Blog de Axos visual

MÓDULO DE GESTION: control de compras, ventas, almacén, logística y calidad.

• Importación de tarifas de Proveedor: Revisión y mejora de los procesos de importación de tarifa de proveedor con precios de venta. Destacamos en este caso que los precios incorporados desde Excel a la aplicación, pierden su enlace con los costes y, por tanto, las modificaciones o actualizaciones de estos precios deberán ser gestionadas de la misma forma.
• Impresión de etiquetas: Se amplía la funcionalidad de impresión de etiquetas de artículos, añadiéndose a la búsqueda general de artículos un proceso para mandar a la cola de etiquetas únicamente las referencias en rejilla.
• Control de artículos descatalogados en albaranes de Venta: Se amplía el control que bloquea los artículos descatalogados y sin stock al documento nuevo albarán de venta.
• Grupo de Clientes: Se mejora el proceso de modificación de la ficha del cliente que, para al asignar o cambiar el Grupo de un cliente, se traspasen las condiciones especiales del nuevo grupo a la ficha eliminándose las del antiguo y respetándose aquellas condiciones del cliente marcadas como “No actualizables desde gruposâ€� (sólo precios especiales).
• Bloqueo a las Fichas de Clientes: Se añade un control en los formularios de presupuestos y pedidos de venta para que no se tenga acceso a los clientes de otras cuentas si el usuario sólo tiene permitido el acceso a sus cuentas.
• Alta clientes: Se modifica el valor por defecto del campo “Tipo de Albaranesâ€� a “Agrupando pedidosâ€� en el alta de clientes.

• Códigos Postales Extranjeros: Se controla el alta de los Códigos Postales que contengan letras.
• Forma de pago por escalado de Importes: Se añade la opción de configurar formas de pago definidas según unos parámetros establecidos por importe (forma de pago especial para los clientes en los que actúan como mayoristas).
• Documentación en Divisas: Se revisa y modifica el sistema de redondeo de los documentos en divisas para minimizar los descuadres. Se añade pestaña “Divisaâ€� en la opción de “Totalesâ€� del alta de la factura de compra para su consulta.
• Copiar presupuestos: Se mejora la funcionalidad de copiar líneas a un nuevo presupuesto ofreciéndose la posibilidad de respetar los márgenes y/o descuentos del presupuesto original.
• Pedidos Retenidos: Se corrige el proceso de envío por e-mail de pedidos para que tome el estado inicial de los documentos configurado en parámetros de generales.
• Nueva Serie de albaranes en documentos de Pedido: Se añade la posibilidad de generar los albaranes de una serie distinta a la del pedido de venta. Para ello se ha creado el campo “Series albaranes” en las series de documentos.
• Recepción de Pedidos Negativos: Se corrige el proceso de recepción de mercancía para poder introducir cantidades negativas.
• Recargo de Equivalencia en Documentación Interna: Se corrige la introducción en pedidos de venta a clientes con Recargo de Equivalencia.
• Ofertas y Promociones en Albaranes de Venta: Se amplía la funcionalidad de Oferta Pack para albaranes de venta.
• Informe de Líneas Pendientes de Servir: Se modifica la rejilla de Líneas Pendientes para que se muestre totalizada el número de unidades de las líneas seleccionadas.
• Facturación de Pedidos: Se revisa y se reordenan las opciones del botón “Otros Datosâ€� para separar las opciones “Generar albaránâ€� y “Facturarâ€� a fin de evitar errores de manipulación.
• Proceso de Facturación: se han añadido unos nuevos campos internos en los documentos en las facturas que simplifiquen el proceso de facturación minimizándose así el tiempo y recursos invertidos para su realización.
• Consulta de Facturas: Se revisan y mejoran los criterios de búsqueda de e-facturas para la consulta de enviadas o no enviadas por e-mail.
• Consulta de Reservas de Clientes al Recepcionar: Se añade la opción “Mostrar Reservas en la Recepción de Pedidosâ€� en Configuración, Parámetros de Gestión, Compras para que se muestren o no las líneas reservadas a clientes en la recepción de mercancía.
• Gestión de depósitos de venta: Se añade un control que permite el alta de líneas en depósitos aunque no se tenga stock aunque no se permitan las ventas sin stock.
• Códigos de Barras para la realización de Depósitos: Se añade el índice “Código de barrasâ€� en el alta de líneas en los depósitos para agilizar su creación.
• Unidades de traspaso para movimientos entre almacenes: Se cambia como unidad de traspaso de la Ud. de Compra a la Ud. de Almacenamiento para los procesos realizados con traspaso.
• Informes de Venta: Se añaden dos nuevos listados mensuales de ventas, el acumulado por meses, desde la búsqueda general de albaranes.
• Se modifica el proceso de recálculo de existencias para que únicamente tenga en cuenta los artículos estocables.

MÓDULO DE CONTABILIDAD: general, analítica y presupuestaria.

• Nuevo Modelo de IVA 303: Se ha adaptado el modelo 300 al nuevo modelo requerido por la Agencia Tributaria añadiéndose el campo de la base de IVA que lo origina.
• Registro de Facturas Expedidas: Se ha añadido el campo “Fecha Operación” en las facturas de venta así como en el libro de IVA Repercutido en la que se recogerá la fecha del último albarán incluido en la factura. El proceso de actualización de versión dará valor a este campo a todas aquellas facturas expedidas desde el 1 de Enero de 2009 de forma automática.
• Registro de Facturas Recibidas:  Se ha añadido el campo “Fecha Operación” en las facturas de compra así como en el libro de IVA Soportado en la que el usuario podrá consignar una fecha distinta a la de emisión de la factura. Esta fecha será la que se tendrá en cuenta a la hora de calcular el modelo 303 si la recepción de la factura se realiza en un trimestre diferente a la fecha de emisión de ésta.
• Contabilidad Definitiva: Introducción del control, en los Modelos Oficiales 300 y 390, del estado definitivo o borrador según la serie que los ha generado.
• Nuevos Modelos Oficiales: Se modifican los Balances y cuentas de Pérdidas y Ganancias para su obtención en rejilla con orden de cuentas.
• Contabilización automática de Bienes de Inversión: Se modifican los Informes de Bienes de Inversión adaptándolos al Nuevo Plan General Contable.
• Plantillas de Contabilización: Se corrige el conflicto en el proceso de eliminación de una línea de apunte en plantilla de contabilidad.
• Punteo de Cuentas: Se añade, en la rejilla del extracto de las cuentas, el campo de “punteadoâ€� y fecha de punteo del apunte.
• Regularización de Gastos: Se corrige el proceso de regularización de gastos para adaptarlo a la nueva normativa contable NIC.
• Creación de Series de Documentos: Se modifican los procesos de creación de series para su actualización al plan contable NIC.
• Informes: Se corrige la impresión del diario contable teniendo en cuenta los criterios de búsqueda previos.

MÓDULO DE VENCIMIENTOS: cobros, pagos, flujos y previsiones de tesorería.

• Unificación de Planes Contables: Se unifican las cuentas contables en las rejillas de Vencimientos: se pasa del sistema de 2 cuentas contables (NIC y No NIC) a la visualización de una única cuenta contable NIC.
• Cuaderno 58: ampliación de su formato para su compatibilización con nuevos bancos. Se modifica el proceso interno de generación de remesas por Norma 58 para descontar documentos físicos al cobro.
• Norma 34: Se revisan y mejoran los procesos de contabilización. Se corrige la opción de Contabilización de Ingreso de Remesas, apuntando su contabilización a las cuentas NIC.
• Recálcalo de Vencimientos: Se añade un nuevo parámetro en “Configuración, Parámetros, Gestión, Pestaña Ventas” para solicitar el recalcular los vencimientos en las facturas de venta. Impresión de Vencimientos: Se añade el proceso de Recálculo de vencimientos a las facturas de venta al imprimir o aceptar.
• Devolución De Recibos: Se añade la posibilidad dividir los gastos generados por la devolución de un recibo para poder repercutir al cliente una parte y asumir la otra.
• Se añade la posibilidad de contabilizar los gastos de devolución desde una remesa así como la opción de introducir dos importes, el imputado al cliente y el asumido como gasto.
• Recibos devueltos: Se identifican los recibos devueltos por los clientes con fondo rojo en las rejillas de vencimientos pendientes y remesas.
• Control de relaciones de cobro: se controla la regeneración de vencimientos para no reinicializar su estado y mantener su configuración de ingresados, recibidos, con reclamación, etc…
• Se corrige la visualización de los importes totalizados de las remesas con vencimientos que tienen cobros parciales.

MÓDULO DE CRM: gestión de relaciones con clientes.

• Envío de Presupuestos por e-mail: Se revisa y mejora el formulario previo al envío de documentos por e-mail la selección de múltiples destinatarios.
• Se añade la posibilidad de introducir caracteres especiales a nos nombres de las cuentas de Marketing.
• Se corrige el conflicto de privilegios en la funcionalidad de “Acceso sólo a sus cuentasâ€� del Módulo de CRM entre Vendedor y Televendedor.
• Se corrige el registro de las actividades automáticas (realizada y pendiente) generadas desde CRM.
• Se corrige el proceso de envío de e-mails desde gestión para el caso en que se cambie y cancele la selección de un nuevo contacto.

MÓDULO WEB: catálogo on-line integrado y dinámico.

• Se modifica la configuración de la Pasarela de Pago añadiéndose nuevos campos de Parametrización ante nuevas configuraciones bancarias.
• Venta de artículos descatalogados: Se revisan y modifican los mensajes de alerta cuando al hacer un Pedido Rápido la referencia se encuentre descatalogada.

MÓDULO DE TPV: punto de venta de mostrador.

• Bloqueo de Alta de clientes de TPV: Se añade un parámetro en las Cajas para poder bloquear el alta de clientes desde TPV.
• CIF en TPV: Se modifican opciones de TPV para que se permita la introducción de nuevos tipos de CIF/NIF.
• Serie de facturación directa de TPV: se ha añadido la siguiente funcionalidad al módulo de TPV para la configuración de las series de facturación: se añade el parámetro “Serie de Facturación” (Configuración –> Parámetros –> TPV) para poder hacer las facturas de crédito bien a la serie por defecto de la caja o cliente (desmarcando el check) o bien a la serie de crédito configurada en la caja (marcando el check).
• Facturación de crédito: Se añade a nivel de parámetros de caja el concepto de Serie de Crédito para que todas las operaciones que se realicen a crédito desde esa caja, tomen esa serie por defecto.
• Facturación de Contado: Se añade la opción de poder localizar un NIF ya dado de alta en la aplicación, al hacer una Factura de Contado desde TPV evitando tener que  completar los datos fiscales y agilizándose así el proceso de venta.
• Emisión de etiquetas ante cambios de precios: Se añade en parámetros de TPV la opción para configurar el formato de impresión de las etiquetas generadas desde TPV.
• Reimpresión de tickets: Se añade un control a nivel de informe para distinguir las reimpresiones de tickets de los tickets originales en TPV.
• Configuración del Cajón de Monedas: Se añade la opción de selección de un puerto serie para la configuración del cajón de cada una de las cajas de TPV.
• Apertura automática del Cajón: Se añade la posibilidad de abrir el cajón sin necesidad de realizar una venta pulsando la combinación de teclas “Ctrl + F7″  desde la ventana de nueva venta.

Como ya hemos comentado, en Axos Soluciones llevamos años implantando soluciones específicas para el sector de distribución. Pero aun habiéndonos especializado en este ámbito, el de la distribución, es importante destacar la gran diversidad de problemáticas y empresas tratadas. Esta diversidad depende, a grandes rasgos, del número de referencias que gestionan y, como consecuencia, en los procesos internos que se siguen. Como ejemplo, y hablando de casos reales de clientes de Axos Soluciones, no tiene las misma problemática una empresa de distribución de hardware con 900 referencias activas que una empresa que gestiona más de 300.000 referencias (sector de libro, regalo y papelería). En el primer caso resultaba más importante la trazabilidad y gestión de números de serie mientras que en la segunda, el ciclo de compras y automatización de los procesos internos era la clave.

Cuando hablamos de un software de gestión de almacén (uno o varios almacenes) lo hacemos desde distintas perspectivas: el grado de detalle con el que se controla el stock, cómo establecer las acciones correctivas necesarias para tenerlo cuadrado, como se gestionan las entradas y salidas de productos, etc.

Control de stocks. Para la empresa de distribución, la fiabilidad de los stocks es uno de los pilares básicos de su negocio. En nuestra aplicación Axos Visual intentamos mantener este control desde el máximo nº de perspectivas:

• Contable: mercancía +/- depósitos en/de proveedores y clientes.
• Comercial: mercancía +/- pendientes de servir y recibir.
• Optima: mercancía en punto de pedido (stocks recomendable según la rotación de sotcks, plazo de entrega de mis proveedores, plazo medio de reposición, % de seguridad deseado, etc).
• Físico: gestión de ubicaciones, almacenes, reposiciones entre paletización y picking, etc.
• Criterios de coste: ultimo, medio, neto o ponderado.

Acciones correctivas. Cuanto mayor es el nº de referencias estocadas, más difícil es establecer un sistema de control de stocks que garantice la fiabilidad de los mismos(al menos hasta que los sistemas de radiofrecuencia se implanten en la pyme). Es la eterna pelea de los gerentes. Para ello es importante contar con diversas herramientas entre las que podemos destacar:

• Gestión de inventarios: establecer un sistema de inventarios rotativos por ubicación o proveedor es una de las soluciones más extendidas.
• Gestión de correcciones puntuales o regularizaciones. Es importante tener un sistema que de forma sencilla nos ayude a realizar una corrección puntual ante una incidedencia detectada en los stocks que, habitualmente, se ve en la preparación o recepción de mercancía.
• Automatización: dependiendo del sector, la utilización de herramientas del tipo PDA puede ser una buena utilidad. No obstante, si el sistema de códigos de barras no está depurado, su puesta en marcha puede ser tremendamente compleja.

Ciclo de aprovisionamiento y preparación. En este caso, su dificultad es directamente proporcional al nº de referencias con las que trabajamos y para su depuración debe verse implicado el 100% de la empresa: desde los comerciales hasta el peón de almacén. Aunque en próximas entradas hablaremos de éste ciclo (ventas – compras – ventas) parece importante destacar que la aplicación debe ayudarnos a garantizar un % de servicio por pedido razonable, un % de seguridad de stocks que permita a los comerciales a vender mejor y otras herramientas de mantenimiento de datos que nos ayuden a vender más (por ejemplo, la gestión de referencias equivalentes).

Como ya hemos comentado anteriormente, el ERP Axos Visual es el núcleo básico de nuestras aplicaciones. Cubre todo lo relacionado con Gestión (Compras, Ventas, Almacén, Logística y Calidad), Contabilidad (General, Analítica y Presupuestaria) y Tesorería (Cobros, Pagos y Previsiones). Sobre este núcleo, diseñado para satisfacer las necesidades de los clientes más exigentes que trabajen en entornos de distribución (papelería, ferretería, juguetería, droguería, textil, etc.) y orientado a la problemática producida por un gran numero de productos, proveedores y clientes, hemos desarrollado un amplio abanico de herramientas comerciales. Estas son: CRM, para la gestión de la fuerza de venta/televenta y campañas, E-Commerce, para la venta por Internet, Movilidad y Conectividad, distintas soluciones planteadas para entornos de distribuidos o en movilidad y, por último, TPV para cash&carrys o cadenas de tiendas.

El software TPV está orientado a satisfacer las distintas necesidades de una tienda o cash y, conceptualmente, podemos dividirlo en los siguientes grupos de funcionalidades:

• Ventas en sus distintas modalidades: emisión de ticket, vales, albaranes y facturas. Obviamente todas ellas, al estar directamente en lazadas con la gestión, presentarán precios y condiciones según las tarifas u ofertas configuradas para cada clientes. A su vez está integrado con otro tipo de herramientas como los tickets en espera, reservas de género, toma de pedidos de clientes ante una falta de stocks, etc.
• Gestión y control de movimientos de caja: más allá de la mera gestión de cobros de tickets, el TPV de Axos Visual gestiona otro tipo de operaciones como las retiradas de efectivo (al superar un importe estipulado la aplicación nos planteará la retirada de efectivo de la caja), la realización de pagos de mostrador y salidas de efectivo habitual en la dinámica diaria de una tienda, la gestión de cobros aplazados de clientes, etc. Todas estas operaciones de caja, en sus distintas modalidades (efectivo, tarjeta, talones, vales, etc.) estarán recogidas en los correspondientes arqueos con el cierre de turno.
• Gestión autónoma del punto de venta. Dependiendo de las dimensiones de la empresa, el punto de venta podrá gestionarse de forma autónoma o automatizada. En este primer caso, la persona de la caja podrá realizar todas las operaciones para la gestión de la tienda de forma autónoma: comprar, recepcionar mercancía, llevar la contabilidad y tesorería, preparar los pedidos, facturar, etc. Es decir, resolver todo tipo de problemática de la tienda entendiendo esta como empresa.
• Gestión automatizada del punto de venta. Cuando el volumen de la empresa es mayor y el punto de venta es una herramienta más dentro de la gestión comercial de la misma, habitualmente se quiere plantear un sistema automátizado que centralice las labores administrativas del Punto de Venta. Por ejemplo, se podría centralizar la gestión de los stocks y compras (desde la central identificar que productos debe haber en el Punto de Venta así como su reposición y traspasos de los mismos desde las tiendas en las que no se vende a aquellos en los que si tiene salida), codificación con códigos de barras y mantenimientos de los artículos de forma centralizada, etc. a fin de que en la tienda únicamente se preocupen de vender. Obviamente existe un perfil mixto en la gestión donde se establecen distintos estados entre lo que se quiere centralizar y gestionar desde el propio punto de venta (desde su gestión autónoma a la automátizada)
• Control en las ventas: un punto que puede llegar a ser crítico para el control de los TPV es la gestión de usuarios. Para ello se ha establecido una detallada gestión de privilegios que controle y monitorice las operaciones se pueden hacer desde el TPV. A su vez, y para a aquellas empresas que también trabajen con operaciones de crédito desde el mostrador, aparece la cada vez más importante gestión de riesgos y avisos sobre el estado de cobros en cada cliente.
• Gestión de Informes. Para cualquier empresa, indistintamente de su tamaño o condición, es importante obtener de forma rápida y sencilla análisis sobre la situación de la misma. Por ello, se ha establecido un amplio abanico de informes (además de los que el propio usuario pueda crear) para la obtención de informes del tipo: ventas por horas, por caja, por vendedor, margen de productos o familias, rotación de stocks, análisis del punto del punto óptimo de rotación de los productos, etc.

Cuando hablamos de sectores de distribución, el tratamiento que se le da habitualmente a los artículos es individual. Es decir, las condiciones de precios, la gestión de compras o de ventas, siempre se hace a nivel de referencia indistintamente de si esta pertenece a algún modelo o alguna serie de productos.

No obstante, existe otro grupo de sectores donde esto no es así y cuya gestión sin las alternativas de modelos, tallas y colores, etc. sería imposible. Principalmente sectores como el de textil, calzado, mobiliario, etc. o, más recientemente, otros sectores como importadores.
Para poder adaptar la aplicación a esta problemática, son varias las herramientas que hemos implementado en el aplicativo ERP Axos Visual. De entre ellas, podemos destacar:

Gestión de gamas de producto: un grupo de artículos que tenga colores, pueden trabajar, por ejemplo, con una paleta de colores completamente diferente a otro modelo. O con un sistema de medidas distinto. Por tanto, el primer paso es definir las gamas o atributos del producto para, posteriormente, asignárselas al modelo.

Alta de Modelos y Artículos. Desde el modelo podré gestionar el mantenimiento de los artículos. Con ello nos referimos:

• Alta masiva de los artículos: simplemente seleccionando las tallas y los colores mediante un check-list, la aplicación dará de alta todos los artículos de ese modelo de forma independiente.
• Sistema de gestión de precios: precios independientes por referencia, mismo precio para los productos por “Tallasâ€�, mismo precio por “Colorâ€� o mismo precio por modelo.
• Gestión de ofertas para que, la combinación de referencias de ese modelo, tengan precios especiales u ofertas asociadas.

Asistente para el alta de pedidos y albaranes de compra: al dar de alta un pedido o albarán a un proveedor, este se puede hacer de forma individual (por referencia) o mediante los modelos. En este segundo caso, se abrirá un asistente desde el que podremos ir seleccionando aquellas tallas que queremos pedir junto con sus colores para que la introducción de líneas se haga de forma masiva. Así mismo, podríamos dar de alta automáticamente aquellos productos nuevos para proceder a su pedido.

Asistente de alta de pedidos de venta. Al igual que en el caso anterior, podrían hacerse pedidos y albaranes de venta mediante el asistente de introducción de líneas.

Analítica: todos los informes de producto, podrían obtenerse tanto a nivel de producto como de modelo de forma que, las estadísticas (consumos por cliente, ventas por vendedor, etc.) se presentaran bajo esta perspectiva.

Como ya se ha comentado tantas veces, Axos Soluciones es una empresa especializada en proyectos de consultoría y desarrollo de software para sectores intensivos en distribución. El primero objetivos que nos marcamos al estandarizar el desarrollo que permitiera a las pymes acceder a un potente software pero con costes asequibles, fue el ERP. Su misión es cubrir las necesidades específicas del almacén, stocks, tarifas, logística, administración, etc. típicas en las empresas de distribución.
Desde el origen de Axos Soluciones, la idea de desarrollar el ERP siempre estuvo íntimamente relacionada con el desarrollo de diversas herramientas comerciales que potenciaran la competitividad de la pyme. Entre ellas, el pilar básico es el CRM (que traduciendo sus siglas al castellano, significa “Gestión de Relaciones con Clinetes�). Desde una perspectiva puramente comercial la herramienta CRM debe servir para:

• Captar nuevos clientes.
• Vender nuevos productos a los clientes actuales.

Este módulo está desarrollado sobre 4 puntos:

• Cuenta. A diferencia de en el ERP, en CRM trabajamos sobre una base de potenciales clientes: las cuentas. Es importante realizar una buena cualificación de la cuenta para poder explotar la base de datos en futuras acciones comerciales: definición de intereses, consumos, procedencia, competencia, etc. son datos de gran importancia para la empresa.
• Oportunidad, que hace referencia al estado del cliente dentro del ciclo de la venta. En el momento en que una cuenta demuestra un interés por algún producto o servicio de nuestra empresa entendemos que nace esta oportunidad y, comenzarán una serie de acciones que deben estar encaminadas a que esa posible venta se materialice. Esas actividades o flujo de trabajo debería estar definido en el CRM y nos permitirá, analizando la información de forma agregada sobre una gran base de oportunidades, cómo se comportan los clientes, cómo de efectivo es nuestro proceso de venta, previsiones de venta, etc.
• Segmentaciones y Campañas: con el fin de levantar nuevas oportunidades, es importante la realización de campañas de venta, promocionales, etc que podrán ejecutarse, analizarse y ver el % de aceptación de la campaña. Estas campañas son un conjunto de acciones que pueden ser efectuadas por una única persona o por distintos perfiles y canales dentro de la empresa (e-mailing, televenta, comercial, etc) a fin de maximizar su beneficio. No obstante, y en la misma línea, estás campañas deben realizarse a medida de cada cliente y por tanto definimos las segmentaciones: agrupaciones de clientes en base a un criterio común (una zona geográfica, un competidor común, etc).
• Actividades y Agenda. Las actividades son aquellas tareas que realizamos con cada cuenta en el proceso de venta y que, según sus orden cronológico, nos podrán ayudar a definir el estado de la oportunidad. Es importante que estas acciones estén coordinadas y se ejecuten tanto en forma como en plazo. Para ello, todo operador de CRM cuenta con la herramienta de la agenda comercial en la que cada pueda planificar su trabajo y registrar el total de información intercambiada con el cliente.

Cuando hablamos de un Sistema Multiempresa, coloquialmente nos referimos a un ERP con el que poder gestionar distintas empresas, desde una mera perspectiva contable, sin entender bien las implicaciones que ello tiene.

El sistema Multiempresa que hemos desarrollado en Axos Soluciones lo planteamos desde el inicio como un Multiempresa “real�, entendiendo que cada empresa no es un departamento estanco sino que es transparente a todos los usuarios aunque mantiene sus propias implicaciones intraempresas (contables, logísticas, etc.), completamente distintitas para cada negocio.

Detallemos a continuación varios de los objetivos que nos plantearon los clientes y hemos conseguido cubrir en Axos Visual… expongamos su visión:

Perspectiva de Dato único: para mi grupo de empresas, habitualmente los clientes, artículos, proveedores, formas de pago, etc. son tablas comunes que quiero compartir para evitar el mantenimiento múltiple aunque, a la hora de obtener información del sistema, quiero poder diferenciarla (o no) desde la perspectiva de un única empresa.

Logística e inventarios: este es el punto crítico en gran parte de los casos en los entornos de distribución y que, rarísima vez, acaban de cubrir otros aplicativos ERP. En Axos Visual lo planteamos desde distintas vertientes:

• Monoalmacén:  cuando tengo stock de un producto que he comprado desde la empresa A, se nos da frecuentementeel caso de tener que venderlo desde otra empresa B. No obstante, es necesario controlar esta causística ya que, internamente, debe controlarse la facturación de género de la empresa A á B para que, siempre hablando desde la teoría, esta empresa B lo pueda vender ya que teóricamente no tiene stock.
• Multialmacén: si en mi almacén no tengo género, puede interesarme realizar un traspaso desde otro de los almacenes de mi grupo. No obstante, y otra vez de forma teórica, no es lo mismo que ese traspaso proceda de un almacén de la misma empresa o de otra. A su vez, yo podría desear que a un cliente de una de mis empresas, se le sirva género desde otra, directamente, sin que pase por las instalaciones de la primera. En estos casos, y como en el caso anterior, deberá existir un documento factura intraempresas que, obviamente, se emitirá de forma automática y transparentemente al usuario que realiza las operaciones de almacén.

Obviamente y en la línea del 100% de los ERPs del mercado, la gestión de distintas contabilidades y su consolidación. No obstante lo hemos implementado con una con una clara diferenciación: los estados consolidados no son un fin, sino un medio para la obtención de la información. Es decir, cuando sacamos el extracto de un cliente, el balance o la cuenta de explotación de nuestro grupo de empresas, como norma queremos analizado de forma consolidada. Y, una vez vista la situación general, comenzaremos a investigar qué pasa en una empresa u otra.

Y para finalizar, la gestión de usuarios y privilegios de acceso, donde determinaré qué usuarios operan en una única empresa o en varias.

Hace tiempo, cuando desarrollamos la solución de preventa para PDA (allá por el 2003), fueron muy pocas las implantaciones que llevaban alguna licencia de este módulo. A fecha de hoy hemos invertido el escenario, siendo extraño encontrar una implantación que no lleve al menos una.. Además, los clientes del segmento al que nos dirigimos (empresas de sectores intensivos en distribución entre 10 y 100 usuarios) cada vez nos están solicitando más y mejores funcionalidades en nuestras soluciones de movilidad. Con todo ello, creo que los beneficios de la movilidad ya son claramente reconocidos por la inmensa mayoría y parece poco relevante que desde Axos Soluciones la defendamos. Pero nos congratula que, la apuesta que hicimos en su día, fue acertada.

Hoy, en el 2008, son 2 las soluciones que tenemos para el trabajo en movilidad:

• PDA Comercial: Este módulo tiene una clara orientación hacia sectores donde el plazo de servicio es un factor clave en la decisión de compra (suministro de material de oficina, por ejemplo). La solución es completamente on-line. Es decir, el comercial va a un cliente con su terminal, toma los pedidos en tiempo real (visualizando stocks, precios, etc.) y al aceptar comienza instantáneamente el proceso de la preparación del pedido. Su resultado objetivo es que se gana un día de servicio ya que, tradicionalmente y antes de implantar este tipo de aplicaciones, era el propio comercial quien llevaba el pedido en mano al día siguiente a la oficina. Otro beneficio inmediato es que al trabajar con stocks reales, no sólo se mejora el plazo de servicio estándar, sino el real: cuando un cliente solicite una mercancía al comercial podrá consultar si está o no en stock y, en caso contrario, podrá ofrecer otro producto sustitutivo al cliente mejorándose así el servicio de la empresa.
• TRABAJO LOCAL: La segunda solución se orienta principalmente a sectores donde el plazo de servicio no es crítico, pero sí lo son otros factores  como, por ejemplo, la imagen del producto. En esos casos, el comercial suele presentar novedades y, por tanto, tiene necesidad oportunidad de sentarse con el cliente, abrir el portátil (impensable en otros sectores) e ir enseñándole las fotos de los productos según trabaje. También se da el caso en que el comercial suele estar un tiempo mayor fuera de la oficina (plantear rutas de mayor amplitud geográfica) y ante problemas de cobertura se ve obligado a trabajar en local para, posteriormente, sincronizarse con la central. En este caso y gracias a la plataforma que utiliza (Portatil vs. PDA) lleva una carga de datos en local (Módulo de CRM) pudiendo, no sólo gestionar clientes reales y potenciales, sino hacer presupuestos, pedidos, registrar actividades comerciales, ejecutar campañas, etc. Es decir: dota de mucha mayor autonomía a la fuerza de ventas para efectuar todas las tareas necesarias y garantiza la no duplicidad de tareas mediante la sincronización de pedidos, datos de clientes, etc.

Ahora bien: cada empresa tiene necesidades distintas, un personal con mayor o menor grado de aversión a la tecnología y unos procedimientos internos donde la movilidad puede suponer mayor beneficio. Por tanto, antes de dejarse llevar por esta “moda� de trabajar en movilidad, es necesario definir claramente las metas y objetivos a alcanzar con dichas soluciones.

En Axos Soluciones tenemos un objetivo claro: que nuestros clientes, a través del software y día a día, trabajen mejor y sean más competitivos. Por ello, cuando detectamos necesidades nuevas no cubiertas por la aplicación, las implementamos y transmitimos a todos los clientes para que se vean beneficiados.
La liberación de versiones, y desde la implementación del sistema de Actualizaciones Automáticas, se da cada 2 meses aproximadamente. De ahora en adelante publicaremos estas mejoras en el blog pero, para poder clarificar el tipo de mejoras que vamos incorporando en el estándar, a continuación mostramos un resumen de las principales mejoras introducidas este 2008:

Gestión Documental: se abre la posibilidad de adjuntar cualquier tipo de documentación externa a la aplicación a los documentos generados desde compras y ventas. Dicha funcionalidad puede tener múltiples utilidades entre las que destacamos:

• Implementar la gestión documental, en formato electrónico, de la empresa. Es decir, se podrá escanear documentación (presupuestos o pedidos firmados por clientes, albaranes o facturas de proveedores, etc.) y adjuntarse automáticamente a la documentación de gestión, generada desde el propio aplicativo, a fin de agilizar su consulta en el futuro.
• Utilizar un documento adjunto como explicativo del original de gestión: dada la limitación, en cuanto a su extensión, de los campos de Notas, se abre la posibilidad de poder adjuntar documentos de, por ejemplo, Microsoft Office Word donde se detallen conceptos de los documentos, tanto a nivel de cabecera como de las líneas que lo componen.
• Almacenar, de forma ordenada, documentación técnica en las ofertas de productos a medida. Etc.

Informes desde maestros de Artículos, Clientes y Proveedores: se habilitan las opciones de consulta del Análisis ABC y Comparativa de Periodos desde los maestros. Estas opciones se han añadido en la pestaña de Consumos, botón “Listados�, de las fichas de:

• Clientes: donde analizaremos bajo ambas perspectivas el histórico de consumos del cliente para el total de los artículos.
• Proveedores: idem para proveedores.
• Artículos: donde podremos analizar esta información tanto en lo referente a compras como ventas.

Contabilización por línea de negocio: para aquellas empresas que quieren llevar el desglose contable de las operaciones por líneas de negocio, se abre esta nueva posibilidad utilizando el concepto de Sección de Venta. En este caso las compras y ventas de los artículos se traspasaran a contabilidad según las cuentas configuradas en las secciones de los mismos. Esto se realizará en la opción de Mantenimiento de Secciones que aparece en el Módulo de Gestión.

Optimización de costes asociados a Rutas de Reparto: se añade el campo de Volumen a todos los documentos de ventas y compras donde se hacía referencia al Peso. Se añade en la Agencia un campo de ponderación de Kilos imputables por metro cúbico. Se añade un informe en la Ruta de Reparto para la identificación de los factores imputables por las agencias logísticas en pesos y/o volúmenes.

Análisis de Cartera de Pagos: se añade un nuevo Informe de Pagos en el Módulo de Vencimientos. Al igual que su homólogo en cobros, dicho informe sirve para obtener previsiones y desviaciones de las fechas previstas de pagos.

Ofertas Pack En TPV: se habilita para las empresas que trabajen con las ofertas del tipo “Pack� la opción de poder utilizarlas en el Módulo de TPV para venta de mostrador. Para poder utilizar dicha opción, se utiliza la configuración de Parámetros de Gestión relacionada con este tipo de ofertas.

Actualización de Versiones en TPV de Emergencia: se implementa la opción de autoactualización de las Versiones del TPV de Emergencia instaladas en los clientes de TPV ante actualización de versiones de la aplicación central.

Revisión PDA: sobre la opción de consulta y alta de Códigos de Barras del menú de PDA, se añaden las opciones de consulta del stock total del artículo por almacén así como las ubicaciones en las que se encuentra dicho producto.

Análisis de Venta desde CRM: a fin de que los comerciales puedan acceder a toda la información de sus ventas y analizar los resultados obtenidos, se posibilita la visualización de los informes de venta (presupuestos, pedidos, albaranes y facturas) desde el Módulo de CRM. Dichas opciones, al igual que en otros casos, pueden limitarse mediante las funciones de la parametrización del usuario para que el vendedor visualice sólo sus cuentas o visualice los costes de los productos. Para ello, previamente deberemos identificar la correlación entre Usuarios y Vendedores en la gestión de usuarios.

Panel de Control del Vendedor: desde la opción de informes de CRM se permite al vendedor visualizar su propia ficha en la que encontrará información referente a sus clientes, sus cuentas de CRM, los presupuestos, pedidos, albaranes y facturas de sus clientes así como, gráficamente, la comparativa y evolución de sus ventas.

Importación de tarifa de proveedor por código de barras: para evitar problemas ocasionados por la duplicidad de referencias entre distintos fabricantes, se añade una nueva funcionalidad a la herramienta de importación de tarifas de proveedor en el que al habitual filtrado por Referencia, Referencia del Fabricante y Referencia del Proveedor, se le añada la opción de Código de Barras.

Ampliación de Campos en el Proceso de Importación de Tarifas de Proveedor: se modifican los procesos de importación de tarifas de compra añadiendo diversos campos (Compatibilidades y Cantidad asociada a Código de Barras) entre los que destacamos las condiciones de venta de Tarifa.

Proceso de Compra sin Stock: se agiliza el proceso de ventas / compras / ventas para productos no estocables. Se incluye en la opción del pedido de venta la opción de pasar a Pedido a Proveedor que arrastrará en Notas los datos de entrega del Cliente. A su vez, en el albarán de compra, una vez recepcionada la mercancía, se introduce el proceso de Generación de Otros Documentos que nos emitirá automáticamente el albarán o la factura de venta al cliente origen del pedido.

Generación de Pedidos de Compra desde la consulta de líneas de Pedidos de Venta: se modifica el proceso para que, en la generación de pedidos de compra desde las líneas de venta, traspase sólo la cantidad pendiente de servir y no la cantidad total pedida por el cliente.

Impresión de Presupuesto con Imágenes: se añade a la impresión del Presupuesto la opción de poder hacerlo con o sin imágenes.

Artículos compuestos: se modifican el cálculo de los costes de artículos compuestos para que, cuando uno de los componentes tiene una variación de precio, se recalculen los precios de tarifa del artículo compuesto siempre que estas estén marcadas con cálculo automático.

Importación de Inventario por código de Barras: se habilita la posibilidad de importación de un inventario introduciendo el archivo (código de barras; cantidad) generado por un lector externo a la aplicación Axos Visual.

Importación de Fichas Web: se desarrollan los procesos de importación de Fichas Web Tipo 1 y 2, tanto de contenidos como imágenes, a fin de facilitar el traspaso de información entre empresas del mismo grupo y la reutilización de los contenidos web.

Análisis de Visitas en Web: se modifican y amplian los informes de estadísticas de visitas de fichas web.

Calculo bajo punto de pedido: Se modifica el procedimiento de Cálculo de Stocks Bajo Punto de pedido al añadir el tiempo para el que se quiere generar el aprovisionamiento de mercancía. A su vez, se añaden nuevas columnas informativas en la rejilla del Cálculo de Punto de Pedido.

Líneas retenidas en Propuestas de compra: se modifica el proceso de propuestas de compra para que no considere las líneas de los Pedidos de Venta en estado Retenido.