Blog de Axos visual

Cuando hablamos de sectores de distribución, el tratamiento que se le da habitualmente a los artículos es individual. Es decir, las condiciones de precios, la gestión de compras o de ventas, siempre se hace a nivel de referencia indistintamente de si esta pertenece a algún modelo o alguna serie de productos.

No obstante, existe otro grupo de sectores donde esto no es así y cuya gestión sin las alternativas de modelos, tallas y colores, etc. sería imposible. Principalmente sectores como el de textil, calzado, mobiliario, etc. o, más recientemente, otros sectores como importadores.
Para poder adaptar la aplicación a esta problemática, son varias las herramientas que hemos implementado en el aplicativo ERP Axos Visual. De entre ellas, podemos destacar:

Gestión de gamas de producto: un grupo de artículos que tenga colores, pueden trabajar, por ejemplo, con una paleta de colores completamente diferente a otro modelo. O con un sistema de medidas distinto. Por tanto, el primer paso es definir las gamas o atributos del producto para, posteriormente, asignárselas al modelo.

Alta de Modelos y Artículos. Desde el modelo podré gestionar el mantenimiento de los artículos. Con ello nos referimos:

• Alta masiva de los artículos: simplemente seleccionando las tallas y los colores mediante un check-list, la aplicación dará de alta todos los artículos de ese modelo de forma independiente.
• Sistema de gestión de precios: precios independientes por referencia, mismo precio para los productos por “Tallas”, mismo precio por “Color” o mismo precio por modelo.
• Gestión de ofertas para que, la combinación de referencias de ese modelo, tengan precios especiales u ofertas asociadas.

Asistente para el alta de pedidos y albaranes de compra: al dar de alta un pedido o albarán a un proveedor, este se puede hacer de forma individual (por referencia) o mediante los modelos. En este segundo caso, se abrirá un asistente desde el que podremos ir seleccionando aquellas tallas que queremos pedir junto con sus colores para que la introducción de líneas se haga de forma masiva. Así mismo, podríamos dar de alta automáticamente aquellos productos nuevos para proceder a su pedido.

Asistente de alta de pedidos de venta. Al igual que en el caso anterior, podrían hacerse pedidos y albaranes de venta mediante el asistente de introducción de líneas.

Analítica: todos los informes de producto, podrían obtenerse tanto a nivel de producto como de modelo de forma que, las estadísticas (consumos por cliente, ventas por vendedor, etc.) se presentaran bajo esta perspectiva.

Como ya se ha comentado tantas veces, Axos Soluciones es una empresa especializada en proyectos de consultoría y desarrollo de software para sectores intensivos en distribución. El primero objetivos que nos marcamos al estandarizar el desarrollo que permitiera a las pymes acceder a un potente software pero con costes asequibles, fue el ERP. Su misión es cubrir las necesidades específicas del almacén, stocks, tarifas, logística, administración, etc. típicas en las empresas de distribución.
Desde el origen de Axos Soluciones, la idea de desarrollar el ERP siempre estuvo íntimamente relacionada con el desarrollo de diversas herramientas comerciales que potenciaran la competitividad de la pyme. Entre ellas, el pilar básico es el CRM (que traduciendo sus siglas al castellano, significa “Gestión de Relaciones con Clinetes”). Desde una perspectiva puramente comercial la herramienta CRM debe servir para:

• Captar nuevos clientes.
• Vender nuevos productos a los clientes actuales.

Este módulo está desarrollado sobre 4 puntos:

• Cuenta. A diferencia de en el ERP, en CRM trabajamos sobre una base de potenciales clientes: las cuentas. Es importante realizar una buena cualificación de la cuenta para poder explotar la base de datos en futuras acciones comerciales: definición de intereses, consumos, procedencia, competencia, etc. son datos de gran importancia para la empresa.
• Oportunidad, que hace referencia al estado del cliente dentro del ciclo de la venta. En el momento en que una cuenta demuestra un interés por algún producto o servicio de nuestra empresa entendemos que nace esta oportunidad y, comenzarán una serie de acciones que deben estar encaminadas a que esa posible venta se materialice. Esas actividades o flujo de trabajo debería estar definido en el CRM y nos permitirá, analizando la información de forma agregada sobre una gran base de oportunidades, cómo se comportan los clientes, cómo de efectivo es nuestro proceso de venta, previsiones de venta, etc.
• Segmentaciones y Campañas: con el fin de levantar nuevas oportunidades, es importante la realización de campañas de venta, promocionales, etc que podrán ejecutarse, analizarse y ver el % de aceptación de la campaña. Estas campañas son un conjunto de acciones que pueden ser efectuadas por una única persona o por distintos perfiles y canales dentro de la empresa (e-mailing, televenta, comercial, etc) a fin de maximizar su beneficio. No obstante, y en la misma línea, estás campañas deben realizarse a medida de cada cliente y por tanto definimos las segmentaciones: agrupaciones de clientes en base a un criterio común (una zona geográfica, un competidor común, etc).
• Actividades y Agenda. Las actividades son aquellas tareas que realizamos con cada cuenta en el proceso de venta y que, según sus orden cronológico, nos podrán ayudar a definir el estado de la oportunidad. Es importante que estas acciones estén coordinadas y se ejecuten tanto en forma como en plazo. Para ello, todo operador de CRM cuenta con la herramienta de la agenda comercial en la que cada pueda planificar su trabajo y registrar el total de información intercambiada con el cliente.

Cuando hablamos de un Sistema Multiempresa, coloquialmente nos referimos a un ERP con el que poder gestionar distintas empresas, desde una mera perspectiva contable, sin entender bien las implicaciones que ello tiene.

El sistema Multiempresa que hemos desarrollado en Axos Soluciones lo planteamos desde el inicio como un Multiempresa “real”, entendiendo que cada empresa no es un departamento estanco sino que es transparente a todos los usuarios aunque mantiene sus propias implicaciones intraempresas (contables, logísticas, etc.), completamente distintitas para cada negocio.

Detallemos a continuación varios de los objetivos que nos plantearon los clientes y hemos conseguido cubrir en Axos Visual… expongamos su visión:

Perspectiva de Dato único: para mi grupo de empresas, habitualmente los clientes, artículos, proveedores, formas de pago, etc. son tablas comunes que quiero compartir para evitar el mantenimiento múltiple aunque, a la hora de obtener información del sistema, quiero poder diferenciarla (o no) desde la perspectiva de un única empresa.

Logística e inventarios: este es el punto crítico en gran parte de los casos en los entornos de distribución y que, rarísima vez, acaban de cubrir otros aplicativos ERP. En Axos Visual lo planteamos desde distintas vertientes:

• Monoalmacén:  cuando tengo stock de un producto que he comprado desde la empresa A, se nos da frecuentementeel caso de tener que venderlo desde otra empresa B. No obstante, es necesario controlar esta causística ya que, internamente, debe controlarse la facturación de género de la empresa A á B para que, siempre hablando desde la teoría, esta empresa B lo pueda vender ya que teóricamente no tiene stock.
• Multialmacén: si en mi almacén no tengo género, puede interesarme realizar un traspaso desde otro de los almacenes de mi grupo. No obstante, y otra vez de forma teórica, no es lo mismo que ese traspaso proceda de un almacén de la misma empresa o de otra. A su vez, yo podría desear que a un cliente de una de mis empresas, se le sirva género desde otra, directamente, sin que pase por las instalaciones de la primera. En estos casos, y como en el caso anterior, deberá existir un documento factura intraempresas que, obviamente, se emitirá de forma automática y transparentemente al usuario que realiza las operaciones de almacén.

Obviamente y en la línea del 100% de los ERPs del mercado, la gestión de distintas contabilidades y su consolidación. No obstante lo hemos implementado con una con una clara diferenciación: los estados consolidados no son un fin, sino un medio para la obtención de la información. Es decir, cuando sacamos el extracto de un cliente, el balance o la cuenta de explotación de nuestro grupo de empresas, como norma queremos analizado de forma consolidada. Y, una vez vista la situación general, comenzaremos a investigar qué pasa en una empresa u otra.

Y para finalizar, la gestión de usuarios y privilegios de acceso, donde determinaré qué usuarios operan en una única empresa o en varias.

Hace tiempo, cuando desarrollamos la solución de preventa para PDA (allá por el 2003), fueron muy pocas las implantaciones que llevaban alguna licencia de este módulo. A fecha de hoy hemos invertido el escenario, siendo extraño encontrar una implantación que no lleve al menos una.. Además, los clientes del segmento al que nos dirigimos (empresas de sectores intensivos en distribución entre 10 y 100 usuarios) cada vez nos están solicitando más y mejores funcionalidades en nuestras soluciones de movilidad. Con todo ello, creo que los beneficios de la movilidad ya son claramente reconocidos por la inmensa mayoría y parece poco relevante que desde Axos Soluciones la defendamos. Pero nos congratula que, la apuesta que hicimos en su día, fue acertada.

Hoy, en el 2008, son 2 las soluciones que tenemos para el trabajo en movilidad:

• PDA Comercial: Este módulo tiene una clara orientación hacia sectores donde el plazo de servicio es un factor clave en la decisión de compra (suministro de material de oficina, por ejemplo). La solución es completamente on-line. Es decir, el comercial va a un cliente con su terminal, toma los pedidos en tiempo real (visualizando stocks, precios, etc.) y al aceptar comienza instantáneamente el proceso de la preparación del pedido. Su resultado objetivo es que se gana un día de servicio ya que, tradicionalmente y antes de implantar este tipo de aplicaciones, era el propio comercial quien llevaba el pedido en mano al día siguiente a la oficina. Otro beneficio inmediato es que al trabajar con stocks reales, no sólo se mejora el plazo de servicio estándar, sino el real: cuando un cliente solicite una mercancía al comercial podrá consultar si está o no en stock y, en caso contrario, podrá ofrecer otro producto sustitutivo al cliente mejorándose así el servicio de la empresa.
• TRABAJO LOCAL: La segunda solución se orienta principalmente a sectores donde el plazo de servicio no es crítico, pero sí lo son otros factores  como, por ejemplo, la imagen del producto. En esos casos, el comercial suele presentar novedades y, por tanto, tiene necesidad oportunidad de sentarse con el cliente, abrir el portátil (impensable en otros sectores) e ir enseñándole las fotos de los productos según trabaje. También se da el caso en que el comercial suele estar un tiempo mayor fuera de la oficina (plantear rutas de mayor amplitud geográfica) y ante problemas de cobertura se ve obligado a trabajar en local para, posteriormente, sincronizarse con la central. En este caso y gracias a la plataforma que utiliza (Portatil vs. PDA) lleva una carga de datos en local (Módulo de CRM) pudiendo, no sólo gestionar clientes reales y potenciales, sino hacer presupuestos, pedidos, registrar actividades comerciales, ejecutar campañas, etc. Es decir: dota de mucha mayor autonomía a la fuerza de ventas para efectuar todas las tareas necesarias y garantiza la no duplicidad de tareas mediante la sincronización de pedidos, datos de clientes, etc.

Ahora bien: cada empresa tiene necesidades distintas, un personal con mayor o menor grado de aversión a la tecnología y unos procedimientos internos donde la movilidad puede suponer mayor beneficio. Por tanto, antes de dejarse llevar por esta “moda” de trabajar en movilidad, es necesario definir claramente las metas y objetivos a alcanzar con dichas soluciones.

En Axos Soluciones tenemos un objetivo claro: que nuestros clientes, a través del software y día a día, trabajen mejor y sean más competitivos. Por ello, cuando detectamos necesidades nuevas no cubiertas por la aplicación, las implementamos y transmitimos a todos los clientes para que se vean beneficiados.
La liberación de versiones, y desde la implementación del sistema de Actualizaciones Automáticas, se da cada 2 meses aproximadamente. De ahora en adelante publicaremos estas mejoras en el blog pero, para poder clarificar el tipo de mejoras que vamos incorporando en el estándar, a continuación mostramos un resumen de las principales mejoras introducidas este 2008:

Gestión Documental: se abre la posibilidad de adjuntar cualquier tipo de documentación externa a la aplicación a los documentos generados desde compras y ventas. Dicha funcionalidad puede tener múltiples utilidades entre las que destacamos:

• Implementar la gestión documental, en formato electrónico, de la empresa. Es decir, se podrá escanear documentación (presupuestos o pedidos firmados por clientes, albaranes o facturas de proveedores, etc.) y adjuntarse automáticamente a la documentación de gestión, generada desde el propio aplicativo, a fin de agilizar su consulta en el futuro.
• Utilizar un documento adjunto como explicativo del original de gestión: dada la limitación, en cuanto a su extensión, de los campos de Notas, se abre la posibilidad de poder adjuntar documentos de, por ejemplo, Microsoft Office Word donde se detallen conceptos de los documentos, tanto a nivel de cabecera como de las líneas que lo componen.
• Almacenar, de forma ordenada, documentación técnica en las ofertas de productos a medida. Etc.

Informes desde maestros de Artículos, Clientes y Proveedores: se habilitan las opciones de consulta del Análisis ABC y Comparativa de Periodos desde los maestros. Estas opciones se han añadido en la pestaña de Consumos, botón “Listados”, de las fichas de:

• Clientes: donde analizaremos bajo ambas perspectivas el histórico de consumos del cliente para el total de los artículos.
• Proveedores: idem para proveedores.
• Artículos: donde podremos analizar esta información tanto en lo referente a compras como ventas.

Contabilización por línea de negocio: para aquellas empresas que quieren llevar el desglose contable de las operaciones por líneas de negocio, se abre esta nueva posibilidad utilizando el concepto de Sección de Venta. En este caso las compras y ventas de los artículos se traspasaran a contabilidad según las cuentas configuradas en las secciones de los mismos. Esto se realizará en la opción de Mantenimiento de Secciones que aparece en el Módulo de Gestión.

Optimización de costes asociados a Rutas de Reparto: se añade el campo de Volumen a todos los documentos de ventas y compras donde se hacía referencia al Peso. Se añade en la Agencia un campo de ponderación de Kilos imputables por metro cúbico. Se añade un informe en la Ruta de Reparto para la identificación de los factores imputables por las agencias logísticas en pesos y/o volúmenes.

Análisis de Cartera de Pagos: se añade un nuevo Informe de Pagos en el Módulo de Vencimientos. Al igual que su homólogo en cobros, dicho informe sirve para obtener previsiones y desviaciones de las fechas previstas de pagos.

Ofertas Pack En TPV: se habilita para las empresas que trabajen con las ofertas del tipo “Pack” la opción de poder utilizarlas en el Módulo de TPV para venta de mostrador. Para poder utilizar dicha opción, se utiliza la configuración de Parámetros de Gestión relacionada con este tipo de ofertas.

Actualización de Versiones en TPV de Emergencia: se implementa la opción de autoactualización de las Versiones del TPV de Emergencia instaladas en los clientes de TPV ante actualización de versiones de la aplicación central.

Revisión PDA: sobre la opción de consulta y alta de Códigos de Barras del menú de PDA, se añaden las opciones de consulta del stock total del artículo por almacén así como las ubicaciones en las que se encuentra dicho producto.

Análisis de Venta desde CRM: a fin de que los comerciales puedan acceder a toda la información de sus ventas y analizar los resultados obtenidos, se posibilita la visualización de los informes de venta (presupuestos, pedidos, albaranes y facturas) desde el Módulo de CRM. Dichas opciones, al igual que en otros casos, pueden limitarse mediante las funciones de la parametrización del usuario para que el vendedor visualice sólo sus cuentas o visualice los costes de los productos. Para ello, previamente deberemos identificar la correlación entre Usuarios y Vendedores en la gestión de usuarios.

Panel de Control del Vendedor: desde la opción de informes de CRM se permite al vendedor visualizar su propia ficha en la que encontrará información referente a sus clientes, sus cuentas de CRM, los presupuestos, pedidos, albaranes y facturas de sus clientes así como, gráficamente, la comparativa y evolución de sus ventas.

Importación de tarifa de proveedor por código de barras: para evitar problemas ocasionados por la duplicidad de referencias entre distintos fabricantes, se añade una nueva funcionalidad a la herramienta de importación de tarifas de proveedor en el que al habitual filtrado por Referencia, Referencia del Fabricante y Referencia del Proveedor, se le añada la opción de Código de Barras.

Ampliación de Campos en el Proceso de Importación de Tarifas de Proveedor: se modifican los procesos de importación de tarifas de compra añadiendo diversos campos (Compatibilidades y Cantidad asociada a Código de Barras) entre los que destacamos las condiciones de venta de Tarifa.

Proceso de Compra sin Stock: se agiliza el proceso de ventas / compras / ventas para productos no estocables. Se incluye en la opción del pedido de venta la opción de pasar a Pedido a Proveedor que arrastrará en Notas los datos de entrega del Cliente. A su vez, en el albarán de compra, una vez recepcionada la mercancía, se introduce el proceso de Generación de Otros Documentos que nos emitirá automáticamente el albarán o la factura de venta al cliente origen del pedido.

Generación de Pedidos de Compra desde la consulta de líneas de Pedidos de Venta: se modifica el proceso para que, en la generación de pedidos de compra desde las líneas de venta, traspase sólo la cantidad pendiente de servir y no la cantidad total pedida por el cliente.

Impresión de Presupuesto con Imágenes: se añade a la impresión del Presupuesto la opción de poder hacerlo con o sin imágenes.

Artículos compuestos: se modifican el cálculo de los costes de artículos compuestos para que, cuando uno de los componentes tiene una variación de precio, se recalculen los precios de tarifa del artículo compuesto siempre que estas estén marcadas con cálculo automático.

Importación de Inventario por código de Barras: se habilita la posibilidad de importación de un inventario introduciendo el archivo (código de barras; cantidad) generado por un lector externo a la aplicación Axos Visual.

Importación de Fichas Web: se desarrollan los procesos de importación de Fichas Web Tipo 1 y 2, tanto de contenidos como imágenes, a fin de facilitar el traspaso de información entre empresas del mismo grupo y la reutilización de los contenidos web.

Análisis de Visitas en Web: se modifican y amplian los informes de estadísticas de visitas de fichas web.

Calculo bajo punto de pedido: Se modifica el procedimiento de Cálculo de Stocks Bajo Punto de pedido al añadir el tiempo para el que se quiere generar el aprovisionamiento de mercancía. A su vez, se añaden nuevas columnas informativas en la rejilla del Cálculo de Punto de Pedido.

Líneas retenidas en Propuestas de compra: se modifica el proceso de propuestas de compra para que no considere las líneas de los Pedidos de Venta en estado Retenido.