Blog de Axos visual

Desde Axos Soluciones hemos desarrollado el Módulo de Gestión de Servicio Técnico. Este desarrollo de servicio técnico se ha implementado como continuación e integración del ERP Axos Visual, software específicamente desarrollado para empresas de distribución, ya que muchas de las empresas que distribuyen algún tipo de producto también pueden llegar a dar servicio técnico sobre él.
Destacar que dentro del servicio técnico diferenciamos claramente 2 tipos de funciones:

• Gestiones puntuales: por ejemplo para empresas que se encargan de reparaciones y garantías de productos ante avisos de clientes.
• Gestión de mantenimientos donde, el cliente, contrata un servicio bien sea con bonos por horas o preventivo de, pro ejemplo, un parque informático.

El software de gestión de servicio técnico está orientado a cubrir la problemática que surge en este tipo de entornos y que, básicamente, podemos resumir en:

• Llevar el control de los avisos y planificaciones de los técnicos.
• Realizar un control exhaustivo de los costes de los servicios clasificando para ello 3 tipos de factores de coste: materiales, horas de servicio y gastos (dietas o desplazamientos).
• Establecer unos cómodos procesos de facturación bien sean ante gestiones puntuales o llevando el control de las horas consumidas por los clientes.

Para ello hemos desarrollado el módulo de servicio técnico en 3 capas que podrá utilizarse o no dependiendo del tipo de gestión que se realice:

• Proyecto: llamaremos proyecto a un contrato con un cliente. En este proyecto definiremos tanto las fases (explicadas a continuación) como los conceptos de facturación.  A su vez, desde el proyecto, podremos llevar el control entre lo presupuestado y lo realizado.
• Fase: cuando se firma con un cliente un contrato de mantenimiento, este podrá tener carácter mensual, bimensual, etc. Estas serán las fases que definiremos dentro del proyecto para poder conocer las actuaciones que e realicen en cada una de ellas.
• Actuación. Una actuación (por ejemplo una asistencia o una reparación) podrá estar dentro de un proyecto (en el caso de hablar de contratos de mantenimiento) o podrán ser independientes (por ejemplo, un viso de una asistencia técnica a un cliente que se facturará independientemente). En la actuación será donde llevaremos el control de los costes asociados que comentábamos anteriormente: materias primas, mano de ogra y gastos derivados de la asistencia.

Para más información, no dude contactar con nuestro departamento comercial y estaremos encantados de poder conocer mejor su problemática así como la implementación del aplicativo dentro de su lógica de negocio.

El software de gestión Axos Visual cubre la problemática de las franquicias y centrales compras resolviendo las problemáticas más comunes en estos entornos: ¿Por qué tenemos que trabajar dos veces?, ¿Por qué no trabajar conjuntamente?.

Una de las principales funcionalidades es el mantenimiento de las bases de datos. Normalmente la central es la encargada de negociaciones de precios con los proveedores, alta de artículos y actualización de tarifas, etc. y Axos Visual facilita al franquiciado toda esa información, de forma totalmente transparente sin necesidad de tener que hacerlo él mismo, la comunicación directamente con la base de datos de la central de compras hace que el trabajo de actualización de precios, stocks, proveedores y un largo etcétera no tenga que hacerlo el franquiciado sino que se integre directamente con la central.

Es importante destacar que al franquiciado no se le está obligando a la compra y venta de los artículos de la central de compras: el franquiciado también puede operar libremente de los artículos que quiera comercializar con la ventaja que es una aplicación independiente en la gestión de empresa. Es decir, el franquiciado se beneficia de la creación de artículos, modificaciones de precios, creación de proveedores que se realice en la central, pero con la ventaja que puede tener ampliada su aplicación según las necesidades de ventas para su empresa ya que dispone de su propia base de datos y es libre de su uso, pudiendo tener más proveedores de los que la central de compras haya negociado.

Otra de las utilidades más importantes están relacionadas con el ciclo de compras: los franquiciados se benefician también de la integración de pedidos a la central, donde el franquiciado, desde su aplicación, pueden directamente integrar sus pedidos, en tiempo real y sin necesidad de envíos de correos electrónicos, y sus precios y condiciones serán los establecidos por la central de compras, al igual que todos los artículos que la central de compras tengan nuevos artículos y el franquiciado no tenga que dar de alta los artículos.

Por último, y como gran bloque de funcionalidaes, encontramos el envío de información del franquiciado a la central. Es habitual que la central de la franquicia quiera disponer de las ventas realizadas o las compras realizadas a la central. Con Axos Visual podrán tener los análisis de venta sin ningún problema, ya que gracias a la comunicación entre aplicaciones, la central contará con todos estos informes  por  asociado o franquiciado sin necesidad de depender del envio de información por parte del asociado o franquiciado.

En referencia al modelo de negocio de la franquicia, Axos Soluciones ha diseñado una tarifa especial para su software de gestión Axos Visual. E habitual que los servicios ue ofrece la central de la franquicia a los franquiciados se liquiden a modo de cuota mensual. Por ello, desde Axos Souciones hemos pensado en un plan especial para que la inversión de la aplicación no suponga para el franquiciado un gran desembolso, sino que sea un añadido a la cuota que normalmente paga mensualmente.

Para facilitar los ciclos de implantación y soporte y poder desarrollarlos a un rpecio razonable, desde Axos Soluciones hemos desarrollado un paquete especial de servicios en remotos de soporte orientados, por un lado a la propia aplicación para garantizar el correcto funcionamiento de franquiciado acorde a las directrices de la central y, por otro, de la informática en general a través de un sistema de monitorización de errores con los equipos, impresoras, etc.

Destacar que el mayor beneficio que podemos aportar a cualquier franquicia del sector de distribución es la experiencia adquirida en este tipo de entornos ya que hemos desarrollado grandes proyectos en los que los franquiciados y la central han conseguido que su trabajo se minimice con los franquiciados y pueda haber un mayor control de los precios, artículos, proveedores, sin necesidad de tener que hacer nada, ya que la integración está pensada para que no tengan que hacer ningún proceso por parte de los franquiciados y la central.

Entendemos por trazabilidad como la herramienta que nos permite conocer la trayectoria de un producto o un lote de productos a lo largo de la cadena de suministros en un momento dado. Esta utilidad es necesaria, según normativa, en sectores como la alimentación, productos sanitarios, etc. donde la trazabilidad y el control del lote así se demanda.

Axos Visual, software específico para sectores intensivos en distribución, ha implementado para ello el control de lotes en su software de gestión ERP.

Para aquellos artículos que se designen, estará asociado un histórico con los lotes del mismo. Dichos lotes se podrán crear manualmente o través de los procedimientos de compras o de inventarios establecidos. Al realizarse las compras, será el programa quién asigne los lotes al producto de forma automática, permitiendo con posterioridad al usuario la asignación definitiva. En esta parte el usuario, participa de forma activa, ya que siempre debe asignar las importantes fechas de caducidad.

Es a través de las ventas, dónde hemos establecido una posible variación, implementando dos sistemas:

• El manual, dónde el usuario será el que asigne los lotes vendidos;
• FIFO (first in, first out), dónde el programa asignará los lotes por orden de entrada, pudiendo el usuario cambiarlos en todo momento.

A través de una herramienta incluida en el software, se puede ver de una forma sencilla en una sola pantalla, la trazabilidad de un lote (compras, ventas, regularizaciones, inventarios, traspasos, …) pudiendo ver en todo momento, los proveedores, clientes, caducidades, existencias, y los documentos recibidos y expedidos.

Es posible también consultar de una forma sencilla, los lotes disponibles o los que han caducado, permitiendo realizar las acciones oportunas.