Blog de Axos visual

En Axos Soluciones desarrollamos software de gestión orientado a empresas de distribución. Dada la problemática que cubrimos, es habitual encontrar clientes con múltiples sedes y áreas de actuación.

En alguno de nuestros clientes, que operan tanto en península como en las Islas Canarias, se nos ha planteado la situación de que tienen doble régimen impositivo, es decir, además de vender a clientes insulares con los correspondientes IGIC, venden a clientes peninsulares con los IVAs pertinentes. También es aplicable el mismo sistema para las compras.

Para solventar esta problemática,  Axos Visual ha incorporado un sistema, que a nuestros usuarios de Régimen Canario les permite utilizar esta doble imposición. Este sistema es parametrizable a nivel general y además permite individualizar al nivel de cada cliente o de cada proveedor. Es en ellos dónde les indicaremos el tipo de impuesto que utilizarán, el impuesto estándar o el alternativo.

En la configuración de los IVAs, asociaremos el porcentaje de impuesto que se aplica. Por ejemplo para un IGIC insular del 5%, le asignaremos un 18% de IVA peninsular. Además es posible asignarle una cuenta contable diferente y que dependiendo del porcentaje que se aplique, se contabilice a una cuenta distinta.

Este sistema de doble imposición, lo hemos incorporado, tanto para clientes como para proveedores, pudiendo aplicarse sobre todos los tipos de documentos, presupuestos, pedidos, albaranes y facturas.

Contablemente, se ven afectados algunos modelos, como el 303 o el 390, que deberán presentarse de forma separada según las imposiciones utilizadas, se sacará un modelo para los IGIC y otro modelo para los IVAs.

En Axos Soluciones desarrollamos software ed gestión para empresas de sitribución. Aunque la filosofía básica de nuestra aplicación de gestión es el control en tiempo real de los distintos procesos, existen módulos donde la replicación de datos es necesaria para la operativa diaria.Esto procesos los podemos dividir en 3:

1. Movilidad.

Este módulo este dirigido a los comerciales que no disponen de una conexión a internet de forma continua y necesitan ofrecer los servicios de su empresa, así como la realización de presupuestos y/o pedidos de los clientes.

En este proceso que se realiza a petición del usuario, se traspasarán entre el servidor y los clientes, los datos realacionados con los clientes, así como sus datos de CRM, los precios de los artículos y sus datos, los presupuestos, los pedidos, etc…

2. TPV

Con el TPV de emergencia, hemos conseguido lograr un módulo que nos permite trabajar de modo offline desde cualquier ubicación para posteriormente sincronizar sus ventas con el servidor central. Esto soluciona el principal escollo que supone quedarse sin internet en un momento dado, ya que la pérdida de posibles ventas durante ese tiempo podría ser elevada.

Actualmente, la sincronización se realiza de forma silenciosa y automática a una hora predeterminada, replicando las cajas, tickets, artículos, precios, códigos de barras, etc…

3. Almacén offline

Con el módulo de almacén offline, podemos realizar la preparación de los pedidos sin una conexión directa con el servidor. En el momento en el que el operario esté en una ubicación con señal de red para poder acceder al servidor, se puede sincronizar los datos relativos a la preparación de pedidos, así, en almacenes de extrema amplitud, dónde las redes wifi no son suficiente para abarcar toda su superficie del mismo, los operarios encargados de la preparación de los pedidos, pueden realizar su trabajo de forma separada, mientras el resto de usuarios procesan los datos. Una vez realizan sus pedidos y/o albaranes, bastará con que sincronicen los datos cuando tengan una conexión a la red dónde se encuentren, bien sea wifi o por cable.

Con todo ello, intentamos que con nuestro sovtare de gestión Axos Visual, se ofrezca el abanico de funcionalidades que cualquier empresa de distribución necesita.

En Axos Visual,  software de gestión especializado para empresas de distribución, estamos en continuo desarrollo para lograr que la optimización de nuestros procesos lleve a nuestros clientes a obtener el mejor servicio posible y tengan siempre actualizados sus procesos de gestión.

La contabilidad financiera está sujeta a una serie de requisitos legales y estas normas son susceptibles de cambio, principalmente las declaraciones de impuestos contabilizados.

El Modelo 347, conocido como declaración anual de operaciones con terceras personas es una declaración de tipo informativo que se presenta anualmente y consiste en  declarar todas las operaciones realizadas con terceros, tanto con clientes como con proveedores, siempre y cuando las operaciones totales con cada uno supere los 3005 Euros durante el año a declarar.

Esta declaración ha sufrido modificaciones importantes a lo largo de los últimos años, entre las más importantes están:

• La obligatoriedad de incluir las cantidades percibidas en metálico superiores a 6000 euros.
• Incluir las ventas de inmuebles sujetas a IVA de forma explícita.
• Incluir las operaciones sujetas al impuesto sobre la producción, los servicios y la importación en las ciudades de Ceuta y Melilla.

Además, el formato de fichero a entregar ha sido modificado aumentando el número de caracteres permitido en cada línea e incluyendo ciertos indicadores para diferenciar las operaciones descritas anteriormente.

La última modificación del Modelo 347 fue aprobada en el Consejo de Ministros celebrado en el pasado mes de noviembre e incluye los siguientes cambios:

• Presentación el 28 de Febrero en lugar del 31 de Marzo.
• Organización de las operaciones por trimestres.

Desde Axos Soluciones, estamos siempre al corriente de todas las modificaciones que puedan surgir, no sólo en lo relativo a este tipo de declaraciones, sino también a cualquier cambio que pueda afectar a la gestión de la empresa, y más concretamente a las empresas de distribución. De esta forma conseguimos tener siempre actualizado el software de gestión que ofrecemos a nuestros clientes, ERP Axos Visual.

Recientemente se ha introducido una nueva utilidad, la Manipulación, en nuestros software ERP para empresas de distribución Axos Visual. Esta utilidad tiene el objetivo de cubrir las necesidades de aquellas empresas que manipulan los productos en el momento de la preparación de pedidos: se permite gestionar las existencias de artículos que se despiezan y que se montan. Además, se incluye una parametrización que nos permite gestionar la retención de pedidos a partir de las fechas de entrega de los artículos.

Dentro de los pedidos de venta, se ha incorporado una nueva herramienta “Manipulación”, que permite introducir los artículos que intervienen en el despiece o montaje de nuevos artículos. Para ello incluiremos las cantidades en positivo (aquellas que aumentan las existencias) o en negativo (las que causarán baja).

Las existencias de la manipulación pasarán a estar en situación de pendientes de servir, siempre que no estén retenidas, y formarán parte del stock real cuando se genere el albarán, es decir, el tratamiento será el mismo que las líneas del pedido normal. Es en el momento de convertirse en albarán cuando se gestionan de manera diferente, ya que los artículos que están en manipulación, actualizarán las existencias a través de una regularización.

Como implementos de este módulo, hemos añadido controles que nos permiten que se elimine la regularización al eliminarse el albarán, o que no se puedan traspasar parcialmente líneas que tengan manipulación. A su vez, en las líneas de pedido, se ha incorporado el tiempo, un nuevo campo que nos permitirá elaborar informes con los pedidos por días, totalizando las horas que se invertirán en su preparación.

Otras utilidades que mejoran este módulo, son las previsiones futuras, que muestran de manera rápida y unificada los pedidos de venta, de compra y las manipulaciones de un artículo determinado.

Además de esto, se ha parametrizado la retención de pedidos por fecha de entrega, que permite de forma manual o automática controlar la situación de los pedidos. Para este control se tendrá en cuenta la fecha de entrega, los días de control que introduzca el usuario y el plazo de servicio del proveedor habitual. Si un pedido no cumple los requisitos establecidos, quedará retenido, pudiendo ser liberado manualmente por el usuario.

También se han incluido dos herramientas que permiten la liberación de los pedidos, una semiautomática, que libera los pedidos hasta la fecha que decida el usuario, y la otra automática, que se configura en el servidor de aplicaciones y que se ejecutará de forma automática a la fecha y hora que decida el usuario.

Cada vez “escuchamos” más esté término en Internet: SaaS (Software As A Service – Software como servicio) es el “consumo” de una aplicación a través de Internet, pagando en relación al uso que se le da (módulos contratados, número de conexiones, actualizaciones,…) y a las instalaciones necesarias para ejecutarla (consumo de CPU, espacio necesario, tráfico, ancho de banda,…).

En el cliente solo es necesario instalar un navegador que le permite conectarse, mediante un usuario y contraseña proporcionados por el proveedor, a la aplicación. Tanto la propia aplicación como los datos están en una plataforma habilitada y gestionada por el proveedor, en lo que hoy en día se denomina cloud o nube. Es el proveedor el encargado tanto de la privacidad y seguridad de los datos como de la personalización de la aplicación para cada cliente.

Estas aplicaciones se caracterizan por una alta flexibilidad y modularización: en cualquier momento y en base a las necesidades del cliente, se le pueden añadir (o quitar) más accesos y módulos, variando, por supuesto, el coste del servicio.

Como todo, tiene sus ventajas y desventajas:

Ventajas:

• Menor inversión inicial (ahorro tanto en hardware como en licencias de software).
• Reducción de costes (solo pagas por lo que necesitas).
• Mayor seguridad de la base de datos (a cargo del proveedor).
• Soporte más ágil (el proveedor tiene acceso directo tanto a la aplicación como a los datos).
• Actualizaciones más fiables e inmediatas (a cargo del proveedor).
• Posibilidad de trabajo desde cualquier dispositivo (PC, tablet, móvil,…) con acceso a Internet (no hay instalaciones complejas de software ni se requiere una conexión local al servidor).

Desventajas:

• Reducción en la confianza de la seguridad de los datos (el cliente es el dueño de los datos pero no los tiene en sus instalaciones).
• Aumento obligado de la confianza en el proveedor (dejamos en sus manos el tratamiento de nuestros datos).
• Mayor dependencia de las comunicaciones (el acceso a los datos dependerá de que tanto nuestras comunicaciones como las del proveedor funcionen bien).

En resumen, un cliente que trabaje con SaaS, verá reducida considerablemente su inversión inicial en la aplicación a cambio de aumentar su confianza en el proveedor.

En Axos Soluciones no somos ajenos al crecimiento de esta nueva forma de distribución del software y trabajamos para ofrecer a nuestros clientes una aplicación con todas las garantías necesarias para su ejecución tanto en local como en la nube.

En Axos Visual, software ERP específico para empresas del sector distribución, podremos definir condiciones especiales de venta o regalos con un periodo de validez determinado de una forma ágil y sencilla.

Disponemos de tres tipos de ofertas:

Por artículo:

En este tipo de ofertas fijaremos las condiciones para un único artículo, que a su vez podrán ser de una de las siguientes clases:

• Por escalado, en la que podremos configurar precios o descuentos en función el número de unidades vendidas
• N x N, en la que podremos crear ofertas tipo 3×2, 2×1, etc.
• Regalo, en la que podremos seleccionar un artículo como regalo por la compra de de otro, pudiendo configurar tanto las unidades regaladas como las unidades del artículo para que se aplique la oferta
• Descuentos por unidad, en la que podremos crear ofertas tipo 2ª unidad al 70%
• Para estas ofertas el usuario dispone de una herramienta de Importación que le permitirá crearlas, de forma masiva, simplificando en gran medida el trabajo diario.

Por familia:

En este tipo de oferta podremos definir, para una familia de artículos, hasta dos descuentos consecutivos en función de un número determinado de unidades escalables.

Pack:

En las ofertas Pack tenemos la posibilidad de fijar, para un paquete de artículos, dos descuentos consecutivos y/o un regalo para un número determinado de unidades escalables. Estas ofertas se aplicarán en el momento en que la suma de los productos seleccionados supera las unidades fijadas.

De forma general, las ofertas se aplican a la totalidad de los clientes, sin embargo, la flexibilidad de esta herramienta permite poder configurar en cada cliente si queremos que se beneficie de dichas ofertas siempre, nunca, sólo cuando el precio de la oferta sea más favorable o nunca si previamente hemos pactado un precio especial con el cliente.

También podremos definir ofertas para Grupos de clientes, independientemente de las ofertas generales.

El sistema de Costes que gestiona el programa de gestión Axos Visual, específico para sectores intensivos en distribución, nos permitirá poder sacar valoraciones tanto a nivel de Almacenes (coste de entrada del artículo por almacén) como de Artículos (coste global, indistintamente del almacén en el que se hayan recibido las entradas de mercancía).

Desde la configuración inicial del software de gestión, en el módulo de ERP, podremos definir el tipo de valoración de stocks que vamos a utilizar (almacén o artículo) y el tipo de precios que vamos a usar para la misma (precio medio de compra, precio medio ponderado, precio último de compra o precio neto).

La valoración de stocks por almacén, nos permitirá tener una valoración diferente por cada uno de los almacenes definidos en el software de gestión Axos Visual, mientras que si la tenemos por Artículo, establecerá una única valoración para todos los almacenes.

Una vez establecido ese primer parámetro, ya entramos en el detalle de con qué tipo de precio o cálculo queremos que se realice dicha valoración. Para ello podremos decidir entre:

• Precio Medio Ponderado: sistema de valoración que pondera la valoración inicial del stock en almacén así como las entradas a su precio.
• Precio de Última Compra: precio de la última compra indistintamente del proveedor al que se realice.
• Precio Neto: precio neto de compra del proveedor habitual y que puede identificarse como valoración de mercado.
• Precio Medio de Compra: sistema utilizado en sectores muy puntuales, y que muestra el coste medio de todas la entradas recibidas.

Internamente, el programa almacena en cada movimiento el precio de coste según la configuración establecida, lo que nos permite sacar la valoración de inventario a una fecha determinada.

En cada una de las ventas, el programa guarda el coste del momento en que se graba, pudiendo cambiarse este de forma manual.

Hay que resaltar que también existen opciones restrictivas al respecto, que también son parametrizables, y que se configuran a nivel de usuarios, como permitir ventas por debajo de coste o la visualización de costes.

En Axos Visual, como software de gestión específico para el sector distribución el usuario tiene a su disposición muchas herramientas para facilitar la gestión administrativa cualquier negocio. Y, cierto es, que desde que comenzó la crisis se da especial importancia a la gestión de cobros y devoluciones.

Dentro de este ciclo, donde Axos se plantea como un software específico para la gestión de cobros, una de las herramietas fundamentales es la gestión de devoluciones de recibos por parte del cliente.

En el software Axos Visual, una vez este dado por cobrado un recibo de una factura pendiente, el usuario tiene la posibilidad en cualquier momento de gestionar su devolución de manera muy sencilla. Esta devolución podrá ser realizada desde 3 sitios: la remesa, la relación de cobro es o desde el propios vencimiento. En cada una de las opciones,  la auto-matización de la aplicación permitirá actualizar los vencimientos del cliente, su saldo contable y su ficha de gestión. Con el funcionamiento de la aplicación, el vendedor tendrá siempre al día los vencimientos a reclamar emitidos y/o devueltos.

Es importante destacar la posibilidad de repercutir o no los gastos bancarios de la devolución al cliente. En el primer caso, estos gastos se sumarán a los cobros pendientes. Igualmente, podremos justificar estos gastos, si nos lo solicita el cliente, dando de alta una factura de Servicios de Gestión de Cobro (por ejemplo), desde el propio Módulo de Tesorería.

Cabe destacar, por último, la relación que todo ello guarda con el control de riesgos del cliete ya que, esta acción, podría bloquear automáticamente la cuenta del cliente para que no se le efectúen más ventas.