera de ellas, es el control por importes cuando se están dando de alta las líneas de documentos, de gran utilidad cuando se realizan grandes pedidos o albaranes, ya que con anterioridad sólo realizaba el control cuando se finalizaba. La segunda de las novedades es la inclusión de un parámetro “Retener pedidos por riesgo de cobros excedido”, que permitirá que los pedidos se puedan dar de alta dejándolos en estado retenido. Estos pedidos se podrán liberar, pero sólo lo podrán hacer los usuarios con acceso a una clave indicada en su ficha. Una vez que han sido liberados, se saltarán los controles de riesgos y se podrá generar el albarán sin inconvenientes.

En esta  ocasión hablaremos de la ventaja que hay en la implantación del software Axos Visual, ERP específico para sectores de distribución, en empresas que dispongan una cadena de tiendas y las ventajas que proporciona a ser una integración en todas ellas.

La primera ventaja, que es la más notable, es que desde las oficinas centrales podrán hacer el mantenimiento de todos los artículos que se comercialicen en todos establecimientos. El objetivo es que el personal que realiza sus labores en los establecimientos de ventas se dedique a realizar ventas y no a conocer una aplicación como Axos Visual. En esta línea también encontramos el mantenimiento de precios. Muchos problemas que surgen n en una tienda derivan de que los precios no correspondan con las etiquetas y que establecimientos idénticos tenga diferentes precios de venta. Esto puede ser controlado por Axos visual desde las oficinas centrales, ya que en el momento que hay una modificación de precios el usuario del establecimiento será avisado por un mensaje que hay un cambio de precios y será preguntado que si quiere imprimir las etiquetas de los artículos que hayan sufrido dicha modificación, sin ninguna necesidad o prestar atención al cambio de precios por parte de la oficina central.

Otra de las ventajas que se dispone con software ERP Axos visual es que desde la central se podrá sacar informes de ventas por centro  de explotación y ver todas las estadísticas necesarias para saber y conocer cuáles son la problemática del aumento de ventas en algún centro en concreto.

La problemática de las compras también se resuelve con el software de gestión Axos Visual. Si la compra está centralizada en el almacén principal de la empresa, las tiendas podrán realizar un pedido de compra o solicitar un traspaso de material sin tener que depender del papel o persona exclusiva dedicada a ello. A través de la integración de la aplicación, el stock de todos los centros también podrá ser controlado por parte de las oficinas centrales para realizar la reposición en función de las ventas realizadas diariamente o por un stock minimo y máximo que haya sido estipulado.

Uno de los beneficios que normalmente es el  más solicitado es que los centros en los que no disponen un artículo puedan  visualizar en los demás centros el stock del mismo artículo. Para que  los demás centros puedan  solicitar un traspaso de mercancía o informar al cliente que puede recogerlo en el centro que disponga de stock. Consideramos esta utilidad vital ya que, hoy en día, una venta progresiva por fidelización y atención al cliente en el establecimiento es una posibilidad clara de diferenciación ante los competidores.

Todos los establecimientos estarán conectados directamente con el servidor  para que la base de datos este actualizada con los stocks en tiempo real y toda la información de ventas se puede tener actualizada en el momento sin necesidad de hacer volcado de datos y traspaso de archivos. No obstante, como puede ocurrir que las comunicaciones entre el servidor y los puntos de ventas se pierdan, se dispone de un Punto de venta de emergencia para estos casos: el módulo de emergencia hacer que se pueda seguir trabajando en local y posteriormente cuando se recupere las conexión hacer una sincronización de datos. Esto hace que las ventas nunca se queden bloqueadas por el sistema y se pierdan ventas en épocas de campaña puede ser de vital importancia: por ejemplo empresas del gremio de juguetería, en época de navidad, esta utilidad es crítica ya que una parada de 1 o 2 días pueden suponer el descontrol del 5-10% de las ventas de todo el año.

Muchos empleados de los departamentos de contabilidad de las empresas suelen dedicar un tiempo importante a sacar y comprobar los datos de IVA a declarar. Axos Visual, es una solución pensada para sacar la información solicitada por Hacienda en un tiempo limitado reducido.

El ERP Axos Visual tiene desarrollados cálculos internos que ahorran los punteos manuales de los registros de IVA de tus compras y ventas. Con unos procesos internos, esta aplicación permite sacar las bases de IVA por tipos de IVA y sus cuotas correspondientes pulsando un solo botón.

Con Axos Visual, todas las facturas de compra, de venta  y gastos de las empresas se contabilizan automáticamente generando los registros de IVA correspondientes. Seleccionando la declaración a sacar, Axos Visual procesa los datos, los analiza y los asigna a los campos de los modelos de hacienda.

Axos Visual pone a la disposición de sus usuarios los siguientes modelos:
Mensuales:

• 349: Declaración recapitulativa de operaciones intracomunitarias.
• 320: Liquidación mensual del Impuesto sobre el Valor Añadido.

Trimestrales:

• 303: Impuesto sobre el Valor Añadido.
• 110: Declaración de Retenciones e ingresos a cuenta del IRPF.

Anuales:

• 390: Declaración-resumen anual del Impuesto sobre el Valor Añadido.
• 190: Resumen anual de retenciones e ingresos a cuenta.
• 115: Declaración de rentas o rendimientos procedentes del arrendamiento o subarrendamiento de inmuebles urbanos.
• 347: Declara¬ción anual de operaciones con terceras personas.
• 340: Declaración Informativa de Operaciones Incluidas en los libros de registro.

Cada declaración se puede imprimir y exportar en un fichero texto que se podrá importar en la web de Hacienda.

Una revisión de los datos con un análisis de los registros de IVA contabilizados de la aplicación le permitirá comprobar la certeza de los datos, la fiabilidad, eficiencia y rapidez de la ERP Axos Visual.

En el software de gestión ERP Axos Visual especializado en sectores de distribución, son 3 las modalidades que tenemos para la integración de aplicaciones entre empresas de forma que se minimicen los trabajos administrativos y se automaticen los procesos:

• Centrales Compras integrados con asociados.
• Empresas que disponen de  cadenas de tiendas.
• Empresas que disponen de una red de franquiciados y que además disponen de tiendas propias.

En este caso hablaremos de las centrales de compras en las que los asociados tendrán su aplicación directamente integrada con la central compras y os explicaremos los beneficios que hay para trabajar con Axos Visual.

Normalmente el Asociado debe de hacer le mantenimiento de los artículos y proveedores, realizando una actualización de precios y condiciones con el proveedor con una repetición en función de las veces que el proveedores realice cambio de su tarifa (descatalogando artículos, creando nuevos artículos y modificando condiciones de compras). Todo esto es una labor tediosa que no es necesario con Axos Visual: la central de compras sea la encargada del mantenimiento de todos los artículos, condiciones de compras y proveedores… trabajo que el resto de los asociados aprovechan integrando todos los contenidos, con un simple clic, en sus aplicaciones.

Por tanto, el Asociado no deberá hacer ningún tipo de mantenimiento por parte suya, ya que la central es la que negocia las condiciones de compras y en cualquier momento el asociado al tener una conexión directa y mantenimiento de su base de datos de proveedores y artículos este actualizado en cualquier momento que haya modificaciones por parte del proveedor.

Aparte de todo esto también hay otros beneficios, como el que el asociado disponga de una web y sea también mantenida por parte de la central con las fichas web, creando así un estilo similar para todos los asociados y mantener una imagen corporativa. El mantenimiento de una web actualmente es bastante tedioso ya que si hay cambio de precios en muchos artículos realizar el cambio en todos ellos conllevaría invertir un tiempo demasiado alto, en función de los artículos a cambiar, o el dar de alta nuevos artículos por los que se tarda  tiempo entre buscar la imagen y la descripción adecuada para el articulo… todo este trabajo se unifica en la Central liberando la carga de trabajo del asociado para el mantenimiento de sus páginas.

Otra utilidad son las Ofertas. Es habitual que desde las Centrales de Compra, se lancen folletos promocionales o herramientas de marketing para que los asociados trabajen. Estas ofertas pueden ser de múltiples tipos: escalados por cantidades, descuento en la segunda o tercera unidad, artículos, regalos, 3×2, etc. Estas ofertas mantenidas por la central, podrán importarse en la aplicación de los asociados sencillamente.

Por último, y de cara a las negociaciones de la central, es importante que ésta disponga de los consumos que tienen el total de los asociados. De esta forma, la central de compras puede conocer cuáles son las ventas del asociado sin tener que realizar ningún proceso adicional a los que normalmente hacer a la hora de sacar análisis de ventas en la aplicación o análisis de ventas por líneas de negocio o punto de explotación.

En Axos Soluciones hemos ampliado el sistema de riesgos de nuestro aplicativo ERP Axos Visual específico para el sector ditribución. Gracias al mismo podremos llevar el control del riesgo de cada cliente por varios criterios:

• Por Importes, contemplándose el valor de toda la mercancía entregada o pedida por el cliente. Es decir, este importe considerará la mercancía facturada, vencida, sin vencer, albaranada o que se esté pidiendo en ese momento.
• Por número de recibos vencidos, estableciéndose un número máximo de efectos ya vencidos.
• Por días desde el vencimiento, controlando un número máximo de días en los que el cliente se está retrasando en el pago del primer recibo vencido.

Estos tres criterios de riesgos se controlan en los dos tipos de riesgos existentes en Axos Visual, independientes el uno del otro:

• Riesgo en pedidos, que controlará  la mercancía pendiente de servir al cliente.
• Riesgo en cobros, que controlará toda la mercancía servida al cliente (ya esté facturada o albaranada) más la pendiente de servir.

A cada cliente podremos asignarle un riesgo específico y configurar que la aplicación avise al superarlo mediante un mensaje, siendo el usuario el que decidirá si cursar el documento o bloquearlo, o bien o se avise y bloquee automáticamente.

En el caso del riesgo en cobros, existe un parámetro de configuración que retendrá de forma automática aquellos pedidos que se piquen cuando el cliente haya superado el riesgo, siendo necesaria la supervisión de un responsable para su liberación mediante contraseña y una vez liberados se podrán convertir en albaranes sin evaluar el resto de controles.

En el caso de controlar el riesgo por importes, se contempla la posibilidad de que el importe de riesgo no se descuente en el momento de liquidar los vencimientos pendientes sino que se puede configurar un número de días determinado a partir del momento del cobro para poder así asegurar el periodo en el que el cliente puede devolver el recibo.

Adelantar que estos sistemas están configurados en los distintos sistemas de venta, es decir, en el Módulo de Gestión, Página Web o TPV destacando que, en este último caso, el cliente que quiera hacer una compra por mostrador y haya superado el riesgo, sólo podrá llevarse la mercancía previo pago en efectivo.