Blog de Axos visual

En el módulo de gestión de Axos Visual, software específico para sectores de distribución, podemos encontrar una herramienta especialmente interesante para la gestión de stocks, las reservas.

El objetivo de una reserva es asegurar que el material esté disponible cuando se solicite. También puede servir para simplificar y acelerar el proceso de salida de mercancías y para preparar las tareas que se generan en ese momento.

En el funcionamiento más común de la aplicación, cuando un cliente nos pide una mercancía, la situación de ese stock pasa al estado de pendiente de servir, pero no quiere decir que se lo hayamos asegurado, podemos no tenerlo siquiera disponible. Para cubrir esta problemática, en Axos Visual tenemos la opción de trabajar con reservas.

Desde el propio pedido de venta podremos reservar la mercancía para ese cliente, asignándole la aplicación esas cantidades sobre el stock disponible, asegurando así que le serán servidas a él.

Al reservar una mercancía pedida, se producen los siguientes eventos en el sistema:

• Se crea un documento de reserva que podría servir de comprobante.
• En el maestro de artículos, el stock total y el stock de libre utilización permanecen intactos. Es el stock reservado el que se ve incrementado en la cantidad que se ha pedido.
• En la planificación de necesidades de material, el stock disponible se ve reducido en la cantidad reservada.

Podremos visualizar las cantidades reservadas:

• por artículo y almacén,
• por artículo,
• por cliente y
• por pedido.

Axos Visual también incorpora una amplia gama de listados relacionados con este módulo, desde un listado general de reservas hasta el impreso de preparación de mercancía detallado por referencia, pasando por el pedido de venta, el listado de referencias pendientes, el de preparación por ubicación, detalle de situación de stocks por almacén, etc.

Dicho esto, no conviene olvidar que, aunque la aplicación pone a su disposición herramientas de generación de necesidades, será labor del usuario asegurarse de que en la planificación de estas necesidades se tengan en cuenta las reservas, es decir, que se consigan a tiempo los materiales necesarios si no están en stock.

Una herramienta más con la que Axos Visual intenta hacer la vida más fácil al usuario y más cómoda a sus clientes.

En Axos Soluciones hemos desarrollado la aplicación Axos Visual para los entornos enfocados a la distribución. Por ello no hemos quedado conformes con distribución de artículos no perecederos sino que hemos avanzado hasta el punto que cualquier usuario pueda tener control de los lotes (gestión de artículos perecederos en empresas que se dedican a la distribución de alimentación, distribución de bebidas, medicamentos, etc.).

Con la incorporación de este desarrollo a la aplicación Axos Visual ya enfocada a la distribución, desarrollado en la versión 8.0 de Axos Visual y, hemos ido puliendo y hemos alcanzado un nivel muy superior a los que otros ERPs que hay en el mercado. Las empresas que actualmente, por la normativa, deben tener control de lotes y trazabilidad disponen en la aplicación diversas utilidades que les permiten controlar a qué proveedor han comprado dicho lote y también a qué cliente han suministrado parte de la mercancía de dicho lote.

El objetivo es que dicho control sea de fácil gestionar desde Axos Visual, ya que disponemos de dicho control en pocos pasos y hace que el trabajo sea muy fácil para el usuario sin necesidad de tener que complicarse el día a día de su gestión de material en los almacenes. En la aplicación existen dos formas de tener controlados los:

• El manual, dónde el usuario será el que asigne los lotes vendidos a los clientes.
• FIFO (first in, first out), dónde el programa asignará los lotes por orden de entrada, pudiendo el usuario cambiarlos en todo momento.

Por tanto, y siguiendo la normativa, la empresa podrá estar controlada ante una inspección y sin necesidad de tener que gestionar los históricos de ventas de dichos lotes a sus clientes de forma manual. Todo ello, y para darle gran agilidad, implementado a su vez con el código de barras de los lotes, implementado en todos los procesos de entrada, salida, inventarios, etc.

Una vez registrados los movimientos de almacén con sus respectivos lotes, Axos Visual podrá facilitarle los informes de los lotes que se han comprado y se han vendido. Es decir, gestionar un control total de la trazabilidad por lote. También se podrá comprobar las caducidades de dichos lotes para, en pocos pasos, poder hacer salida del material sin necesidad de tener que revisar la mercancía cada cierto tiempo y visualizar las fechas de caducidad.

El módulo TPV de Axos Visual, software de gestión orientado a empresas del sector de la distribución, se caracteriza por su sencillez de manejo, en el que el usuario podrá realizar la gran parte de su trabajo diario desde un único formulario, sin necesidad de aprender multitud de procedimientos. Aunque esta sencillez no quiere decir que sea un módulo simple, nos encontramos frente a un TPV potente y altamente configurable a las necesidades de cada empresa.

A continuación enumeramos algunas de sus principales funcionalidades:

• Captura de artículos mediante códigos de barras.
• Localización de clientes mediante código de barras: tarjetas cliente.
• Ventas en espera: que permite cobrar al siguiente cliente, posponiendo la venta en curso.
• Combinación de medios de pago: pudiendo cobrarse parte de la factura simplificada en efectivo, tarjeta o talón.
• Anticipos: control de Entregas a cuenta o señales.
• Emisión de Factura Simplificada o Factura.
• Control de entradas y salidas de caja: pago a proveedores, gastos internos, cobro a clientes.
• Retiradas de efectivo de la caja: con la posibilidad de configurar un aviso cuando se supere un importe establecido.
• Consulta de precios y stocks ágil.
• Aviso de artículos en oferta.
• Facturación masiva de facturas simplificadas.
• Devoluciones: permitiendo la emisión de Vales o en el mismo medio de pago de la factura simplificada original.
• Teclas de acceso rápido a todas las funcionalidades: sin necesidad de utilizar el ratón
• Arqueos rápidos y sencillos.
• Identificación del vendedor en cada venta: configurable aunque varias personas utilicen el mismo terminal.
• Etiquetaje, varios modelos tanto para los lineales como para los artículos.
• Comprobación automática de cambios de precio y reimpresión de etiquetas
• Aviso de artículos sin precio.
• Tarifas PVP.
• Análisis de ventas. Informes de ventas por hora.

Aunque el gran potencial del TPV reside en la integración con el resto de módulos del ERP:
Módulo Gestión:

• El TPV se alimenta del módulo de Gestión en cuanto a precios, clientes, condiciones especiales, ofertas, etc…
• Desde el formulario principal de venta, el usuario puede realizar documentos de crédito (pedidos, albaranes y facturas). Además también puede recuperar pedidos ya creados y cobrarlos desde el TPV.
• Acceso tanto al maestro de los artículos como de cliente (siempre configurable a nivel de usuario).

Módulo Tesorería:

• Cualquier factura de crédito realizada desde el TPV genera un vencimiento de la misma forma que si se hiciera desde el módulo de Gestión
• Existe la posibilidad de saldar vencimientos desde las entradas de caja.

Módulo Contabilidad:

• Todas las ventas se traspasan a contabilidad de forma automática una vez arqueados todos los turnos y cerrado el día.

Una de las partes más importantes de las empresas dedicadas a la distribución es el almacén, por ello, en el software de gestión Axos Visual es una prioridad. Dentro del módulo de Gestión del ERP Axos Visual se realiza la gestión de almacén, dando vital importancia al control de stocks, valoración, inventarios,…
Determinadas empresas de distribución tienen la necesidad optimizar al máximo su espacio disponible y desarrollar el rendimiento de su almacén. Viendo la demanda de algunas empresas de mejorar sus procesos de almacenaje y poder gestionar las ubicaciones de una forma más optimizada, hemos desarrollado la gestión de almacén caótico o desordenado.

El método de almacenamiento caótico consiste en la asignación de lugares o huecos para las mercancías o artículos sin atender a ningún orden concreto, en el momento en el que se recepciona la mercancía y se atiende a la necesidad de colocarla en alguna localización. No existen ubicaciones pre asignadas, las mercancías se almacenan según disponibilidad de espacio o según el criterio del almacenista basándose en unas reglas que pueden estar basadas en distintos criterio:

• Tipo.
• Capacidad.
• Peso.
• Rotación….

Las características principales del almacén caótico son:

• Optimiza el aprovechamiento del espacio libre en el almacén.
• Agiliza el almacenamiento de las mercancías al ser recibidas.
• Es recomendable utilizar medios electrónicos y de información para su mejor desarrollo.
• Dificulta la gestión manual del almacén.

La gestión de almacén ofrece entre sus principales ventajas la reducción de los tiempos de almacenamiento y la mayor facilidad a la hora del mantenimiento de los almacenes, aumentando la productividad los operarios, reduciendo el número de movimientos y maximizando el espacio disponible, optimizando el stock.

Con este sistema se consigue ahorrar costes, ajustar al máximo las existencias, aumentar la satisfacción del cliente, disminuir errores en la preparación de pedidos y conseguir una trazabilidad total de los productos.

Una gestión eficaz de las compras ayuda a las empresas a mejorar sus propios resultados, puesto que dicho departamento es el encargado de negociar las condiciones, formas de pago, los posibles descuentos y la frecuencia de las entregas. Por ello, la importancia de estos departamentos va en constante aumento.

El departamento de compras de una empresa tiene la responsabilidad y el objetivo de adquirir tanto productos como servicios a un precio competitivo y que la calidad no se resienta, para ello, uno de los pilares en los que debe llevar a cabo su función es un buen programa de compras.

Los principales factores que influyen en la decisión de una compra son (no necesariamente por este orden):

• La calidad.
• La funcionalidad.
• El precio.

Para favorecer los procesos de optimización en el terreno de la gestión de costes, muchas empresas acuden a una estrecha colaboración con sus proveedores.

Es en este momento, Axos Visual desempeña un papel fundamental ya que propone las compras según distintos criterios que el usuario podrá definir en cada momento. Podrá determinar según las necesidades, si las realiza al proveedor habitual, al que más rápidamente nos realiza la entrega o al que más económico nos suministra los productos.

Además de estas destacadas opciones, hemos agregado recientemente, con respecto a los precios y a la comentada colaboración con los proveedores, herramientas que nos permiten gestionar los precios de compra, dependiendo de nuestros clientes finales, es decir, puedo pactar con los proveedores compras del mismo producto o grupos de productos, a diferentes precios, según a los clientes a los que yo les realice la venta.

Es por esta y otra multitud de utilidades y de facilidades, por las que la aplicación de Axos Visual es recomendable para cualquier empresa dedicada al sector de distribución.

No debería ser tema de discusión lo importante que son las Páginas Web, Intranets y las Tiendas Virtuales para las empresas hoy en día, pero si la facilidad con que estas deben poder ser administradas y actualizadas.

Sabemos que existen una buena cantidad de Tiendas Virtuales en la red con diseños espectaculares y un sinfín de utilidades que probablemente nunca necesitemos utilizar, pero ¿qué tan fácil es para la empresa hacer que sus productos puedan ser vistos por sus clientes o que los precios que éste vea puedan ser actualizados al instante?

Aquí está el tema realmente importante. ¿Necesitamos que uno de los empleados de la empresa tenga que dedicar rutinariamente un valioso tiempo a actualizar la web, sus artículos, los precios, etc?

¿Sabe Usted que la información que puede ver su cliente en la Zona Privada de nuestra aplicación está en línea?, ¿que los precios de venta que cambian al entrar un material a un nuevo precio de compra se pueden actualizar de inmediato sin la intervención de ningún operador?

Allí está el poder de la aplicación Axos Visual, en la eficiencia de los recursos, vender siempre al precio correcto sin que nadie tenga que intervenir.

En eso queremos ayudarle, en la eficiencia de sus procesos, no lo dude, conversemos sobre ello que el tiempo será productivo.

El módulo web del software de gestión Axos Visual incorpora una zona privada accesible a los clientes que tengamos dados de alta en nuestra aplicación de gestión.

En esta zona privada, los distintos contactos de cada cliente pueden consultar precios, hacer pedidos, imprimir documentos, gestionar sus datos personales,… pero también incluye una serie de herramientas especiales que explicaremos en este post y otros futuros.

Hoy vamos a centrarnos en el Pedido rápido, una captura mediante la que el usuario podrá confeccionar rápidamente sus pedidos mediante la inclusión de las referencias de los artículos que desea comprar.

El usuario irá tecleando referencias y añadiéndolas en la rejilla inferior, pudiendo en cualquier momento eliminar líneas, modificar cantidades o pasar al carro para efectuar la compra. Además, es totalmente funcional tanto con el ratón como con el teclado. Esta herramienta, a parte de una captura rápida de líneas, incluye diversas utilidades que permiten al usuario comprobar existencias, consultar precios, ver fichas, buscar artículos o modificar sus pedidos, en fin, facilitarle la compra de nuestros productos.

Además, es altamente parametrizable, pudiendo configurar los artículos que queremos incluir, si se controlan o no las existencias disponibles, si queremos mostrar el stock en colores o unidades,…

En Axos Soluciones somos conscientes de la utilidad de esta herramienta y por eso seguimos evolucionándola actualmente, añadiéndole nuevas opciones y posibilidades de parametrización y personalización.

El módulo web del software de gestión Axos Visual, software para sectores intensivos en distribución, incluye la posibilidad de integrar nuestra gestión con cualquier tienda online del mercado que ofrezca utilidades de importación y exportación de datos.

Para ello, contempla dos herramientas que son las encargadas de enviar los artículos de nuestro almacén por un lado y recibir los pedidos de la tienda virtual por otro. Ambas herramientas utilizan el formato de marcas extensible XML, un estándar para el intercambio de información estructurada entre diferentes plataformas.

La herramienta de sincronización de artículos nos permite enviar a la tienda virtual aquellas fichas que deseemos y que, previamente, tendremos que tener cubiertas con descripciones y fotografías agradables al usuario, textos SEO y demás.

Además del envío de artículos en sí, incluye una extensión que le permitirá a la tienda virtual conocer en todo momento las existencias de cada referencia en tiempo real.

La segunda herramienta, la recepción de pedidos, tiene dos configuraciones posibles para cubrir todas las problemáticas en lo que a conexión a Internet se refiere:

Por un lado, tenemos la herramienta de recepción en tiempo real, que se integra en Axos Visual de forma transparente para el usuario. Cuando éste consulta los pedidos en su gestión, se comprobará internamente si existen archivos en la web pendientes de recibir. De ser así, los recibirá e incorporará en la aplicación, mostrándole al usuario la consulta de pedidos con las nuevas fichas incluidas.
Por otro lado, existe la posibilidad de configurar esta herramienta como una tarea programada, a fin de que la descarga solo se produzca en el momento que el usuario la configure.

Estas dos herramientas se encuentran totalmente separadas, permitiendo la gestión de toda la tienda virtual (envío de artículos y recepción de pedidos) o solamente del escaparate de artículos (envío de artículos).

Con todo esto, desde Axos Soluciones, buscamos cubrir, no solo las necesidades que el usuario tenga con nuestra propia tienda virtual, totalmente integrada, si no abrir las puertas a otros sistemas a sabiendas de que el nuestro puede no ser el que mejor se adapte a todos nuestros clientes.

En la aplicación de gestión Axos Visual no todos los usuarios tienen la misma responsabilidad o capacidad de acceder a la información o a los recursos del programa, por lo que en ocasiones es indispensable tener una herramienta que nos permita restringir los accesos a los distintos módulos y utilidades del aplicativo. No es lo mismo, por ejemplo, la labor que ha de desempeñar un comercial que la de un/a cajero/a.

En el caso de Axos visual pymes, tenemos varios tipos de restricciones:

• La primera de ellas, denominada “Permisos”, están definidas todas las opciones que se muestran en los menús de la aplicación, y simplemente se decide si tiene o no tiene dicha opción disponible. Estos permisos están planteados de forma escalonada, por lo que se pueden accionar o desactivar de forma modular.
• La segunda restricción, llamada “Accesos”, permite denegar el acceso a las distintas partes del programa de una forma más delimitada. Para ello podremos elegir entre “Alta”, “Modificación” y “Baja”, es decir, a un determinado usuario le puedo permitir que pueda crear pedidos de venta, los pueda modificar, pero en ningún caso eliminarlos. Cuando un usuario intente realizar una de las operaciones para las que no tiene permiso, le saldrá un mensaje advirtiendo “Acceso restringido”. Al igual que los anteriores, estos accesos también están planteados de forma escalonada, por lo que activando o desactivando un nivel superior, se activaran todos los subniveles que cuelgan de él.
• La tercera restricción es sólo aplicable a ciertas tablas maestras: clientes, proveedores, artículos y vendedores, y lo que permite es que aunque no se tenga permiso para modificar, si se tenga permiso para acceder a la ficha sólo para poder ver la información que contiene, aunque nunca para cambiar nada de ella. Útil por ejemplo para que un usuario “televenta” accede a la ficha de un cliente para poder ver teléfonos.

Y la cuarta restricción que hay es por parametrización, es decir, son ciertos parámetros independientes, que permiten al usuario realizar o acceder a utilidades determinadas, por ejemplo, acceso a ver costes, poder navegar por los históricos, etc …

Por último hay que tener en cuenta que en el caso de tener multiempresa, estas restricciones de permisos son independientes por cada empresa, es decir, un usuario podrá tener acceso a clientes en una empresa y en la otra no tendrá ni visible las opciones en el menú.

Aunque las empresas de Distribución se parecen en su concepto y funcionamiento, los diferentes mercados que atienden, así como los productos que ofrecen a los mismos pueden requerir a veces análisis más exhaustivos o personalizados que no encontramos en los informes estándar que la aplicación ofrece.

Por esa razón, habitualmente necesitamos descubrir patrones dentro de un gran número de datos. Por ejemplo, somos distribuidores y se nos presenta la oportunidad de lanzar una oferta especial ya que nuestro proveedor nos ofrece puntualmente unas condiciones inmejorables. ¿Sabemos cómo es el comportamiento de nuestros clientes en cuanto a un artículo?, ¿Quiénes nos lo suelen comprar? ¿Cuándo lo suelen hacer y en qué cantidades? ¿Nos lo han pedido y no hemos podido servirlo por no tenerlo? Nos haremos una gran cantidad de preguntas que a veces con la información que disponemos a mano solemos intuir pero no podemos asegurar.

En la base de datos de cualquier aplicación existe una cantidad de información valiosísima que se suele no aprovechar completamente.

Axos Soluciones a través de su aplicativo Axos Visual, software desarrollado para empresas de distribución, le proporciona una gran cantidad de informes prediseñados, le ofrece el servicio de personalización para que Usted pueda disponer de los informes que necesite para el día a día y además, exportaciones a Excel de los campos más usados. Pero, aún así, se puede necesitar una combinación de datos que difícilmente puede ser considerada como estándar y aún sabiendo que tiene esa información en las entrañas de su base de datos no llega a ella.

La aplicación de gestión Axos Visual a través de una sencilla pero poderosa herramienta le permite extraer datos de distintos sitios para luego poder estudiarlos por ejemplo en una herramienta tan versátil y tan a mano como el Excel. Esa herramienta es la exportación ascii: a través de ella, Usted puede exportar en formato ascii (código estándar para el intercambio de información) la información contenida en los campos de las tablas de su base de datos. Esto acompañado de otra poderosa herramienta que es el navegador nos permite acceder a una grandísima cantidad de información con la cual luego poder realizar la minería de datos y obtener la información deseada.

Al estar en cualquier rejilla de la aplicación si vamos a la opción de menú “Lista” y escogemos la opción “Exportar ascii” se nos abrirá la ventana en la que  podremos escoger los campos que necesitamos exportar para luego importar en nuestra aplicación elegida para el análisis.

Un análisis detallado del comportamiento de los datos puede darle información invaluable para desarrollar sus estrategias de mercado.