Blog de Axos visual

En esta  ocasión hablaremos de la ventaja que hay en la implantación del software Axos Visual, ERP específico para sectores de distribución, en empresas que dispongan una cadena de tiendas y las ventajas que proporciona a ser una integración en todas ellas.

La primera ventaja, que es la más notable, es que desde las oficinas centrales podrán hacer el mantenimiento de todos los artículos que se comercialicen en todos establecimientos. El objetivo es que el personal que realiza sus labores en los establecimientos de ventas se dedique a realizar ventas y no a conocer una aplicación como Axos Visual. En esta línea también encontramos el mantenimiento de precios. Muchos problemas que surgen n en una tienda derivan de que los precios no correspondan con las etiquetas y que establecimientos idénticos tenga diferentes precios de venta. Esto puede ser controlado por Axos visual desde las oficinas centrales, ya que en el momento que hay una modificación de precios el usuario del establecimiento será avisado por un mensaje que hay un cambio de precios y será preguntado que si quiere imprimir las etiquetas de los artículos que hayan sufrido dicha modificación, sin ninguna necesidad o prestar atención al cambio de precios por parte de la oficina central.

Otra de las ventajas que se dispone con software ERP Axos visual es que desde la central se podrá sacar informes de ventas por centro  de explotación y ver todas las estadísticas necesarias para saber y conocer cuáles son la problemática del aumento de ventas en algún centro en concreto.

La problemática de las compras también se resuelve con el software de gestión Axos Visual. Si la compra está centralizada en el almacén principal de la empresa, las tiendas podrán realizar un pedido de compra o solicitar un traspaso de material sin tener que depender del papel o persona exclusiva dedicada a ello. A través de la integración de la aplicación, el stock de todos los centros también podrá ser controlado por parte de las oficinas centrales para realizar la reposición en función de las ventas realizadas diariamente o por un stock minimo y máximo que haya sido estipulado.

Uno de los beneficios que normalmente es el  más solicitado es que los centros en los que no disponen un artículo puedan  visualizar en los demás centros el stock del mismo artículo. Para que  los demás centros puedan  solicitar un traspaso de mercancía o informar al cliente que puede recogerlo en el centro que disponga de stock. Consideramos esta utilidad vital ya que, hoy en día, una venta progresiva por fidelización y atención al cliente en el establecimiento es una posibilidad clara de diferenciación ante los competidores.

Todos los establecimientos estarán conectados directamente con el servidor  para que la base de datos este actualizada con los stocks en tiempo real y toda la información de ventas se puede tener actualizada en el momento sin necesidad de hacer volcado de datos y traspaso de archivos. No obstante, como puede ocurrir que las comunicaciones entre el servidor y los puntos de ventas se pierdan, se dispone de un Punto de venta de emergencia para estos casos: el módulo de emergencia hacer que se pueda seguir trabajando en local y posteriormente cuando se recupere las conexión hacer una sincronización de datos. Esto hace que las ventas nunca se queden bloqueadas por el sistema y se pierdan ventas en épocas de campaña puede ser de vital importancia: por ejemplo empresas del gremio de juguetería, en época de navidad, esta utilidad es crítica ya que una parada de 1 o 2 días pueden suponer el descontrol del 5-10% de las ventas de todo el año.

Muchos empleados de los departamentos de contabilidad de las empresas suelen dedicar un tiempo importante a sacar y comprobar los datos de IVA a declarar. Axos Visual, es una solución pensada para sacar la información solicitada por Hacienda en un tiempo limitado reducido.

El ERP Axos Visual tiene desarrollados cálculos internos que ahorran los punteos manuales de los registros de IVA de tus compras y ventas. Con unos procesos internos, esta aplicación permite sacar las bases de IVA por tipos de IVA y sus cuotas correspondientes pulsando un solo botón.

Con Axos Visual, todas las facturas de compra, de venta  y gastos de las empresas se contabilizan automáticamente generando los registros de IVA correspondientes. Seleccionando la declaración a sacar, Axos Visual procesa los datos, los analiza y los asigna a los campos de los modelos de hacienda.

Axos Visual pone a la disposición de sus usuarios los siguientes modelos:
Mensuales:

• 349: Declaración recapitulativa de operaciones intracomunitarias.
• 320: Liquidación mensual del Impuesto sobre el Valor Añadido.

Trimestrales:

• 303: Impuesto sobre el Valor Añadido.
• 110: Declaración de Retenciones e ingresos a cuenta del IRPF.

Anuales:

• 390: Declaración-resumen anual del Impuesto sobre el Valor Añadido.
• 190: Resumen anual de retenciones e ingresos a cuenta.
• 115: Declaración de rentas o rendimientos procedentes del arrendamiento o subarrendamiento de inmuebles urbanos.
• 347: Declara¬ción anual de operaciones con terceras personas.
• 340: Declaración Informativa de Operaciones Incluidas en los libros de registro.

Cada declaración se puede imprimir y exportar en un fichero texto que se podrá importar en la web de Hacienda.

Una revisión de los datos con un análisis de los registros de IVA contabilizados de la aplicación le permitirá comprobar la certeza de los datos, la fiabilidad, eficiencia y rapidez de la ERP Axos Visual.

En el software de gestión ERP Axos Visual especializado en sectores de distribución, son 3 las modalidades que tenemos para la integración de aplicaciones entre empresas de forma que se minimicen los trabajos administrativos y se automaticen los procesos:

• Centrales Compras integrados con asociados.
• Empresas que disponen de  cadenas de tiendas.
• Empresas que disponen de una red de franquiciados y que además disponen de tiendas propias.

En este caso hablaremos de las centrales de compras en las que los asociados tendrán su aplicación directamente integrada con la central compras y os explicaremos los beneficios que hay para trabajar con Axos Visual.

Normalmente el Asociado debe de hacer le mantenimiento de los artículos y proveedores, realizando una actualización de precios y condiciones con el proveedor con una repetición en función de las veces que el proveedores realice cambio de su tarifa (descatalogando artículos, creando nuevos artículos y modificando condiciones de compras). Todo esto es una labor tediosa que no es necesario con Axos Visual: la central de compras sea la encargada del mantenimiento de todos los artículos, condiciones de compras y proveedores… trabajo que el resto de los asociados aprovechan integrando todos los contenidos, con un simple clic, en sus aplicaciones.

Por tanto, el Asociado no deberá hacer ningún tipo de mantenimiento por parte suya, ya que la central es la que negocia las condiciones de compras y en cualquier momento el asociado al tener una conexión directa y mantenimiento de su base de datos de proveedores y artículos este actualizado en cualquier momento que haya modificaciones por parte del proveedor.

Aparte de todo esto también hay otros beneficios, como el que el asociado disponga de una web y sea también mantenida por parte de la central con las fichas web, creando así un estilo similar para todos los asociados y mantener una imagen corporativa. El mantenimiento de una web actualmente es bastante tedioso ya que si hay cambio de precios en muchos artículos realizar el cambio en todos ellos conllevaría invertir un tiempo demasiado alto, en función de los artículos a cambiar, o el dar de alta nuevos artículos por los que se tarda  tiempo entre buscar la imagen y la descripción adecuada para el articulo… todo este trabajo se unifica en la Central liberando la carga de trabajo del asociado para el mantenimiento de sus páginas.

Otra utilidad son las Ofertas. Es habitual que desde las Centrales de Compra, se lancen folletos promocionales o herramientas de marketing para que los asociados trabajen. Estas ofertas pueden ser de múltiples tipos: escalados por cantidades, descuento en la segunda o tercera unidad, artículos, regalos, 3×2, etc. Estas ofertas mantenidas por la central, podrán importarse en la aplicación de los asociados sencillamente.

Por último, y de cara a las negociaciones de la central, es importante que ésta disponga de los consumos que tienen el total de los asociados. De esta forma, la central de compras puede conocer cuáles son las ventas del asociado sin tener que realizar ningún proceso adicional a los que normalmente hacer a la hora de sacar análisis de ventas en la aplicación o análisis de ventas por líneas de negocio o punto de explotación.

Una de las soluciones que incorpora Axos Visual, software específico para sectores intensivos en distribución, es la diseñada para la venta de mostrador y los pagos en efectivo, el TPV, una ayuda esencial en las tareas de gestión de uno o varios establecimientos comerciales de venta al público.

Mediante una interfaz accesible para los vendedores se podrán integrar en la gestión de la empresa las ventas que estos realicen en cada uno de sus establecimientos.

El módulo TPV de Axos Visual permite:

• Crear e imprimir tickets de venta mediante las referencias de productos.
• Realizar diversas operaciones durante todo el proceso de venta: generación de vales, albaranes y facturas, toma de pedidos, justificación de entradas y salidas, generación de etiquetas ante la detección de cambios de precio, control de tickets en espera,…
• Gestionar los arqueos diarios por turno con cajas multiusuario.
• Consultar las ventas realizadas en informes de diversos formatos: tickets del día, entre fechas, análisis de ventas por hora,…

Y todo ello completamente integrado con el módulo de Gestión y Contabilidad a fin de centralizar las necesidades logísticas de reposición y traspasos de género entre tiendas.

Además, en caso de caídas de conexión (red local o Internet) incluye una función de replicación diaria de la base de datos para ventas off line: los tickets se generarán de la misma forma y serán integrados en la central cuando la conexión sea recuperada.

En Axos Soluciones, hemos desarrollado una cómoda y  fácil manera de importar los datos a nuestra aplicación para todas las  nuevas implantaciones. Los clientes disponen de la Estructura de Datos a Importar, tanto para Migraciones Básicas como Migraciones Ampliadas con la que podrán pasarnos los datos en formatos Excell o Ascii, separados por punto y coma.

En el momento de la puesta en marcha de nuestra aplicación Axos Visual, garantizamos que podrán empezar a funcionar de una manera rápida y sin preocupaciones de pérdidas de datos de forma que, desde el mismo día del arranque, el cliente pueda comenzar a facturar.

Desde Axos Visual tratamos de transmitir una confianza plena y absoluta a nuestros clientes, asegurando que sus datos serán importados con el mayor cuidado posible. Obviamente, después de que el cliente nos facilita los datos, desde Axos Soluciones los revisamos y enviamos un reporte con el análisis realizado y los posibles fallos que podamos llegar a encontrarnos. Para ello, son necesarios unos datos mínimos como son: Artículos, Familias, Stock inicial, Clientes, Vendedores, Formas de pago, Proveedores, Cuentas contables, Diario contable y  vencimientos, que se importarán de forma segura para garantizar la continuidad de la actividad. A su vez existen otros datos como los históricos que también podrán analizarse pero debido a problemas habituales que encontramos en estos casos, como los redondeos, es necesario realizar un estudio pormenorizado antes de confirmar que, efectivamente, pueden importarse.

El procedimiento para la migración de datos es el siguiente:

• Se define conjuntamente con el cliente la estructura de importación así como la posibilidad de migrar qué datos.
• Se realiza la exportación del sistema de datos maestros (para importación definitiva) e históricos (cobros o contabilidad) a modo de prueba para evitar errores.
• Desde Axos Soluciones analizamos los datos para confirmas su consistencia. Igualmente, proponemos al cliente que correcciones a realizar (por ejemplo, familias de artículos u otros datos) que vemos aconsejable para el mejor aprovechamiento de la aplicación Axos Visual.
• Una vez aprobada la importación por parte del cliente, se procede a realizar la importación de los datos e instalación de la aplicación.
• El cliente realiza la revisión de los datos y da la confirmación antes de proceder con las siguientes fases: formación, personalización de informes, etc.